行政執行助理，人力服務（混合辦公 - 蘭開斯特，加州）
為一家位於蘭開斯特的教育機構之人力資源長及人力服務領導團隊提供支援。 負責機密的高階主管營運、溝通、專案、紀錄、報告及部門協調工作。
說明
- 為人力資源長及人力服務領導團隊提供機密的營運支援
- 管理人力資源長的行事曆，包括會議、出差、領導活動及策略規劃會議
- 透過準備議程、彙整資料、記錄行動事項及追蹤後續工作來協調會議
- 篩選、安排優先順序並管理人力資源長的溝通事務
- 組織及維護機密檔案、往來函件、人事資訊及高階主管紀錄
- 起草、審閱、編輯及格式化高階主管溝通資料、簡報、報告及函件
- 透過活動協調、期限追蹤、資訊維護及交付成果監控來支援人力服務專案
- 促進人力服務領導者、跨職能合作夥伴及外部利害關係人之間的溝通
- 使用人力資源及業務系統資料準備報告、儀表板、簡報及會議資料
- 協調部門會議、領導者靜修會、員工活動及組織活動
- 協助預算追蹤、採購申請、費用報告及發票處理
- 透過嚴格保密保護敏感的員工、組織、薪酬及人力資訊
- 維護領導會議紀錄、分發資料並監控後續行動
- 支援遵守政策、程序及紀錄管理要求
- 維護準確的人力服務文件並保存高階主管檔案
- 作為與人力資源長辦公室往來之內部及外部利害關係人的主要聯絡人
- 依指派為其他人力服務領導者提供行政支援
- 完成指派的其他職責及特別專案
職位要求
- 相關領域的學士學位，或具備兩年等同經驗，能證明在相關產業或專業領域擁有適用技能
- 五年逐步承擔更多責任的行政支援經驗，包括支援高階領導者或主管的經驗
- 具備行事曆管理、差旅安排、會議及機密資訊管理經驗
- 熟悉 Microsoft Office，包括 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook，以及其他科技應用程式
- 具備在高度機密環境中工作的經驗，並展現良好的謹慎判斷
- 具備高階主管環境中的行政支援經驗
- 具備出色的組織、規劃及優先順序安排能力
- 具備出色的口語、書面及人際溝通能力
- 精通 Microsoft Office 應用程式，包括 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 及 Teams
- 能夠製作專業簡報、報告及高階主管溝通資料
- 具備出色的問題解決及分析能力
- 具備人力資源職能、實務及術語知識者優先
- 具備工商管理、人力資源或相關領域學士學位者優先
- 具有人力資源或人力服務環境經驗者優先考慮
- 具備支援人力資源長、主管或高階人力資源領導團隊的經驗
- 具備 Canva、PowerPoint、人工智慧工具、人力資源資訊系統、報告工具、文件管理系統、虛擬協作工具及相關應用程式經驗者優先，但非必要
- 能夠在快速變動的環境中獨立工作並與他人協作
- 能夠運用良好判斷力並保護敏感資訊
- 能夠管理多項優先事項及相互衝突的期限
- 能夠依工作職責需要出差
- 能夠舉起、搬運、推動及拉動重量不超過10磅的物品
福利待遇
- 混合辦公安排
- 依工作職責需要出差
- 為身心障礙人士提供合理便利