Lourdes Health System è un’organizzazione sanitaria che serve le comunità del New Jersey meridionale attraverso ospedali e centri di assistenza urgente. I suoi servizi clinici comprendono cardiologia, oncologia, neuroscienze, ortopedia, ostetricia e ginecologia, chirurgia, assistenza ai trapianti e trattamenti urgenti, con la telemedicina e le visite virtuali che favoriscono un accesso più ampio. Oltre all’assistenza ai pazienti, l’organizzazione sostiene la salute della comunità tramite servizi mobili, educazione sanitaria, supporto nutrizionale e screening oncologici gratuiti. Il suo lavoro si basa sulla costruzione di rapporti di fiducia con i pazienti e sull’offerta di cure complete e compassionevoli.
Assistente amministrativo II – Ibrido
Ruolo di assistente amministrativo II a supporto delle operazioni d’ufficio, della pianificazione del reparto, dei budget, degli archivi e dei servizi alla dirigenza in un ambiente di lavoro ibrido. Le responsabilità includono la gestione degli appuntamenti, la reportistica, il controllo delle fatture, gli archivi riservati e il supporto al team amministrativo.
Descrizione
- Mantenere efficienti le operazioni d’ufficio e risolvere i problemi del flusso di lavoro quando si presentano
- Organizzare gli eventi del reparto e fornire supporto amministrativo per iniziative speciali
- Selezionare le chiamate e i visitatori, indirizzarli ai contatti appropriati e gestire le domande di routine
- Organizzare appuntamenti, riunioni e conferenze mantenendo aggiornati i calendari
- Prendere dettatura e redigere verbali di riunioni, corrispondenza, promemoria, piani di viaggio e itinerari
- Supportare la definizione del budget del reparto, la pianificazione aziendale e le attività amministrative di pianificazione correlate
- Compilare i rapporti sulle spese d’ufficio, monitorare le fatture e creare report specializzati
- Raccogliere dati per presentazioni e progetti e gestire i materiali con scadenze ravvicinate
- Supportare la preparazione e l’elaborazione delle buste paga del reparto
- Mantenere i registri e gli archivi del reparto, comprese le informazioni riservate e sensibili
- Guidare e formare il personale di supporto amministrativo o d’ufficio sui progetti assegnati
- Aggiornare o creare le procedure d’ufficio con l’evolversi delle esigenze organizzative
- Fornire copertura sostitutiva per altro personale di supporto amministrativo quando necessario
Requisiti
- Diploma di scuola superiore e cinque anni di esperienza come segretario esecutivo o nel supporto amministrativo, oppure formazione presso una scuola commerciale o di segreteria e tre anni di esperienza pertinente
- Da tre a cinque anni di esperienza come segretario esecutivo o nel supporto amministrativo
- Padronanza di Excel, Word, PowerPoint, Outlook e degli strumenti basati su internet
- Ottime capacità di comunicazione verbale, scritta e di ascolto
- Spiccate capacità organizzative e approccio proattivo al cambiamento delle priorità
- Conoscenza operativa delle politiche e delle procedure dell’organizzazione, oppure capacità di apprenderle e seguirle rapidamente
Benefit
- Assicurazione medica e per farmaci soggetti a prescrizione
- Assicurazione dentistica
- Assicurazione oculistica
- Conti di spesa flessibili per assistenza sanitaria e cura dei familiari a carico
- Piano 403(b); la partecipazione al piano 401(k) è soggetta al contratto collettivo
- Ferie e permessi retribuiti
- Congedo per malattia retribuito in conformità alle leggi statali e locali applicabili
- Copertura per invalidità a breve termine
- Copertura facoltativa per invalidità a lungo termine
- Assicurazione sulla vita per dipendenti e familiari a carico
- Assicurazione sulla vita supplementare e contro morte accidentale e mutilazione
- Assistenza per le tasse scolastiche
- Programma di assistenza ai dipendenti con sessioni di consulenza gratuite