Lourdes Health System är en vårdorganisation som betjänar samhällen i hela södra New Jersey genom sjukhus och akutmottagningar. Det kliniska utbudet omfattar hjärtvård, onkologi, neurologi, ortopedi, obstetrik och gynekologi, kirurgi, transplantationsvård och akutsjukvård, medan distansvård och virtuella besök ger ytterligare tillgång till vård. Utöver patientvård stärker organisationen folkhälsan genom mobila tjänster, hälsoinformation, nutritionsstöd och kostnadsfria cancerscreeningar. Arbetet bygger på förtroendefulla relationer med patienterna och på att erbjuda heltäckande och medmänsklig vård.
Administrativ assistent II – hybrid
Som administrativ assistent II stödjer du kontorsverksamhet, avdelningsplanering, budgetarbete, dokumenthantering och ledningsservice i en hybrid arbetsmiljö. Arbetsuppgifterna omfattar schemaläggning, rapportering, fakturahantering, konfidentiella dokument och stöd till det administrativa teamet.
Beskrivning
- Säkerställa att kontorsverksamheten fungerar effektivt och lösa arbetsflödesproblem när de uppstår
- Organisera avdelningens evenemang och ge administrativt stöd till särskilda initiativ
- Ta emot och sålla samtal och besökare, hänvisa dem till rätt kontaktpersoner och hantera rutinfrågor
- Boka tider, möten och konferenser samt underhålla kalendrar
- Ta diktamen och upprätta mötesprotokoll, korrespondens, PM, reseplaner och resplaner
- Stödja avdelningens budgetarbete, verksamhetsplanering och relaterade administrativa planeringsaktiviteter
- Sammanställa kontorets kostnadsrapporter, följa upp fakturor och skapa specialiserade rapporter
- Sammanställa presentations- och projektdata samt behandla material med tidskänsliga deadlines
- Stödja förberedelse och hantering av avdelningens löner
- Underhålla avdelningens register och filer, inklusive konfidentiell och känslig information
- Vägleda och utbilda kontors- och administrativ stödpersonal i tilldelade projekt
- Uppdatera eller skapa kontorsrutiner i takt med att organisationens krav förändras
- Vara ersättare för annan administrativ stödpersonal vid behov
Krav
- Gymnasieexamen samt fem års erfarenhet av arbete som chefssekreterare eller administrativ stödpersonal, eller utbildning från handels- eller sekreterarskola samt tre års relevant erfarenhet
- Tre till fem års erfarenhet av arbete som chefssekreterare eller administrativ stödpersonal
- Goda kunskaper i Excel, Word, PowerPoint, Outlook och internetbaserade verktyg
- Mycket god förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt samt att lyssna
- Avancerad organisationsförmåga och ett proaktivt förhållningssätt till förändrade prioriteringar
- Praktisk kunskap om organisationens policyer och rutiner, eller förmåga att snabbt lära sig och följa dem
Förmåner
- Sjukförsäkring och försäkring för receptbelagda läkemedel
- Tandvårdsförsäkring
- Synförsäkring
- Flexibla utgiftskonton för hälso- och omsorgskostnader för anhöriga
- 403(b)-plan; deltagande i 401(k) omfattas av kollektivavtalet
- Betald ledighet
- Betald sjukledighet i enlighet med tillämpliga delstatliga och lokala lagar
- Korttidsinvaliditetsförsäkring
- Valfri långtidsinvaliditetsförsäkring
- Livförsäkring för medarbetare och anhöriga
- Kompletterande livförsäkring samt försäkring vid olycksfall och oavsiktligt dödsfall eller sönderfall
- Studiebidrag
- Personalstödsprogram med kostnadsfria rådgivningssamtal