Lifelong Learning Administration Corporation je nezisková organizace působící v oblasti vzdělávání, která byla založena v roce 2016. Poskytuje charterovým školám a komunitním neziskovým organizacím po celých Spojených státech administrativní, provozní a programovou podporu. Její služby zahrnují řízení vzdělávacích programů, finance, řízení lidských zdrojů a péči o zaměstnance, provoz, komunikaci, vztahy s externími subjekty a také právní a compliance záležitosti. Zajišťováním těchto klíčových funkcí LLAC pomáhá partnerským organizacím soustředit se na jejich poslání a rozšiřovat jejich dopad v komunitách, kterým slouží.
Výkonný administrativní asistent, People Services (hybridní režim — Lancaster, Kalifornie)
Výkonný administrativní asistent podporuje ředitele lidských zdrojů a vedoucí tým People Services ve vzdělávací organizaci se sídlem v Lancasteru. Zajišťuje důvěrné provozní činnosti vedení, komunikaci, projekty, dokumentaci, reporting a koordinaci oddělení.
Popis
- Poskytovat důvěrnou administrativní podporu řediteli lidských zdrojů a vedoucímu týmu People Services
- Spravovat kalendář ředitele lidských zdrojů včetně schůzek, cest, akcí vedení a strategických plánovacích setkání
- Koordinovat schůzky přípravou programů, shromažďováním materiálů, dokumentováním úkolů a sledováním následných kroků
- Prověřovat, určovat priority a spravovat komunikaci ředitele lidských zdrojů
- Organizovat a udržovat důvěrné soubory, korespondenci, personální informace a dokumentaci vedení
- Připravovat, kontrolovat, upravovat a formátovat komunikaci vedení, prezentace, zprávy a korespondenci
- Podporovat projekty People Services koordinací aktivit, sledováním termínů, aktualizací informací a dohledem nad výstupy
- Usnadňovat komunikaci mezi vedoucími pracovníky People Services, mezifunkčními partnery a externími zainteresovanými stranami
- Připravovat zprávy, dashboardy, prezentace a materiály na schůzky s využitím dat z HR a podnikových systémů
- Koordinovat schůzky oddělení, výjezdní akce vedení, zaměstnanecké akce a organizační aktivity
- Pomáhat se sledováním rozpočtu, žádostmi o nákup, výkazy výdajů a zpracováním faktur
- Chránit citlivé informace o zaměstnancích, organizaci, odměňování a pracovní síle prostřednictvím přísného zachovávání důvěrnosti
- Vést záznamy ze schůzek vedení, distribuovat materiály a sledovat následné kroky
- Podporovat dodržování zásad, postupů a požadavků na správu dokumentace
- Udržovat přesnou dokumentaci People Services a zajišťovat uchovávání dokumentů vedení
- Působit jako hlavní kontaktní osoba pro interní a externí zainteresované strany komunikující s kanceláří ředitele lidských zdrojů
- Poskytovat administrativní podporu dalším vedoucím pracovníkům People Services podle potřeby
- Plnit další povinnosti a speciální projekty podle zadání
Požadavky
- Bakalářský titul v příbuzném oboru nebo dva roky rovnocenné praxe prokazující příslušné dovednosti v relevantním odvětví nebo oboru
- Pět let postupně zodpovědnější praxe v administrativní podpoře, včetně podpory vedoucích pracovníků vyšší úrovně nebo výkonných manažerů
- Zkušenost se správou kalendářů, organizací cest a schůzek a prací s důvěrnými informacemi
- Pokročilá znalost Microsoft Office včetně Wordu, Excelu, PowerPointu a Outlooku a také dalších technologických aplikací
- Zkušenost s prací v prostředí s vysokou mírou důvěrnosti a prokázaná diskrétnost
- Zkušenost s administrativní podporou na úrovni vedení
- Silné organizační, plánovací a prioritizační schopnosti
- Silné ústní, písemné a interpersonální komunikační schopnosti
- Pokročilá znalost aplikací Microsoft Office včetně Outlooku, Wordu, Excelu, PowerPointu a Teams
- Schopnost vytvářet profesionální prezentace, zprávy a komunikaci pro vedení
- Silné schopnosti řešit problémy a analytické schopnosti
- Znalost funkcí, postupů a terminologie v oblasti lidských zdrojů je výhodou
- Upřednostňuje se bakalářský titul v oboru podniková administrativa, lidské zdroje nebo příbuzném oboru
- Zkušenost v prostředí lidských zdrojů nebo People Services je velmi žádoucí
- Zkušenost s podporou ředitele lidských zdrojů, výkonného manažera nebo vedoucího týmu HR
- Zkušenost s nástroji Canva, PowerPoint, AI, HRIS, reportingovými nástroji, systémy pro správu dokumentů, nástroji pro virtuální spolupráci a souvisejícími aplikacemi je výhodou, nikoli podmínkou
- Schopnost pracovat samostatně i ve spolupráci s ostatními v rychle se měnícím prostředí
- Schopnost používat správný úsudek a chránit citlivé informace
- Schopnost řídit více priorit a vzájemně si konkurujících termínů
- Ochota cestovat podle požadavků pracovních povinností
- Schopnost zvedat, přenášet, tlačit a tahat předměty o hmotnosti až 10 liber
Benefity
- Hybridní režim práce
- Cestování podle požadavků pracovních povinností
- Přiměřené úpravy pro osoby se zdravotním postižením