Lifelong Learning Administration Corporation neprofitna je organizacija u obrazovnom sektoru, osnovana 2016. godine, koja pruža administrativnu, operativnu i programsku podršku čarter školama i lokalnim neprofitnim organizacijama diljem Sjedinjenih Američkih Država. Njezine usluge obuhvaćaju upravljanje obrazovnim programima, financije, ljudske resurse i usluge za zaposlenike, poslovanje, komunikacije, vanjske odnose te pravne poslove i usklađenost s propisima. Preuzimanjem tih ključnih funkcija LLAC partnerskim organizacijama omogućuje da ostanu usredotočene na svoje misije i povećaju svoj utjecaj u zajednicama kojima služe.
Izvršni administrativni asistent, službe za zaposlenike (hibridno – Lancaster, Kalifornija)
Izvršni administrativni asistent pruža podršku glavnom direktoru za ljudske resurse i vodstvu službi za zaposlenike u obrazovnoj organizaciji sa sjedištem u Lancasteru. Brine o povjerljivim poslovima vodstva, komunikaciji, projektima, evidencijama, izvještavanju i koordinaciji odjela.
Opis
- Pružati povjerljivu operativnu podršku glavnom direktoru za ljudske resurse i vodstvu službi za zaposlenike
- Upravljati kalendarom glavnog direktora za ljudske resurse, uključujući sastanke, putovanja, događanja vodstva i sjednice strateškog planiranja
- Koordinirati sastanke pripremom dnevnih redova, prikupljanjem materijala, dokumentiranjem zadataka i praćenjem aktivnosti
- Pregledavati, određivati prioritete i upravljati komunikacijom glavnog direktora za ljudske resurse
- Organizirati i održavati povjerljive datoteke, korespondenciju, osobne podatke i evidencije vodstva
- Sastavljati, pregledavati, uređivati i oblikovati komunikaciju vodstva, prezentacije, izvještaje i korespondenciju
- Podržavati projekte službi za zaposlenike koordinacijom aktivnosti, praćenjem rokova, održavanjem informacija i praćenjem rezultata
- Olakšavati komunikaciju između vodstva službi za zaposlenike, međufunkcionalnih partnera i vanjskih dionika
- Pripremati izvještaje, nadzorne ploče, prezentacije i materijale za sastanke koristeći podatke iz sustava za ljudske resurse i poslovnih sustava
- Koordinirati sastanke odjela, povlačenja vodstva, događanja za zaposlenike i organizacijske aktivnosti
- Pomagati u praćenju proračuna, zahtjevima za nabavu, obračunima troškova i obradi računa
- Štititi osjetljive podatke o zaposlenicima, organizaciji, naknadama i radnoj snazi strogim očuvanjem povjerljivosti
- Voditi evidenciju sastanaka vodstva, distribuirati materijale i pratiti naknadne aktivnosti
- Podržavati usklađenost s politikama, postupcima i zahtjevima upravljanja evidencijama
- Održavati točnu dokumentaciju službi za zaposlenike i čuvati izvršne datoteke
- Biti glavna kontaktna osoba za interne i vanjske dionike koji surađuju s uredom glavnog direktora za ljudske resurse
- Pružati administrativnu podršku drugim voditeljima službi za zaposlenike prema potrebi
- Obavljati druge dodijeljene zadatke i posebne projekte
Zahtjevi
- VSS u srodnom području ili dvije godine istovjetnog iskustva koje pokazuje primjenjive vještine u relevantnoj industriji ili struci
- Pet godina progresivno odgovornijeg administrativnog iskustva, uključujući podršku višim rukovoditeljima ili članovima uprave
- Iskustvo u upravljanju kalendarima, organizaciji putovanja i sastanaka te radu s povjerljivim informacijama
- Poznavanje paketa Microsoft Office, uključujući Word, Excel, PowerPoint i Outlook, kao i drugih tehnoloških aplikacija
- Iskustvo rada u vrlo povjerljivom okruženju uz dokazanu diskreciju
- Iskustvo administrativne podrške na izvršnoj razini
- Izražene organizacijske, planske i prioritizacijske vještine
- Izražene usmene, pisane i međuljudske komunikacijske vještine
- Napredno poznavanje aplikacija Microsoft Office, uključujući Outlook, Word, Excel, PowerPoint i Teams
- Sposobnost izrade profesionalnih prezentacija, izvještaja i komunikacije za vodstvo
- Izražene sposobnosti rješavanja problema i analitičke sposobnosti
- Poznavanje funkcija, praksi i terminologije ljudskih resursa poželjno
- VSS iz poslovne administracije, ljudskih resursa ili srodnog područja poželjan
- Iskustvo u području ljudskih resursa ili službi za zaposlenike vrlo poželjno
- Iskustvo podrške glavnom direktoru za ljudske resurse, izvršnom rukovoditelju ili višem timu za ljudske resurse
- Iskustvo s alatima Canva, PowerPoint, alatima umjetne inteligencije, HRIS-om, alatima za izvještavanje, sustavima za upravljanje dokumentima, alatima za virtualnu suradnju i povezanim aplikacijama poželjno, ali nije obavezno
- Sposobnost samostalnog i timskog rada u dinamičnom okruženju
- Sposobnost donošenja razboritih odluka i zaštite osjetljivih informacija
- Sposobnost upravljanja višestrukim prioritetima i konkurentskim rokovima
- Spremnost na putovanja prema potrebama posla
- Sposobnost podizanja, nošenja, guranja i povlačenja predmeta težine do 10 funti
Pogodnosti
- Hibridni način rada
- Putovanja prema potrebama posla
- Razumna prilagodba za osobe s invaliditetom