行政执行助理，人力服务（混合办公 - 兰开斯特，加州）
为一家位于兰开斯特的教育机构首席人力资源官及人力服务领导团队提供支持。 负责保密的高管运营、沟通、项目、记录、报告及部门协调工作。
描述
- 为首席人力资源官及人力服务领导团队提供保密的运营支持
- 管理首席人力资源官的日程，包括会议、出差、领导活动和战略规划会议
- 通过准备议程、汇总材料、记录行动事项并跟进后续工作来协调会议
- 筛选、确定优先级并管理首席人力资源官的沟通事务
- 组织和维护保密文件、往来函件、人事信息及高管记录
- 起草、审阅、编辑和格式化高管沟通材料、演示文稿、报告及函件
- 通过协调活动、跟踪截止日期、维护信息和监控交付成果来支持人力服务项目
- 促进人力服务领导、跨职能合作伙伴及外部利益相关者之间的沟通
- 使用人力资源及业务系统数据准备报告、仪表板、演示文稿和会议材料
- 协调部门会议、领导层务虚会、员工活动及组织活动
- 协助预算跟踪、采购申请、费用报告和发票处理
- 通过严格保密保护敏感的员工、组织、薪酬和劳动力信息
- 维护领导会议记录、分发材料并监控后续行动
- 支持遵守政策、流程及记录管理要求
- 维护准确的人力服务文档并保存高管文件
- 作为与首席人力资源办公室联系的内部和外部利益相关者的主要联系人
- 按分配为其他人力服务领导提供行政支持
- 完成分配的其他职责和特别项目
任职要求
- 相关领域的学士学位，或具备两年等同经验，能够证明在相关行业或专业领域拥有适用技能
- 五年逐步承担更多责任的行政支持经验，包括为高级领导或高管提供支持的经验
- 具备日程管理、差旅安排、会议组织和保密信息管理经验
- 熟练使用 Microsoft Office，包括 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook，以及其他技术应用程序
- 具备在高度保密环境中工作的经验，并展现出良好的谨慎性
- 具备高管层级环境中的行政支持经验
- 具备出色的组织、规划和优先级安排能力
- 具备出色的口头、书面及人际沟通能力
- 高级熟练使用 Microsoft Office 应用程序，包括 Outlook、Word、Excel、PowerPoint 和 Teams
- 能够制作专业的演示文稿、报告和高管沟通材料
- 具备出色的问题解决和分析能力
- 优先考虑了解人力资源职能、实践和术语者
- 优先考虑拥有工商管理、人力资源或相关领域学士学位者
- 非常优先考虑具有人力资源或人力服务环境工作经验者
- 具备支持首席人力资源官、高管或高级人力资源领导团队的经验
- 优先考虑但非必需具备 Canva、PowerPoint、人工智能工具、人力资源信息系统、报告工具、文档管理系统、虚拟协作工具及相关应用程序的使用经验
- 能够在快节奏环境中独立并协作工作
- 能够运用良好判断力并保护敏感信息
- 能够管理多项优先事项和相互冲突的截止日期
- 能够根据工作职责需要出差
- 能够举起、搬运、推动和拉动重量不超过10磅的物品
福利待遇
- 混合办公安排
- 根据工作职责需要出差
- 为残障人士提供合理便利