„Lifelong Learning Administration Corporation“ – 2016 m. įkurta švietimo srities ne pelno organizacija, teikianti administracinę, veiklos ir programų vykdymo pagalbą užsakomosioms mokykloms bei bendruomeninėms ne pelno organizacijoms visose Jungtinėse Valstijose. Jos paslaugos apima švietimo programų valdymą, finansus, žmogiškuosius išteklius ir darbuotojų paslaugas, veiklos organizavimą, komunikaciją, ryšius su išorės subjektais, taip pat teisės ir atitikties klausimus. Perimdama šias pagrindines funkcijas, LLAC padeda partnerėms organizacijoms sutelkti dėmesį į savo misiją ir didinti poveikį bendruomenėms, kurioms jos tarnauja.
Vadovo administratoriaus asistentas, personalo paslaugos (hibridinis darbas – Lankasteris, Kalifornija)
Vadovo administratoriaus asistentas padeda vyriausiajam personalo pareigūnui ir Lankasteryje veikiančios švietimo organizacijos personalo paslaugų vadovų komandai. Jis prižiūri konfidencialią vadovų veiklą, komunikaciją, projektus, dokumentus, ataskaitas ir skyriaus koordinavimą.
Aprašymas
- Teikti konfidencialią operacinę pagalbą vyriausiajam personalo pareigūnui ir personalo paslaugų vadovų komandai
- Administruoti vyriausiojo personalo pareigūno kalendorių, įskaitant susitikimus, keliones, vadovų renginius ir strateginio planavimo sesijas
- Koordinuoti susitikimus rengiant darbotvarkes, kaupiant medžiagą, dokumentuojant veiksmus ir stebint tolesnius veiksmus
- Atrinkti, nustatyti prioritetus ir administruoti vyriausiojo personalo pareigūno komunikaciją
- Organizuoti ir tvarkyti konfidencialias bylas, korespondenciją, personalo informaciją ir vadovų dokumentus
- Rengti, peržiūrėti, redaguoti ir formatuoti vadovų komunikaciją, pristatymus, ataskaitas ir korespondenciją
- Remti personalo paslaugų projektus koordinuojant veiklas, stebint terminus, prižiūrint informaciją ir vykdymo rezultatus
- Palengvinti personalo paslaugų vadovų, skirtingų funkcijų partnerių ir išorės suinteresuotųjų šalių komunikaciją
- Rengti ataskaitas, suvestines, pristatymus ir susitikimų medžiagą naudojant personalo ir verslo sistemų duomenis
- Koordinuoti skyriaus susitikimus, vadovų išvažiuojamuosius susitikimus, darbuotojų renginius ir organizacijos veiklas
- Padėti sekti biudžetą, tvarkyti pirkimo prašymus, išlaidų ataskaitas ir sąskaitas faktūras
- Griežtai saugant konfidencialumą apsaugoti jautrią informaciją apie darbuotojus, organizaciją, atlygio sistemas ir darbo jėgą
- Tvarkyti vadovų susitikimų įrašus, platinti medžiagą ir stebėti tolesnius veiksmus
- Padėti laikytis politikos, procedūrų ir dokumentų valdymo reikalavimų
- Tvarkyti tikslią personalo paslaugų dokumentaciją ir užtikrinti vadovų bylų saugojimą
- Būti pagrindiniu kontaktiniu asmeniu vidinėms ir išorinėms suinteresuotosioms šalims, bendraujančioms su vyriausiojo personalo pareigūno biuru
- Teikti administracinę pagalbą kitiems personalo paslaugų vadovams pagal pavedimą
- Vykdyti kitas paskirtas pareigas ir specialiuosius projektus
Reikalavimai
- Susijusios srities bakalauro laipsnis arba dvejų metų lygiavertė patirtis, įrodanti tinkamus įgūdžius atitinkamoje pramonės šakoje ar srityje
- Penkerių metų vis didesnės atsakomybės administracinio palaikymo patirtis, įskaitant aukštesnio lygio vadovų ar vykdomosios grandies vadovų palaikymą
- Kalendorių, kelionių organizavimo, susitikimų ir konfidencialios informacijos administravimo patirtis
- „Microsoft Office“, įskaitant „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Outlook“, taip pat kitų technologijų taikomųjų programų išmanymas
- Patirtis dirbant itin konfidencialioje aplinkoje ir įrodytas diskretiškumas
- Administracinio palaikymo patirtis vykdomosios grandies aplinkoje
- Stiprūs organizavimo, planavimo ir prioritetų nustatymo įgūdžiai
- Puikūs žodinio, rašytinio ir tarpasmeninio bendravimo gebėjimai
- Pažangus „Microsoft Office“ programų, įskaitant „Outlook“, „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ ir „Teams“, išmanymas
- Gebėjimas rengti profesionalius pristatymus, ataskaitas ir vadovų komunikaciją
- Stiprūs problemų sprendimo ir analitiniai gebėjimai
- Žmogiškųjų išteklių funkcijų, praktikos ir terminologijos išmanymas būtų privalumas
- Verslo administravimo, žmogiškųjų išteklių ar susijusios srities bakalauro laipsnis būtų privalumas
- Patirtis žmogiškųjų išteklių ar personalo paslaugų aplinkoje būtų labai pageidautina
- Patirtis padedant vyriausiajam personalo pareigūnui, vykdomosios grandies vadovui ar vyresniajai personalo vadovų komandai
- Patirtis naudojant „Canva“, „PowerPoint“, dirbtinio intelekto įrankius, personalo informacines sistemas, ataskaitų rengimo įrankius, dokumentų valdymo sistemas, virtualaus bendradarbiavimo įrankius ir susijusias programas būtų privalumas, tačiau nėra būtina
- Gebėjimas savarankiškai ir bendradarbiaujant dirbti sparčiai besikeičiančioje aplinkoje
- Gebėjimas priimti pagrįstus sprendimus ir apsaugoti jautrią informaciją
- Gebėjimas valdyti kelis prioritetus ir konkuruojančius terminus
- Gebėjimas keliauti tiek, kiek reikia darbo pareigoms vykdyti
- Gebėjimas kelti, nešti, stumti ir traukti objektus, sveriančius iki 10 svarų
Privalumai
- Hibridinio darbo tvarka
- Kelionės, kai jų reikia darbo pareigoms vykdyti
- Pagrįstos sąlygos asmenims su negalia