Lourdes Health System es una organización sanitaria que presta servicios a las comunidades del sur de Nueva Jersey a través de hospitales y centros de atención urgente. Sus servicios clínicos abarcan la atención cardiológica, la oncología, la neurología, la ortopedia, la obstetricia y ginecología, la cirugía, los trasplantes y la atención urgente, con telesalud y consultas virtuales para facilitar un mayor acceso. Además de la atención a los pacientes, la organización promueve la salud comunitaria mediante servicios móviles, educación sanitaria, asistencia nutricional y pruebas gratuitas de detección del cáncer. Su labor se centra en crear relaciones de confianza con los pacientes y ofrecer una atención integral y compasiva.
Asistente administrativo II – Híbrido
Puesto de asistente administrativo II para apoyar las operaciones de la oficina, la planificación del departamento, los presupuestos, los registros y los servicios ejecutivos en un entorno de trabajo híbrido. Las responsabilidades incluyen la programación, la elaboración de informes, la supervisión de facturas, los archivos confidenciales y el apoyo al equipo administrativo.
Descripción
- Mantener las operaciones de la oficina funcionando de manera eficiente y resolver los problemas de flujo de trabajo a medida que surjan
- Organizar eventos del departamento y brindar apoyo administrativo para iniciativas especiales
- Filtrar llamadas y visitantes, dirigirlos a los contactos adecuados y responder preguntas rutinarias
- Coordinar citas, reuniones y conferencias, manteniendo actualizados los calendarios
- Tomar dictados y preparar actas de reuniones, correspondencia, memorandos, planes de viaje e itinerarios
- Apoyar la elaboración de presupuestos del departamento, la planificación empresarial y actividades administrativas relacionadas
- Compilar informes de gastos de la oficina, hacer seguimiento de facturas y crear informes especializados
- Reunir datos para presentaciones y proyectos, y procesar materiales con plazos urgentes
- Apoyar la preparación y tramitación de la nómina del departamento
- Mantener los registros y archivos del departamento, incluida la información confidencial y sensible
- Orientar y capacitar al personal administrativo o de oficina en los proyectos asignados
- Actualizar o crear procedimientos de oficina a medida que evolucionen las necesidades de la organización
- Brindar cobertura de respaldo a otros miembros del personal administrativo cuando sea necesario
Requisitos
- Diploma de educación secundaria y cinco años de experiencia como secretario ejecutivo o en apoyo administrativo, o formación en una escuela de negocios o secretariado y tres años de experiencia pertinente
- De tres a cinco años de experiencia como secretario ejecutivo o en apoyo administrativo
- Dominio de Excel, Word, PowerPoint, Outlook y herramientas basadas en internet
- Sólidas habilidades de comunicación verbal, escrita y auditiva
- Habilidades avanzadas de organización y un enfoque proactivo ante el cambio de prioridades
- Conocimiento práctico de las políticas y procedimientos de la organización, o capacidad para aprenderlos y seguirlos rápidamente
Beneficios
- Seguro médico y de medicamentos recetados
- Seguro dental
- Seguro de visión
- Cuentas de gastos flexibles para atención médica y cuidado de dependientes
- Plan 403(b); la participación en el plan 401(k) está sujeta al convenio colectivo
- Tiempo libre remunerado
- Licencia por enfermedad remunerada de acuerdo con las leyes estatales y locales aplicables
- Cobertura por incapacidad a corto plazo
- Cobertura opcional por incapacidad a largo plazo
- Seguro de vida para empleados y dependientes
- Seguro de vida suplementario y por muerte accidental y desmembramiento
- Ayuda para la matrícula
- Programa de asistencia al empleado con sesiones gratuitas de asesoramiento