Lifelong Learning Administration Corporation je nezisková organizácia pôsobiaca v oblasti vzdelávania, ktorá bola založená v roku 2016 a poskytuje administratívnu, prevádzkovú a programovú podporu charterovým školám a komunitným neziskovým organizáciám v Spojených štátoch. Jej služby zahŕňajú riadenie vzdelávacích programov, financie, ľudské zdroje a služby pre zamestnancov, prevádzku, komunikáciu, vzťahy s verejnosťou a externými partnermi, ako aj právne a compliance služby. Správou týchto kľúčových oblastí LLAC pomáha partnerským organizáciám sústrediť sa na svoje poslanie a rozširovať svoj vplyv v komunitách, ktorým slúžia.
Výkonný administratívny asistent, služby pre zamestnancov (hybridná práca – Lancaster, Kalifornia)
Výkonný administratívny asistent podporujúci riaditeľa ľudských zdrojov a vedúci tím služieb pre zamestnancov vo vzdelávacej organizácii v Lancastri. Zabezpečuje dôvernú prevádzku kancelárie vedenia, komunikáciu, projekty, záznamy, reportovanie a koordináciu oddelenia.
Popis
- Poskytovať dôvernú prevádzkovú podporu riaditeľovi ľudských zdrojov a vedúcemu tímu služieb pre zamestnancov
- Spravovať kalendár riaditeľa ľudských zdrojov vrátane stretnutí, cestovania, podujatí vedenia a strategických plánovacích zasadnutí
- Koordinovať stretnutia prípravou programov, zhromažďovaním materiálov, zaznamenávaním úloh a sledovaním ich plnenia
- Triediť, určovať priority a spravovať komunikáciu riaditeľa ľudských zdrojov
- Organizovať a udržiavať dôverné súbory, korešpondenciu, personálne informácie a záznamy vedenia
- Pripravovať, kontrolovať, upravovať a formátovať komunikáciu vedenia, prezentácie, správy a korešpondenciu
- Podporovať projekty služieb pre zamestnancov koordináciou činností, sledovaním termínov, aktualizáciou informácií a monitorovaním výstupov
- Uľahčovať komunikáciu medzi vedúcimi pracovníkmi služieb pre zamestnancov, medzifunkčnými partnermi a externými zainteresovanými stranami
- Pripravovať správy, informačné panely, prezentácie a materiály na stretnutia s využitím údajov z personálnych a podnikových systémov
- Koordinovať oddelenkové stretnutia, výjazdové zasadnutia vedenia, podujatia pre zamestnancov a organizačné aktivity
- Pomáhať so sledovaním rozpočtu, žiadosťami o nákup, výkazmi výdavkov a spracovaním faktúr
- Chrániť citlivé informácie o zamestnancoch, organizácii, odmeňovaní a pracovnej sile prostredníctvom prísnej dôvernosti
- Viesť záznamy zo stretnutí vedenia, distribuovať materiály a monitorovať následné kroky
- Podporovať dodržiavanie politík, postupov a požiadaviek na správu záznamov
- Udržiavať presnú dokumentáciu služieb pre zamestnancov a archivovať súbory vedenia
- Pôsobiť ako hlavný kontaktný bod pre interné a externé zainteresované strany komunikujúce s kanceláriou riaditeľa ľudských zdrojov
- Poskytovať administratívnu podporu ďalším vedúcim pracovníkom služieb pre zamestnancov podľa zadania
- Vykonávať ďalšie pridelené povinnosti a špeciálne projekty
Požiadavky
- Bakalárske vzdelanie v príbuznom odbore alebo dva roky rovnocennej praxe preukazujúcej príslušné zručnosti v relevantnom odvetví alebo odbore
- Päť rokov postupne zodpovednejšej administratívnej podpory vrátane podpory vyšších vedúcich pracovníkov alebo členov vedenia
- Skúsenosti so správou kalendárov, cestovnými安排aniami, stretnutiami a dôvernými informáciami
- Znalosť balíka Microsoft Office vrátane Wordu, Excelu, PowerPointu a Outlooku, ako aj ďalších technologických aplikácií
- Skúsenosti s prácou vo vysoko dôvernom prostredí a preukázaná diskrétnosť
- Skúsenosti s administratívnou podporou na úrovni vedenia
- Vynikajúce organizačné, plánovacie a prioritizačné schopnosti
- Vynikajúce ústne, písomné a interpersonálne komunikačné schopnosti
- Pokročilá znalosť aplikácií Microsoft Office vrátane Outlooku, Wordu, Excelu, PowerPointu a Teams
- Schopnosť vytvárať profesionálne prezentácie, správy a komunikáciu vedenia
- Vynikajúce schopnosti riešiť problémy a analytické schopnosti
- Znalosť funkcií, postupov a terminológie ľudských zdrojov je výhodou
- Bakalárske vzdelanie v odbore podniková administratíva, ľudské zdroje alebo príbuznom odbore je výhodou
- Skúsenosti s prácou v oblasti ľudských zdrojov alebo služieb pre zamestnancov sú výraznou výhodou
- Skúsenosti s podporou riaditeľa ľudských zdrojov, člena vedenia alebo vedúceho tímu HR
- Skúsenosti s nástrojmi Canva, PowerPoint, nástrojmi umelej inteligencie, HRIS, reportovacími nástrojmi, systémami správy dokumentov, nástrojmi virtuálnej spolupráce a súvisiacimi aplikáciami sú výhodou, nie sú však podmienkou
- Schopnosť pracovať samostatne aj v spolupráci s ostatnými v rýchlo sa meniacom prostredí
- Schopnosť uplatňovať správny úsudok a chrániť citlivé informácie
- Schopnosť riadiť viacero priorít a konkurenčných termínov
- Schopnosť cestovať podľa potreby vyplývajúcej z pracovných povinností
- Schopnosť zdvíhať, prenášať, tlačiť a ťahať predmety s hmotnosťou do 10 libier
Benefity
- Hybridný pracovný režim
- Cestovanie podľa potreby vyplývajúcej z pracovných povinností
- Primerané úpravy pre osoby so zdravotným postihnutím