Lifelong Learning Administration Corporation là một tổ chức phi lợi nhuận trong lĩnh vực giáo dục, được thành lập vào năm 2016, cung cấp dịch vụ hỗ trợ hành chính, vận hành và chương trình cho các trường charter và tổ chức phi lợi nhuận cộng đồng trên khắp Hoa Kỳ. Các dịch vụ của tổ chức bao gồm quản lý chương trình giáo dục, tài chính, nhân sự và dịch vụ nhân sự, vận hành, truyền thông, quan hệ đối ngoại, pháp lý và tuân thủ. Bằng cách đảm nhận những chức năng cốt lõi này, LLAC giúp các tổ chức đối tác tập trung vào sứ mệnh của mình và mở rộng tác động tại những cộng đồng mà họ phục vụ.
Trợ lý Hành chính Cấp cao, Dịch vụ Nhân sự (Làm việc kết hợp - Lancaster, CA)
Trợ lý Hành chính Cấp cao hỗ trợ Giám đốc Nhân sự và đội ngũ lãnh đạo Dịch vụ Nhân sự tại một tổ chức giáo dục ở Lancaster. Phụ trách hoạt động điều hành, giao tiếp, dự án, hồ sơ, báo cáo và phối hợp phòng ban có tính bảo mật cao.
Mô tả
- Cung cấp hỗ trợ vận hành bảo mật cho Giám đốc Nhân sự và đội ngũ lãnh đạo Dịch vụ Nhân sự
- Quản lý lịch làm việc của Giám đốc Nhân sự, bao gồm các cuộc họp, chuyến công tác, sự kiện lãnh đạo và các buổi lập kế hoạch chiến lược
- Điều phối các cuộc họp bằng cách chuẩn bị chương trình, tổng hợp tài liệu, ghi nhận hạng mục hành động và theo dõi việc thực hiện
- Sàng lọc, ưu tiên và quản lý thông tin liên lạc cho Giám đốc Nhân sự
- Sắp xếp và duy trì hồ sơ bảo mật, thư từ, thông tin nhân sự và hồ sơ điều hành
- Soạn thảo, rà soát, biên tập và định dạng thông tin liên lạc điều hành, bài thuyết trình, báo cáo và thư từ
- Hỗ trợ các dự án Dịch vụ Nhân sự thông qua việc điều phối hoạt động, theo dõi thời hạn, duy trì thông tin và giám sát sản phẩm bàn giao
- Tạo điều kiện liên lạc giữa các lãnh đạo Dịch vụ Nhân sự, đối tác liên phòng ban và các bên liên quan bên ngoài
- Chuẩn bị báo cáo, bảng điều khiển, bài thuyết trình và tài liệu họp bằng dữ liệu từ hệ thống nhân sự và hệ thống kinh doanh
- Điều phối các cuộc họp phòng ban, chương trình nghỉ dưỡng dành cho lãnh đạo, sự kiện nhân viên và các hoạt động tổ chức
- Hỗ trợ theo dõi ngân sách, yêu cầu mua sắm, báo cáo chi phí và xử lý hóa đơn
- Bảo vệ thông tin nhạy cảm về nhân viên, tổ chức, chế độ đãi ngộ và lực lượng lao động thông qua việc tuân thủ nghiêm ngặt tính bảo mật
- Duy trì biên bản các cuộc họp lãnh đạo, phân phối tài liệu và theo dõi các hành động tiếp theo
- Hỗ trợ tuân thủ các chính sách, quy trình và yêu cầu quản lý hồ sơ
- Duy trì tài liệu Dịch vụ Nhân sự chính xác và lưu trữ hồ sơ điều hành
- Đóng vai trò là đầu mối liên hệ chính cho các bên liên quan trong và ngoài tổ chức làm việc với văn phòng Giám đốc Nhân sự
- Cung cấp hỗ trợ hành chính cho các lãnh đạo Dịch vụ Nhân sự khác theo phân công
- Thực hiện các nhiệm vụ bổ sung và dự án đặc biệt theo phân công
Yêu cầu
- Bằng cử nhân trong lĩnh vực liên quan hoặc hai năm kinh nghiệm tương đương thể hiện các kỹ năng phù hợp trong ngành hoặc chuyên môn liên quan
- Năm năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính với trách nhiệm ngày càng tăng, bao gồm hỗ trợ các lãnh đạo cấp cao hoặc cán bộ điều hành
- Kinh nghiệm quản lý lịch làm việc, sắp xếp công tác, tổ chức cuộc họp và xử lý thông tin bảo mật
- Thành thạo Microsoft Office, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và Outlook, cùng các ứng dụng công nghệ khác
- Kinh nghiệm làm việc trong môi trường có tính bảo mật cao và thể hiện sự thận trọng
- Kinh nghiệm hỗ trợ hành chính trong môi trường cấp điều hành
- Kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt
- Khả năng giao tiếp bằng lời nói, văn bản và tương tác cá nhân tốt
- Thành thạo nâng cao các ứng dụng Microsoft Office, bao gồm Outlook, Word, Excel, PowerPoint và Teams
- Có khả năng tạo bài thuyết trình, báo cáo và thông tin liên lạc điều hành chuyên nghiệp
- Khả năng giải quyết vấn đề và phân tích tốt
- Ưu tiên có kiến thức về các chức năng, thông lệ và thuật ngữ nhân sự
- Ưu tiên có bằng cử nhân Quản trị Kinh doanh, Nhân sự hoặc lĩnh vực liên quan
- Rất ưu tiên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Nhân sự hoặc Dịch vụ Nhân sự
- Kinh nghiệm hỗ trợ Giám đốc Nhân sự, cán bộ điều hành hoặc đội ngũ lãnh đạo nhân sự cấp cao
- Ưu tiên nhưng không bắt buộc có kinh nghiệm với Canva, PowerPoint, công cụ AI, HRIS, công cụ báo cáo, hệ thống quản lý tài liệu, công cụ cộng tác trực tuyến và các ứng dụng liên quan
- Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp trong môi trường có nhịp độ nhanh
- Có khả năng đưa ra phán đoán hợp lý và bảo vệ thông tin nhạy cảm
- Có khả năng quản lý nhiều ưu tiên và thời hạn cạnh tranh
- Có khả năng đi công tác khi nhiệm vụ công việc yêu cầu
- Có khả năng nâng, mang, đẩy và kéo các vật có trọng lượng lên đến 10 pound
Phúc lợi
- Hình thức làm việc kết hợp
- Đi công tác khi nhiệm vụ công việc yêu cầu
- Điều chỉnh hợp lý cho người khuyết tật