Lourdes Health System — медицинская организация, обслуживающая население Южного Джерси через больницы и центры неотложной помощи. Ее клинические услуги охватывают кардиологию, онкологию, неврологию, ортопедию, акушерство и гинекологию, хирургию, трансплантологию и неотложную помощь; дополнительный доступ обеспечивают телемедицина и виртуальные визиты. Помимо лечения пациентов, организация укрепляет здоровье местных сообществ с помощью мобильных медицинских услуг, просветительских программ, продовольственной поддержки и бесплатных онкологических обследований. Ее деятельность основана на доверительных отношениях с пациентами и предоставлении комплексной, заботливой медицинской помощи.
Административный ассистент II — гибридный формат
Административный ассистент II обеспечивает работу офиса, планирование отдела, ведение бюджета и документации, а также поддержку руководителей в гибридном формате. В обязанности входят планирование встреч, подготовка отчетов, контроль счетов, работа с конфиденциальными файлами и поддержка административной команды.
Описание
- Обеспечивать эффективную работу офиса и решать возникающие проблемы рабочих процессов
- Организовывать мероприятия отдела и оказывать административную поддержку специальным инициативам
- Принимать и фильтровать звонки и посетителей, направлять их к соответствующим контактным лицам и отвечать на стандартные вопросы
- Организовывать встречи, совещания и конференции, поддерживая актуальность календарей
- Вести диктовку и готовить протоколы встреч, корреспонденцию, служебные записки, планы поездок и маршруты
- Оказывать поддержку в составлении бюджета отдела, бизнес-планировании и связанных административных мероприятиях
- Составлять отчеты о расходах офиса, отслеживать счета и готовить специализированные отчеты
- Собирать данные для презентаций и проектов, а также обрабатывать материалы в условиях сжатых сроков
- Оказывать поддержку в подготовке и обработке ведомостей заработной платы отдела
- Вести документацию и файлы отдела, включая конфиденциальную и чувствительную информацию
- Консультировать и обучать сотрудников канцелярской или административной поддержки по порученным проектам
- Обновлять или разрабатывать офисные процедуры по мере изменения организационных требований
- При необходимости заменять других сотрудников административной поддержки
Требования
- Среднее образование и пять лет опыта работы исполнительным секретарем или специалистом по административной поддержке либо обучение в бизнес- или секретарской школе и три года соответствующего опыта
- От трех до пяти лет опыта работы исполнительным секретарем или специалистом по административной поддержке
- Уверенное владение Excel, Word, PowerPoint, Outlook и интернет-инструментами
- Развитые навыки устной, письменной коммуникации и активного слушания
- Продвинутые организаторские навыки и проактивный подход к меняющимся приоритетам
- Практическое знание организационных политик и процедур либо способность быстро их изучать и соблюдать
Преимущества
- Медицинское страхование и страхование рецептурных препаратов
- Стоматологическое страхование
- Страхование зрения
- Гибкие счета расходов на медицинскую помощь и уход за иждивенцами
- План 403(b); участие в плане 401(k) регулируется коллективным договором
- Оплачиваемый отпуск
- Оплачиваемый отпуск по болезни в соответствии с применимым законодательством штата и местным законодательством
- Страхование на случай краткосрочной нетрудоспособности
- Дополнительное страхование на случай долгосрочной нетрудоспособности
- Страхование жизни для сотрудников и иждивенцев
- Дополнительное страхование жизни, а также страхование на случай смерти и потери конечностей в результате несчастного случая
- Помощь в оплате обучения
- Программа помощи сотрудникам с бесплатными консультациями