Lourdes Health System est une organisation de santé qui accompagne les communautés du sud du New Jersey grâce à ses hôpitaux et centres de soins urgents. Ses services cliniques couvrent les soins cardiaques, l’oncologie, les neurosciences, l’orthopédie, l’obstétrique et la gynécologie, la chirurgie, les soins liés aux transplantations et les traitements urgents, tandis que la télésanté et les consultations virtuelles facilitent davantage l’accès aux soins. En complément de la prise en charge des patients, l’organisation contribue à la santé de la communauté grâce à des services mobiles, à l’éducation sanitaire, à une aide nutritionnelle et à des dépistages gratuits du cancer. Son action vise à établir des relations de confiance avec les patients tout en proposant des soins complets et empreints de compassion.
Assistant administratif II – Hybride
Poste d’assistant administratif II chargé de soutenir les opérations du bureau, la planification du service, les budgets, les dossiers et les services de direction dans un environnement de travail hybride. Les responsabilités comprennent la gestion des agendas, la préparation de rapports, le suivi des factures, les dossiers confidentiels et le soutien de l’équipe administrative.
Description
- Assurer le bon fonctionnement des opérations du bureau et résoudre les problèmes de flux de travail au fur et à mesure qu’ils surviennent
- Organiser les événements du service et fournir un soutien administratif pour les initiatives spéciales
- Filtrer les appels et les visiteurs, les orienter vers les interlocuteurs appropriés et répondre aux questions courantes
- Organiser les rendez-vous, réunions et conférences tout en tenant les agendas à jour
- Prendre des dictées et rédiger les procès-verbaux de réunions, la correspondance, les notes de service, les plans de voyage et les itinéraires
- Soutenir la préparation du budget du service, la planification opérationnelle et les activités administratives connexes
- Compiler les notes de frais du bureau, suivre les factures et créer des rapports spécialisés
- Rassembler les données de présentation et de projet et traiter les documents dans des délais serrés
- Soutenir la préparation et le traitement de la paie du service
- Tenir les dossiers et fichiers du service, y compris les informations confidentielles et sensibles
- Encadrer et former le personnel de soutien administratif ou de bureau sur les projets qui lui sont confiés
- Mettre à jour ou créer les procédures du bureau à mesure que les exigences de l’organisation évoluent
- Assurer le remplacement des autres membres du personnel administratif lorsque nécessaire
Exigences
- Diplôme d’études secondaires et cinq ans d’expérience comme secrétaire de direction ou dans le soutien administratif, ou formation en école de commerce ou de secrétariat et trois ans d’expérience pertinente
- De trois à cinq ans d’expérience comme secrétaire de direction ou dans le soutien administratif
- Maîtrise d’Excel, Word, PowerPoint, Outlook et des outils basés sur internet
- Excellentes capacités de communication orale, écrite et d’écoute
- Solides compétences organisationnelles et approche proactive face à l’évolution des priorités
- Connaissance pratique des politiques et procédures de l’organisation, ou capacité à les apprendre et à les appliquer rapidement
Avantages
- Assurance médicale et médicaments sur ordonnance
- Assurance dentaire
- Assurance vision
- Comptes de dépenses flexibles pour les soins de santé et la prise en charge des personnes à charge
- Régime 403(b); la participation au régime 401(k) est soumise à la convention collective
- Congés payés
- Congés de maladie payés conformément aux lois nationales et locales applicables
- Couverture invalidité de courte durée
- Couverture invalidité de longue durée facultative
- Assurance vie pour les collaborateurs et les personnes à charge
- Assurance vie complémentaire et assurance décès et mutilation accidentels
- Aide aux frais de scolarité
- Programme d’aide aux employés avec séances de conseil gratuites