Lifelong Learning Administration Corporation to organizacja non profit działająca w sektorze edukacji, założona w 2016 roku. Zapewnia szkołom czarterowym i społecznym organizacjom non profit w całych Stanach Zjednoczonych wsparcie administracyjne, operacyjne i programowe. Jej usługi obejmują zarządzanie programami edukacyjnymi, finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi i obsługę pracowników, działalność operacyjną, komunikację, relacje zewnętrzne, a także kwestie prawne i zgodność z przepisami. Dzięki realizacji tych kluczowych funkcji LLAC pomaga organizacjom partnerskim koncentrować się na swoich misjach i zwiększać ich wpływ w obsługiwanych społecznościach.
Asystent administracyjny kadry kierowniczej, People Services (praca hybrydowa — Lancaster, Kalifornia)
Asystent administracyjny kadry kierowniczej wspiera dyrektora ds. zasobów ludzkich oraz zespół kierowniczy People Services w organizacji edukacyjnej z siedzibą w Lancaster. Odpowiada za poufne działania administracyjne kadry kierowniczej, komunikację, projekty, dokumentację, raportowanie i koordynację pracy działu.
Opis
- Zapewnianie poufnego wsparcia administracyjnego dyrektorowi ds. zasobów ludzkich oraz zespołowi kierowniczemu People Services
- Prowadzenie kalendarza dyrektora ds. zasobów ludzkich, w tym spotkań, podróży, wydarzeń kierownictwa i sesji planowania strategicznego
- Koordynowanie spotkań poprzez przygotowywanie porządków obrad, gromadzenie materiałów, dokumentowanie zadań i monitorowanie działań następczych
- Weryfikowanie, ustalanie priorytetów i obsługa komunikacji dyrektora ds. zasobów ludzkich
- Organizowanie i prowadzenie poufnych akt, korespondencji, informacji kadrowych i dokumentacji kadry kierowniczej
- Przygotowywanie, sprawdzanie, redagowanie i formatowanie komunikatów kadry kierowniczej, prezentacji, raportów i korespondencji
- Wspieranie projektów People Services poprzez koordynowanie działań, monitorowanie terminów, aktualizowanie informacji i nadzorowanie rezultatów
- Ułatwianie komunikacji między liderami People Services, partnerami międzyfunkcyjnymi i zewnętrznymi interesariuszami
- Przygotowywanie raportów, pulpitów nawigacyjnych, prezentacji i materiałów na spotkania z wykorzystaniem danych z systemów HR i systemów biznesowych
- Koordynowanie spotkań działu, wyjazdów kadry kierowniczej, wydarzeń pracowniczych i działań organizacyjnych
- Pomoc w monitorowaniu budżetu, obsłudze wniosków zakupowych, raportów wydatków i przetwarzaniu faktur
- Ochrona wrażliwych informacji dotyczących pracowników, organizacji, wynagrodzeń i zatrudnienia poprzez ścisłe zachowanie poufności
- Prowadzenie dokumentacji spotkań kierownictwa, dystrybucja materiałów i monitorowanie działań następczych
- Wspieranie zgodności z politykami, procedurami i wymaganiami dotyczącymi zarządzania dokumentacją
- Dbanie o dokładność dokumentacji People Services i przechowywanie akt kadry kierowniczej
- Pełnienie funkcji głównej osoby kontaktowej dla wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy współpracujących z biurem dyrektora ds. zasobów ludzkich
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego innym liderom People Services w miarę potrzeb
- Wykonywanie dodatkowych obowiązków i specjalnych projektów zgodnie z przydziałem
Wymagania
- Licencjat w pokrewnej dziedzinie lub dwa lata równoważnego doświadczenia potwierdzającego odpowiednie umiejętności w odpowiedniej branży lub dyscyplinie
- Pięć lat doświadczenia w coraz bardziej odpowiedzialnym wsparciu administracyjnym, w tym we wspieraniu starszych liderów lub kadry kierowniczej
- Doświadczenie w prowadzeniu kalendarzy, organizowaniu podróży i spotkań oraz pracy z poufnymi informacjami
- Biegła znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Word, Excel, PowerPoint i Outlook, a także innych aplikacji technologicznych
- Doświadczenie w pracy w środowisku o wysokim poziomie poufności oraz wykazana dyskrecja
- Doświadczenie we wsparciu administracyjnym na poziomie kadry kierowniczej
- Silne umiejętności organizacyjne, planowania i ustalania priorytetów
- Silne umiejętności komunikacji ustnej, pisemnej i interpersonalnej
- Zaawansowana znajomość aplikacji Microsoft Office, w tym Outlook, Word, Excel, PowerPoint i Teams
- Umiejętność tworzenia profesjonalnych prezentacji, raportów i komunikatów dla kadry kierowniczej
- Silne umiejętności rozwiązywania problemów i zdolności analityczne
- Znajomość funkcji, praktyk i terminologii związanej z zasobami ludzkimi mile widziana
- Preferowany licencjat z administracji biznesowej, zasobów ludzkich lub pokrewnej dziedziny
- Doświadczenie w środowisku zasobów ludzkich lub People Services wysoce preferowane
- Doświadczenie we wspieraniu dyrektora ds. zasobów ludzkich, członka kadry kierowniczej lub zespołu kierowniczego HR
- Doświadczenie z Canva, PowerPoint, narzędziami AI, systemami HRIS, narzędziami raportowymi, systemami zarządzania dokumentami, narzędziami do współpracy wirtualnej i powiązanymi aplikacjami mile widziane, ale niewymagane
- Umiejętność samodzielnej i zespołowej pracy w dynamicznym środowisku
- Umiejętność podejmowania trafnych decyzji i ochrony poufnych informacji
- Umiejętność zarządzania wieloma priorytetami i konkurującymi terminami
- Gotowość do podróży wymaganych w związku z obowiązkami służbowymi
- Umiejętność podnoszenia, przenoszenia, pchania i ciągnięcia przedmiotów o wadze do 10 funtów
Benefity
- Praca w trybie hybrydowym
- Podróże wymagane w związku z obowiązkami służbowymi
- Racjonalne usprawnienia dla osób z niepełnosprawnościami