Lourdes Health System — медична організація, що обслуговує громади Південного Джерсі через лікарні та центри невідкладної допомоги. Її клінічні послуги охоплюють кардіологію, онкологію, неврологію, ортопедію, акушерство й гінекологію, хірургію, трансплантологію та невідкладне лікування; додатковий доступ забезпечують телемедицина й віртуальні візити. Окрім лікування пацієнтів, організація підтримує здоров’я громад завдяки мобільним медичним послугам, освітнім програмам, продовольчій допомозі та безкоштовним онкологічним обстеженням. Її робота ґрунтується на побудові довірливих відносин із пацієнтами та наданні комплексної, турботливої медичної допомоги.
Адміністративний асистент II — гібридний формат
Адміністративний асистент II забезпечує роботу офісу, планування відділу, ведення бюджету й документації, а також підтримку керівників у гібридному форматі. Обов’язки охоплюють планування зустрічей, підготовку звітів, контроль рахунків, роботу з конфіденційними файлами та підтримку адміністративної команди.
Опис
- Забезпечувати ефективну роботу офісу та вирішувати проблеми робочих процесів у міру їх виникнення
- Організовувати заходи відділу й надавати адміністративну підтримку спеціальним ініціативам
- Приймати та фільтрувати дзвінки й відвідувачів, спрямовувати їх до відповідних контактних осіб і відповідати на типові запитання
- Організовувати зустрічі, наради та конференції, підтримуючи актуальність календарів
- Вести диктування та готувати протоколи зустрічей, кореспонденцію, службові записки, плани поїздок і маршрути
- Надавати підтримку в складанні бюджету відділу, бізнес-плануванні та пов’язаних адміністративних заходах
- Складати звіти про офісні витрати, відстежувати рахунки та готувати спеціалізовані звіти
- Збирати дані для презентацій і проєктів та опрацьовувати матеріали в умовах стислих строків
- Надавати підтримку в підготовці та обробці відомостей про заробітну плату відділу
- Вести документацію та файли відділу, зокрема конфіденційну й чутливу інформацію
- Консультувати та навчати працівників канцелярської або адміністративної підтримки щодо доручених проєктів
- Оновлювати або розробляти офісні процедури відповідно до змін організаційних вимог
- За потреби заміщати інших працівників адміністративної підтримки
Вимоги
- Середня освіта та п’ять років досвіду роботи виконавчим секретарем або фахівцем з адміністративної підтримки або навчання в бізнес- чи секретарській школі та три роки відповідного досвіду
- Від трьох до п’яти років досвіду роботи виконавчим секретарем або фахівцем з адміністративної підтримки
- Впевнене володіння Excel, Word, PowerPoint, Outlook та інтернет-інструментами
- Розвинені навички усної, письмової комунікації та активного слухання
- Високі організаційні навички й проактивний підхід до змін пріоритетів
- Практичне знання організаційних політик і процедур або здатність швидко їх вивчати та дотримуватися
Переваги
- Медичне страхування та страхування рецептурних препаратів
- Стоматологічне страхування
- Страхування зору
- Гнучкі рахунки витрат на медичну допомогу та догляд за утриманцями
- План 403(b); участь у плані 401(k) регулюється колективним договором
- Оплачувана відпустка
- Оплачувана відпустка через хворобу відповідно до застосовного законодавства штату та місцевого законодавства
- Страхування на випадок короткострокової непрацездатності
- Додаткове страхування на випадок довгострокової непрацездатності
- Страхування життя для працівників та утриманців
- Додаткове страхування життя, а також страхування на випадок смерті й втрати кінцівок унаслідок нещасного випадку
- Допомога в оплаті навчання
- Програма допомоги працівникам із безкоштовними консультаціями