Lifelong Learning Administration Corporation er en ideell organisasjon i utdanningssektoren, grunnlagt i 2016, som tilbyr administrativ, operasjonell og programrelatert støtte til charterskoler og lokale ideelle organisasjoner over hele USA. Tjenestene omfatter styring av utdanningsprogrammer, økonomi, menneskelige ressurser og medarbeidertjenester, drift, kommunikasjon, eksterne relasjoner samt juridiske spørsmål og etterlevelse av regelverk. Ved å håndtere disse sentrale funksjonene hjelper LLAC partnerorganisasjonene med å holde fokus på oppdragene sine og øke sin innvirkning i lokalsamfunnene de betjener.
Administrativ lederassistent, personaladministrasjon (hybrid – Lancaster, California)
Administrativ lederassistent som støtter HR-direktøren og ledergruppen for personaladministrasjon i en utdanningsorganisasjon i Lancaster. Har ansvar for konfidensiell ledelsesdrift, kommunikasjon, prosjekter, dokumentasjon, rapportering og koordinering av avdelingen.
Beskrivelse
- Gi konfidensiell administrativ støtte til HR-direktøren og ledergruppen for personaladministrasjon
- Administrere HR-direktørens kalender, inkludert møter, reiser, lederarrangementer og strategiske planleggingsmøter
- Koordinere møter ved å forberede agendaer, samle materiell, dokumentere tiltakspunkter og følge opp
- Vurdere, prioritere og administrere HR-direktørens kommunikasjon
- Organisere og vedlikeholde konfidensielle filer, korrespondanse, personalopplysninger og lederdokumenter
- Utarbeide, gjennomgå, redigere og formatere lederkommunikasjon, presentasjoner, rapporter og korrespondanse
- Støtte prosjekter innen personaladministrasjon gjennom aktivitetskoordinering, oppfølging av tidsfrister, vedlikehold av informasjon og overvåking av leveranser
- Tilrettelegge for kommunikasjon mellom ledere innen personaladministrasjon, tverrfunksjonelle samarbeidspartnere og eksterne interessenter
- Utarbeide rapporter, dashbord, presentasjoner og møtemateriell ved hjelp av data fra HR- og virksomhetssystemer
- Koordinere avdelingsmøter, lederseminarer, personalarrangementer og organisatoriske aktiviteter
- Bistå med budsjettoppfølging, innkjøpsforespørsler, utgiftsrapporter og fakturabehandling
- Beskytte sensitive opplysninger om ansatte, organisasjonen, godtgjørelser og arbeidsstyrken gjennom streng konfidensialitet
- Vedlikeholde møtereferater fra ledermøter, distribuere materiell og følge opp tiltak
- Støtte etterlevelse av retningslinjer, prosedyrer og krav til dokumenthåndtering
- Vedlikeholde nøyaktig dokumentasjon for personaladministrasjonen og oppbevaring av lederfiler
- Være hovedkontakt for interne og eksterne interessenter som henvender seg til HR-direktørens kontor
- Gi administrativ støtte til andre ledere innen personaladministrasjon etter behov
- Utføre ytterligere oppgaver og spesialprosjekter etter behov
Krav
- Bachelorgrad innen et relevant område eller to års tilsvarende erfaring som viser relevante ferdigheter innen en relevant bransje eller fagdisiplin
- Fem års gradvis mer ansvarsfull erfaring med administrativ støtte, inkludert støtte til ledere eller toppledere
- Erfaring med kalenderadministrasjon, reisebestillinger, møter og konfidensiell informasjon
- Gode ferdigheter i Microsoft Office, inkludert Word, Excel, PowerPoint og Outlook, samt andre teknologiske applikasjoner
- Erfaring fra arbeid i et svært konfidensielt miljø med dokumentert diskresjon
- Erfaring med administrativ støtte på ledernivå
- Gode organisatoriske ferdigheter samt gode evner innen planlegging og prioritering
- Gode muntlige, skriftlige og mellommenneskelige kommunikasjonsevner
- Avanserte ferdigheter i Microsoft Office-applikasjoner, inkludert Outlook, Word, Excel, PowerPoint og Teams
- Evne til å lage profesjonelle presentasjoner, rapporter og lederkommunikasjon
- Gode problemløsnings- og analytiske evner
- Kunnskap om HR-funksjoner, praksis og terminologi er ønskelig
- Bachelorgrad i bedriftsadministrasjon, HR eller et relatert fagområde er ønskelig
- Erfaring fra HR- eller personaladministrasjon er sterkt ønskelig
- Erfaring med å støtte en HR-direktør, leder eller senior HR-ledergruppe
- Erfaring med Canva, PowerPoint, AI-verktøy, HRIS, rapporteringsverktøy, dokumenthåndteringssystemer, virtuelle samarbeidsverktøy og relaterte applikasjoner er ønskelig, men ikke påkrevd
- Evne til å arbeide selvstendig og samarbeidsorientert i et hektisk miljø
- Evne til å utvise godt skjønn og beskytte sensitiv informasjon
- Evne til å håndtere flere prioriteringer og konkurrerende tidsfrister
- Evne til å reise ved behov i forbindelse med arbeidsoppgavene
- Evne til å løfte, bære, skyve og trekke gjenstander som veier opptil 10 pund
Fordeler
- Hybrid arbeidsordning
- Reiser ved behov i forbindelse med arbeidsoppgavene
- Rimelig tilrettelegging for personer med funksjonsnedsettelser