Lifelong Learning Administration Corporation ist eine 2016 gegründete gemeinnützige Organisation im Bildungssektor, die Charter Schools und gemeinnützige Gemeinschaftsorganisationen in den Vereinigten Staaten administrativ, operativ und bei der Umsetzung von Programmen unterstützt. Ihr Leistungsangebot umfasst das Management von Bildungsprogrammen, Finanzen, Personal- und Mitarbeiterdienste, operative Abläufe, Kommunikation, externe Beziehungen sowie Recht und Compliance. Durch die Übernahme dieser Kernaufgaben hilft LLAC ihren Partnerorganisationen, sich auf ihre Missionen zu konzentrieren und ihre Wirkung in den von ihnen betreuten Gemeinschaften zu steigern.
Assistenz der Geschäftsführung, People Services (Hybrid – Lancaster, Kalifornien)
Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung des Chief Human Resources Officer und des Führungsteams von People Services bei einer Bildungseinrichtung in Lancaster. Verantwortlich für vertrauliche Abläufe, Kommunikation, Projekte, Aufzeichnungen, Berichte und die Koordination der Abteilung.
Beschreibung
- Vertrauliche operative Unterstützung für den Chief Human Resources Officer und das Führungsteam von People Services leisten
- Den Kalender des CHRO verwalten, einschließlich Besprechungen, Reisen, Führungskräfteveranstaltungen und strategischer Planungssitzungen
- Besprechungen koordinieren, indem Tagesordnungen vorbereitet, Unterlagen zusammengestellt, Aktionspunkte dokumentiert und Nachverfolgungsmaßnahmen überwacht werden
- Die Kommunikation für den CHRO prüfen, priorisieren und verwalten
- Vertrauliche Dateien, Korrespondenz, Personalinformationen und Aufzeichnungen der Führungsebene organisieren und pflegen
- Kommunikation, Präsentationen, Berichte und Korrespondenz der Führungsebene entwerfen, prüfen, bearbeiten und formatieren
- People-Services-Projekte durch Koordination von Aktivitäten, Überwachung von Fristen, Pflege von Informationen und Kontrolle von Ergebnissen unterstützen
- Die Kommunikation zwischen den Führungskräften von People Services, funktionsübergreifenden Partnern und externen Stakeholdern fördern
- Berichte, Dashboards, Präsentationen und Besprechungsunterlagen anhand von Daten aus HR- und Geschäftssystemen erstellen
- Abteilungsbesprechungen, Führungskräfteretreats, Mitarbeiterveranstaltungen und organisatorische Aktivitäten koordinieren
- Bei der Budgetüberwachung, bei Einkaufsanträgen, Spesenabrechnungen und der Rechnungsbearbeitung unterstützen
- Sensible Mitarbeiter-, Organisations-, Vergütungs- und Belegschaftsinformationen durch strikte Vertraulichkeit schützen
- Aufzeichnungen von Führungskräftebesprechungen pflegen, Unterlagen verteilen und Nachverfolgungsmaßnahmen überwachen
- Die Einhaltung von Richtlinien, Verfahren und Anforderungen an die Aufzeichnungsverwaltung unterstützen
- Genaue Dokumentation von People Services sowie die Aufbewahrung von Dateien der Führungsebene sicherstellen
- Als erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder fungieren, die mit dem Büro des CHRO in Kontakt treten
- Andere Führungskräfte von People Services nach Bedarf administrativ unterstützen
- Weitere Aufgaben und Sonderprojekte nach Zuweisung übernehmen
Anforderungen
- Bachelorabschluss in einem verwandten Fachgebiet oder zwei Jahre gleichwertige Berufserfahrung, durch die entsprechende Kenntnisse und Fähigkeiten in einer relevanten Branche oder Fachrichtung nachgewiesen werden
- Fünf Jahre zunehmend verantwortungsvolle Erfahrung in der administrativen Unterstützung, einschließlich der Unterstützung von leitenden Führungskräften oder Mitgliedern der Geschäftsleitung
- Erfahrung in der Kalenderverwaltung, Reiseplanung, Besprechungsorganisation und im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sowie mit weiteren Technologieanwendungen
- Erfahrung in einer äußerst vertraulichen Umgebung und nachweisliche Diskretion
- Erfahrung in der administrativen Unterstützung auf Führungsebene
- Ausgeprägte Organisations-, Planungs- und Priorisierungsfähigkeiten
- Ausgeprägte mündliche, schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten
- Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams
- Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Kommunikation für Führungskräfte zu erstellen
- Ausgeprägte Problemlösungs- und Analysefähigkeiten
- Kenntnisse der Funktionen, Praktiken und Terminologie im Personalwesen von Vorteil
- Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Personalwesen oder einem verwandten Fachgebiet von Vorteil
- Erfahrung in einem Umfeld des Personalwesens oder von People Services besonders wünschenswert
- Erfahrung in der Unterstützung eines Chief Human Resources Officer, einer Führungskraft oder eines leitenden HR-Führungsteams
- Erfahrung mit Canva, PowerPoint, KI-Tools, HRIS, Berichtstools, Dokumentenverwaltungssystemen, virtuellen Kollaborationstools und verwandten Anwendungen von Vorteil, aber nicht erforderlich
- Fähigkeit, selbstständig und kooperativ in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten
- Fähigkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen und sensible Informationen zu schützen
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten und konkurrierende Fristen zu verwalten
- Bereitschaft, im Rahmen der beruflichen Aufgaben zu reisen
- Fähigkeit, Gegenstände mit einem Gewicht von bis zu 10 Pfund zu heben, zu tragen, zu schieben und zu ziehen
Zusatzleistungen
- Hybrides Arbeitsmodell
- Reisen im Rahmen der beruflichen Aufgaben
- Angemessene Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen