Lourdes Health System הוא ארגון בריאות המשרת קהילות ברחבי דרום ניו ג'רזי באמצעות בתי חולים ומרכזי רפואה דחופה. השירותים הקליניים שלו כוללים טיפול לבבי, אונקולוגיה, מדעי המוח, אורתופדיה, מיילדות וגינקולוגיה, כירורגיה, טיפול בהשתלות וטיפול דחוף, לצד שירותי רפואה מרחוק וביקורים וירטואליים המרחיבים את הנגישות. נוסף על הטיפול במטופלים, הארגון תומך בבריאות הקהילה באמצעות שירותים ניידים, חינוך לבריאות, סיוע תזונתי ובדיקות סקר חינמיות לגילוי סרטן. פעילותו מתמקדת בבניית קשרים המבוססים על אמון עם המטופלים ובהענקת טיפול מקיף, מסור ואמפתי.
עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת II – עבודה היברידית
תפקיד עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת II התומך/ת בתפעול המשרד, בתכנון המחלקה, בתקציבים, ברשומות ובשירותים למנהלים בסביבת עבודה היברידית. תחומי האחריות כוללים תיאום יומנים, דיווחים, פיקוח על חשבוניות, תיקים חסויים ותמיכה בצוות המנהלי.
תיאור
- להבטיח את התנהלותן היעילה של פעילויות המשרד ולפתור בעיות בתהליכי העבודה כשהן מתעוררות
- לארגן אירועי מחלקה ולהעניק תמיכה אדמיניסטרטיבית ליוזמות מיוחדות
- לסנן שיחות ומבקרים, להפנות אותם לאנשי הקשר המתאימים ולטפל בשאלות שגרתיות
- לתאם פגישות, ישיבות וכנסים תוך שמירה על היומנים
- לקבל הכתבות ולהפיק פרוטוקולים, התכתבויות, מזכרים, תוכניות נסיעה ולוחות זמנים
- לתמוך בתקצוב המחלקה, בתכנון העסקי ובפעילויות תכנון אדמיניסטרטיביות קשורות
- לרכז דוחות הוצאות משרדיים, לעקוב אחר חשבוניות ולהפיק דוחות ייעודיים
- לאסוף נתונים למצגות ולפרויקטים ולעבד חומרים תחת לוחות זמנים קשיחים
- לתמוך בהכנה ובעיבוד של שכר המחלקה
- לתחזק את רשומות המחלקה ותיקיה, כולל מידע חסוי ורגיש
- להדריך ולהכשיר אנשי תמיכה משרדית או אדמיניסטרטיבית בפרויקטים שהוקצו להם
- לעדכן נהלי משרד או ליצור אותם בהתאם להתפתחות דרישות הארגון
- לספק גיבוי לאנשי תמיכה אדמיניסטרטיבית אחרים בעת הצורך
דרישות
- תעודת סיום תיכון וחמש שנות ניסיון במזכירות מנהלים או בתמיכה אדמיניסטרטיבית, או הכשרה בבית ספר לעסקים או למזכירות ושלוש שנות ניסיון רלוונטי
- שלוש עד חמש שנות ניסיון במזכירות מנהלים או בתמיכה אדמיניסטרטיבית
- שליטה ב-Excel, Word, PowerPoint, Outlook ובכלים מבוססי אינטרנט
- יכולת גבוהה בתקשורת מילולית, בכתב ובהקשבה
- מיומנויות ארגון מתקדמות וגישה פרואקטיבית לשינויים בסדרי העדיפויות
- היכרות מעשית עם מדיניות ונהלי הארגון, או יכולת ללמוד אותם ולפעול לפיהם במהירות
הטבות
- ביטוח רפואי וביטוח לתרופות מרשם
- ביטוח שיניים
- ביטוח ראייה
- חשבונות הוצאה גמישים לטיפול רפואי ולטיפול בתלויים
- תוכנית 403(b); ההשתתפות ב-401(k) כפופה להסכם הקיבוצי
- חופשה בתשלום
- ימי מחלה בתשלום בהתאם לחוקי המדינה והרשות המקומית החלים
- כיסוי לנכות לטווח קצר
- כיסוי אופציונלי לנכות לטווח ארוך
- ביטוח חיים לעובדים ולתלויים
- ביטוח חיים משלים וביטוח למוות ולביטול איברים עקב תאונה
- סיוע בשכר לימוד
- תוכנית סיוע לעובדים הכוללת פגישות ייעוץ ללא עלות