Lifelong Learning Administration Corporation är en ideell organisation inom utbildningssektorn som grundades 2016 och tillhandahåller administrativt, operativt och programrelaterat stöd till charterskolor och lokala ideella organisationer i hela USA. Tjänsterna omfattar hantering av utbildningsprogram, ekonomi, personal och medarbetarstöd, verksamhet, kommunikation, externa relationer samt juridik och regelefterlevnad. Genom att hantera dessa centrala funktioner hjälper LLAC partnerorganisationerna att fokusera på sina uppdrag och öka sin påverkan i de samhällen där de verkar.
Verkställande administrativ assistent, personalservice (hybrid – Lancaster, Kalifornien)
Verkställande administrativ assistent som stödjer personalchefen och ledningsgruppen för personalservice vid en utbildningsorganisation i Lancaster. Ansvarar för konfidentiell ledningsadministration, kommunikation, projekt, dokumentation, rapportering och samordning av avdelningen.
Beskrivning
- Ge konfidentiellt administrativt stöd till personalchefen och ledningsgruppen för personalservice
- Hantera personalchefens kalender, inklusive möten, resor, ledningsevenemang och strategiska planeringsmöten
- Samordna möten genom att förbereda dagordningar, sammanställa material, dokumentera åtgärdspunkter och följa upp
- Granska, prioritera och hantera personalchefens kommunikation
- Organisera och underhålla konfidentiella filer, korrespondens, personalinformation och ledningsdokument
- Utarbeta, granska, redigera och formatera ledningskommunikation, presentationer, rapporter och korrespondens
- Stödja personalserviceprojekt genom aktivitetskoordinering, uppföljning av tidsfrister, informationsunderhåll och övervakning av leveranser
- Underlätta kommunikationen mellan ledare inom personalservice, tvärfunktionella samarbetspartner och externa intressenter
- Förbereda rapporter, instrumentpaneler, presentationer och mötesmaterial med hjälp av data från HR- och verksamhetssystem
- Samordna avdelningsmöten, ledningsretreater, personalarrangemang och organisatoriska aktiviteter
- Bistå med budgetuppföljning, inköpsförfrågningar, utgiftsrapporter och fakturahantering
- Skydda känslig information om anställda, organisationen, ersättningar och personalstyrkan genom strikt konfidentialitet
- Underhålla protokoll från ledningsmöten, distribuera material och följa upp åtgärder
- Stödja efterlevnaden av policyer, rutiner och krav på dokumenthantering
- Underhålla korrekt dokumentation för personalservice och bevara ledningsfiler
- Vara primär kontakt för interna och externa intressenter som vänder sig till personalchefens kansli
- Ge administrativt stöd till andra ledare inom personalservice enligt behov
- Utföra ytterligare arbetsuppgifter och särskilda projekt enligt behov
Krav
- Kandidatexamen inom ett relevant område eller två års motsvarande erfarenhet som visar tillämpliga färdigheter inom en relevant bransch eller disciplin
- Fem års successivt mer ansvarsfull erfarenhet av administrativt stöd, inklusive stöd till högre chefer eller ledningspersoner
- Erfarenhet av kalenderhantering, researrangemang, möten och konfidentiell information
- Goda kunskaper i Microsoft Office, inklusive Word, Excel, PowerPoint och Outlook, samt andra tekniska applikationer
- Erfarenhet av arbete i en mycket konfidentiell miljö med dokumenterad diskretion
- Erfarenhet av administrativt stöd på ledningsnivå
- Mycket god organisations-, planerings- och prioriteringsförmåga
- Mycket god muntlig, skriftlig och interpersonell kommunikationsförmåga
- Avancerade kunskaper i Microsoft Office-program, inklusive Outlook, Word, Excel, PowerPoint och Teams
- Förmåga att skapa professionella presentationer, rapporter och ledningskommunikation
- God problemlösnings- och analytisk förmåga
- Kunskap om HR-funktioner, arbetssätt och terminologi är meriterande
- Kandidatexamen i företagsekonomi, personalvetenskap eller ett relaterat område är meriterande
- Erfarenhet från HR- eller personalserviceverksamhet är starkt meriterande
- Erfarenhet av att stödja en personalchef, ledningsperson eller ledningsgrupp inom HR
- Erfarenhet av Canva, PowerPoint, AI-verktyg, HRIS, rapporteringsverktyg, dokumenthanteringssystem, virtuella samarbetsverktyg och relaterade applikationer är meriterande men inte ett krav
- Förmåga att arbeta självständigt och i samarbete i en dynamisk miljö
- Förmåga att utöva gott omdöme och skydda känslig information
- Förmåga att hantera flera prioriteringar och konkurrerande tidsfrister
- Förmåga att resa vid behov för arbetsuppgifterna
- Förmåga att lyfta, bära, skjuta och dra föremål som väger upp till 10 pund
Förmåner
- Hybrid arbetsform
- Resor vid behov för arbetsuppgifterna
- Skälig anpassning för personer med funktionsnedsättning