Lifelong Learning Administration Corporation adalah organisasi nirlaba di sektor pendidikan yang didirikan pada tahun 2016. Organisasi ini menyediakan dukungan administratif, operasional, dan program bagi sekolah piagam serta organisasi nirlaba komunitas di seluruh Amerika Serikat. Layanannya mencakup pengelolaan program pendidikan, keuangan, sumber daya manusia dan layanan kepegawaian, operasional, komunikasi, hubungan eksternal, serta urusan hukum dan kepatuhan. Dengan menangani fungsi-fungsi inti tersebut, LLAC membantu organisasi mitranya tetap berfokus pada misi mereka dan memperluas dampaknya di komunitas yang dilayani.
Asisten Administratif Eksekutif, Layanan SDM (Hibrida - Lancaster, CA)
Asisten Administratif Eksekutif yang mendukung Chief Human Resources Officer dan tim kepemimpinan Layanan SDM di organisasi pendidikan yang berbasis di Lancaster. Mengawasi operasional eksekutif, komunikasi, proyek, catatan, pelaporan, dan koordinasi departemen yang bersifat rahasia.
Deskripsi
- Memberikan dukungan operasional rahasia kepada Chief Human Resources Officer dan tim kepemimpinan Layanan SDM
- Mengelola kalender CHRO, termasuk rapat, perjalanan, acara kepemimpinan, dan sesi perencanaan strategis
- Mengoordinasikan rapat dengan menyiapkan agenda, mengumpulkan materi, mendokumentasikan tindakan yang harus dilakukan, dan melacak tindak lanjut
- Menyaring, memprioritaskan, dan mengelola komunikasi untuk CHRO
- Mengatur dan memelihara berkas rahasia, korespondensi, informasi kepegawaian, dan catatan eksekutif
- Menyusun, meninjau, mengedit, dan memformat komunikasi eksekutif, presentasi, laporan, dan korespondensi
- Mendukung proyek Layanan SDM melalui koordinasi kegiatan, pelacakan tenggat waktu, pemeliharaan informasi, dan pemantauan hasil kerja
- Memfasilitasi komunikasi antara pemimpin Layanan SDM, mitra lintas fungsi, dan pemangku kepentingan eksternal
- Menyiapkan laporan, dasbor, presentasi, dan materi rapat menggunakan data dari sistem SDM dan bisnis
- Mengoordinasikan rapat departemen, retret kepemimpinan, acara karyawan, dan kegiatan organisasi
- Membantu melacak anggaran, permintaan pembelian, laporan pengeluaran, dan pemrosesan faktur
- Melindungi informasi sensitif tentang karyawan, organisasi, kompensasi, dan tenaga kerja melalui kerahasiaan yang ketat
- Memelihara catatan rapat kepemimpinan, mendistribusikan materi, dan memantau tindakan tindak lanjut
- Mendukung kepatuhan terhadap kebijakan, prosedur, dan persyaratan pengelolaan catatan
- Memelihara dokumentasi Layanan SDM yang akurat dan penyimpanan berkas eksekutif
- Bertindak sebagai kontak utama bagi pemangku kepentingan internal dan eksternal yang berhubungan dengan kantor CHRO
- Memberikan dukungan administratif kepada pemimpin Layanan SDM lainnya sesuai penugasan
- Menyelesaikan tugas tambahan dan proyek khusus sesuai penugasan
Persyaratan
- Gelar sarjana di bidang terkait, atau dua tahun pengalaman setara yang menunjukkan keterampilan yang relevan dalam industri atau disiplin terkait
- Lima tahun pengalaman dukungan administratif dengan tanggung jawab yang semakin besar, termasuk mendukung pemimpin senior atau eksekutif
- Pengalaman mengelola kalender, pengaturan perjalanan, rapat, dan informasi rahasia
- Kemahiran menggunakan Microsoft Office, termasuk Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook, serta aplikasi teknologi lainnya
- Pengalaman bekerja dalam lingkungan yang sangat rahasia dengan kebijaksanaan yang terbukti
- Pengalaman dukungan administratif dalam lingkungan tingkat eksekutif
- Keterampilan organisasi, perencanaan, dan penentuan prioritas yang kuat
- Kemampuan komunikasi lisan, tertulis, dan interpersonal yang kuat
- Kemahiran tingkat lanjut dalam aplikasi Microsoft Office, termasuk Outlook, Word, Excel, PowerPoint, dan Teams
- Kemampuan membuat presentasi, laporan, dan komunikasi eksekutif yang profesional
- Kemampuan pemecahan masalah dan analitis yang kuat
- Pengetahuan tentang fungsi, praktik, dan terminologi sumber daya manusia diutamakan
- Gelar sarjana Administrasi Bisnis, Sumber Daya Manusia, atau bidang terkait diutamakan
- Pengalaman dalam lingkungan Sumber Daya Manusia atau Layanan SDM sangat diutamakan
- Pengalaman mendukung Chief Human Resources Officer, eksekutif, atau tim kepemimpinan SDM senior
- Pengalaman menggunakan Canva, PowerPoint, alat AI, HRIS, alat pelaporan, sistem pengelolaan dokumen, alat kolaborasi virtual, dan aplikasi terkait diutamakan tetapi tidak diwajibkan
- Kemampuan bekerja secara mandiri dan kolaboratif dalam lingkungan yang bergerak cepat
- Kemampuan menggunakan penilaian yang baik dan melindungi informasi sensitif
- Kemampuan mengelola berbagai prioritas dan tenggat waktu yang bersaing
- Kemampuan melakukan perjalanan sesuai kebutuhan tugas pekerjaan
- Kemampuan mengangkat, membawa, mendorong, dan menarik benda dengan berat hingga 10 pon
Tunjangan
- Pengaturan kerja hibrida
- Perjalanan sesuai kebutuhan tugas pekerjaan
- Akomodasi yang wajar bagi penyandang disabilitas