Lifelong Learning Administration Corporation je neprofitna organizacija na področju izobraževanja, ustanovljena leta 2016, ki čarterskim šolam in skupnostnim neprofitnim organizacijam po Združenih državah Amerike zagotavlja administrativno, operativno in programsko podporo. Njene storitve vključujejo upravljanje izobraževalnih programov, finance, človeške vire in storitve za zaposlene, poslovanje, komuniciranje, zunanje odnose ter pravne zadeve in skladnost s predpisi. S prevzemanjem teh ključnih funkcij LLAC partnerskim organizacijam pomaga, da ostanejo osredotočene na svoje poslanstvo in povečajo svoj vpliv v skupnostih, ki jim služijo.
Izvršni administrativni asistent, službe za zaposlene (hibridno – Lancaster, Kalifornija)
Izvršni administrativni asistent podpira glavnega direktorja za človeške vire in vodstveno ekipo služb za zaposlene v izobraževalni organizaciji s sedežem v Lancastru. Skrbi za zaupne izvršne operacije, komunikacijo, projekte, evidence, poročanje in usklajevanje oddelka.
Opis
- Zagotavljati zaupno operativno podporo glavnemu direktorju za človeške vire in vodstveni ekipi služb za zaposlene
- Upravljati koledar glavnega direktorja za človeške vire, vključno s sestanki, potovanji, dogodki vodstva in strateškimi načrtovalskimi srečanji
- Usklajevati sestanke s pripravo dnevnih redov, zbiranjem gradiv, dokumentiranjem nalog in spremljanjem nadaljnjih dejavnosti
- Pregledovati, določati prednostne naloge in upravljati komunikacijo glavnega direktorja za človeške vire
- Organizirati in vzdrževati zaupne datoteke, korespondenco, kadrovske informacije in evidence vodstva
- Pripravljati, pregledovati, urejati in oblikovati komunikacijo vodstva, predstavitve, poročila in korespondenco
- Podpirati projekte služb za zaposlene z usklajevanjem dejavnosti, spremljanjem rokov, vzdrževanjem informacij in spremljanjem rezultatov
- Omogočati komunikacijo med vodji služb za zaposlene, medfunkcijskimi partnerji in zunanjimi deležniki
- Pripravljati poročila, nadzorne plošče, predstavitve in gradiva za sestanke z uporabo podatkov iz kadrovskih in poslovnih sistemov
- Usklajevati sestanke oddelka, umike vodstva, dogodke za zaposlene in organizacijske dejavnosti
- Pomagati pri spremljanju proračuna, zahtevkih za nabavo, poročilih o stroških in obdelavi računov
- Z doslednim varovanjem zaupnosti ščititi občutljive informacije o zaposlenih, organizaciji, plačilih in delovni sili
- Vzdrževati zapise sestankov vodstva, razdeljevati gradiva in spremljati nadaljnje ukrepe
- Podpirati skladnost s politikami, postopki in zahtevami za upravljanje evidenc
- Vzdrževati natančno dokumentacijo služb za zaposlene in hrambo izvršnih datotek
- Delovati kot glavna kontaktna oseba za notranje in zunanje deležnike, ki sodelujejo z uradom glavnega direktorja za človeške vire
- Zagotavljati administrativno podporo drugim vodjem služb za zaposlene po potrebi
- Opravljati dodatne naloge in posebne projekte po navodilih
Zahteve
- Diploma dodiplomskega študija s sorodnega področja ali dve leti enakovrednih izkušenj, ki dokazujejo ustrezna znanja v relevantni panogi ali stroki
- Pet let vse bolj odgovornega administrativnega podpornega dela, vključno s podporo višjim vodjem ali izvršnim direktorjem
- Izkušnje z upravljanjem koledarjev, potovalnih ureditev, sestankov in zaupnih informacij
- Znanje Microsoft Office, vključno z Wordom, Excelom, PowerPointom in Outlookom, ter drugih tehnoloških aplikacij
- Izkušnje z delom v zelo zaupnem okolju in dokazana diskretnost
- Izkušnje z administrativno podporo na izvršni ravni
- Odlične organizacijske, načrtovalske in prioritizacijske sposobnosti
- Odlične ustne, pisne in medosebne komunikacijske sposobnosti
- Napredno znanje aplikacij Microsoft Office, vključno z Outlookom, Wordom, Excelom, PowerPointom in Teamsom
- Sposobnost priprave profesionalnih predstavitev, poročil in komunikacije za vodstvo
- Odlične sposobnosti reševanja problemov in analitične sposobnosti
- Poznavanje funkcij, praks in terminologije človeških virov je zaželeno
- Diploma dodiplomskega študija poslovne administracije, človeških virov ali sorodnega področja je zaželena
- Izkušnje v okolju človeških virov ali služb za zaposlene so zelo zaželene
- Izkušnje s podporo glavnemu direktorju za človeške vire, izvršnemu direktorju ali višji vodstveni ekipi za človeške vire
- Izkušnje z orodji Canva, PowerPoint, orodji umetne inteligence, HRIS, orodji za poročanje, sistemi za upravljanje dokumentov, orodji za virtualno sodelovanje in sorodnimi aplikacijami so zaželene, vendar niso obvezne
- Sposobnost samostojnega in sodelovalnega dela v hitrem okolju
- Sposobnost preudarnega odločanja in varovanja občutljivih informacij
- Sposobnost upravljanja več prednostnih nalog in konkurenčnih rokov
- Sposobnost potovanja v skladu z delovnimi obveznostmi
- Sposobnost dvigovanja, prenašanja, potiskanja in vlečenja predmetov, težkih do 10 funtov
Ugodnosti
- Hibridna ureditev dela
- Potovanja v skladu z delovnimi obveznostmi
- Razumna prilagoditev za osebe z oviranostmi