Lifelong Learning Administration Corporation ir izglītības nozares bezpeļņas organizācija, kas dibināta 2016. gadā un sniedz administratīvu, darbības un programmu atbalstu hartas skolām un kopienu bezpeļņas organizācijām visā Amerikas Savienotajās Valstīs. Tās pakalpojumi ietver izglītības programmu pārvaldību, finanses, cilvēkresursus un personāla pakalpojumus, darbības organizēšanu, komunikāciju, ārējās attiecības, kā arī juridiskos un atbilstības jautājumus. Nodrošinot šīs pamatfunkcijas, LLAC palīdz partnerorganizācijām koncentrēties uz savu misiju un paplašināt ietekmi kopienās, kurām tās kalpo.
Vadības administratīvais asistents, personāla pakalpojumi (hibrīddarbs – Lankastera, Kalifornija)
Vadības administratīvais asistents atbalsta galveno personāla vadītāju un Lankasterā bāzētas izglītības organizācijas personāla pakalpojumu vadības komandu. Viņš pārrauga konfidenciālu vadības darbu, komunikāciju, projektus, dokumentus, pārskatus un nodaļas koordinēšanu.
Apraksts
- Nodrošināt konfidenciālu operatīvo atbalstu galvenajam personāla vadītājam un personāla pakalpojumu vadības komandai
- Pārvaldīt galvenā personāla vadītāja kalendāru, tostarp sanāksmes, ceļošanu, vadības pasākumus un stratēģiskās plānošanas sesijas
- Koordinēt sanāksmes, sagatavojot darba kārtības, apkopojot materiālus, dokumentējot veicamos uzdevumus un sekojot turpmākajām darbībām
- Atlasīt, noteikt prioritātes un pārvaldīt galvenā personāla vadītāja komunikāciju
- Organizēt un uzturēt konfidenciālas datnes, korespondenci, personāla informāciju un vadības dokumentus
- Sagatavot, pārskatīt, rediģēt un formatēt vadības komunikāciju, prezentācijas, pārskatus un korespondenci
- Atbalstīt personāla pakalpojumu projektus, koordinējot aktivitātes, sekojot termiņiem, uzturot informāciju un pārraugot nodevumus
- Veicināt komunikāciju starp personāla pakalpojumu vadītājiem, starpfunkcionālajiem partneriem un ārējām ieinteresētajām personām
- Sagatavot pārskatus, informācijas paneļus, prezentācijas un sanāksmju materiālus, izmantojot personāla un uzņēmējdarbības sistēmu datus
- Koordinēt nodaļas sanāksmes, vadības izbraukuma sanāksmes, darbinieku pasākumus un organizācijas aktivitātes
- Palīdzēt sekot budžetam, apstrādāt pirkumu pieprasījumus, izdevumu pārskatus un rēķinus
- Stingri ievērojot konfidencialitāti, aizsargāt sensitīvu informāciju par darbiniekiem, organizāciju, atalgojumu un darbaspēku
- Uzturēt vadības sanāksmju ierakstus, izplatīt materiālus un uzraudzīt turpmākās darbības
- Atbalstīt politiku, procedūru un dokumentu pārvaldības prasību ievērošanu
- Uzturēt precīzu personāla pakalpojumu dokumentāciju un nodrošināt vadības datņu saglabāšanu
- Būt par galveno kontaktpersonu iekšējām un ārējām ieinteresētajām personām, kas sazinās ar galvenā personāla vadītāja biroju
- Pēc norīkojuma sniegt administratīvu atbalstu citiem personāla pakalpojumu vadītājiem
- Veikt citus norīkotus pienākumus un īpašus projektus
Prasības
- Bakalaura grāds saistītā jomā vai divu gadu līdzvērtīga pieredze, kas apliecina atbilstošas prasmes attiecīgajā nozarē vai disciplīnā
- Piecu gadu progresīvi atbildīgāka administratīvā atbalsta pieredze, tostarp pieredze augstākā līmeņa vadītāju vai vadības atbalstīšanā
- Pieredze kalendāru, ceļojumu, sanāksmju un konfidenciālas informācijas pārvaldībā
- Microsoft Office, tostarp Word, Excel, PowerPoint un Outlook, kā arī citu tehnoloģiju lietojumprogrammu pārzināšana
- Pieredze darbā ļoti konfidenciālā vidē un pierādīta diskrētuma ievērošana
- Administratīvā atbalsta pieredze vadības līmeņa vidē
- Spēcīgas organizēšanas, plānošanas un prioritāšu noteikšanas prasmes
- Spēcīgas mutiskās, rakstiskās un starppersonu komunikācijas prasmes
- Microsoft Office lietojumprogrammu, tostarp Outlook, Word, Excel, PowerPoint un Teams, padziļināta pārzināšana
- Spēja izveidot profesionālas prezentācijas, pārskatus un vadības komunikāciju
- Spēcīgas problēmu risināšanas un analītiskās spējas
- Zināšanas par cilvēkresursu funkcijām, praksi un terminoloģiju ir vēlamas
- Bakalaura grāds uzņēmējdarbības vadībā, cilvēkresursos vai saistītā jomā ir vēlams
- Pieredze cilvēkresursu vai personāla pakalpojumu vidē ir īpaši vēlama
- Pieredze galvenā personāla vadītāja, vadītāja vai augstākā līmeņa personāla vadības komandas atbalstīšanā
- Pieredze darbā ar Canva, PowerPoint, mākslīgā intelekta rīkiem, personāla informācijas sistēmām, pārskatu veidošanas rīkiem, dokumentu pārvaldības sistēmām, virtuālās sadarbības rīkiem un saistītām lietojumprogrammām ir vēlama, bet nav obligāta
- Spēja patstāvīgi un sadarbojoties strādāt dinamiskā vidē
- Spēja pieņemt pamatotus lēmumus un aizsargāt sensitīvu informāciju
- Spēja pārvaldīt vairākas prioritātes un konkurējošus termiņus
- Spēja ceļot, ja tas nepieciešams darba pienākumu veikšanai
- Spēja pacelt, nest, stumt un vilkt priekšmetus, kas sver līdz 10 mārciņām
Priekšrocības
- Hibrīddarba iespēja
- Ceļošana, ja tā nepieciešama darba pienākumu veikšanai
- Saprātīgi pielāgojumi personām ar invaliditāti