Lifelong Learning Administration Corporation е неправителствена организация в образователния сектор, основана през 2016 г., която предоставя административна, оперативна и програмна подкрепа на чартърни училища и обществени нестопански организации в Съединените щати. Услугите ѝ обхващат управление на образователни програми, финанси, човешки ресурси и услуги за служители, оперативна дейност, комуникации, външни отношения, както и правни въпроси и съответствие с нормативните изисквания. Като поема тези ключови функции, LLAC помага на партньорските организации да се съсредоточат върху своите мисии и да разширят въздействието си в общностите, на които служат.
Изпълнителен административен асистент, услуги за служители (хибридно – Ланкастър, Калифорния)
Изпълнителният административен асистент подпомага главния директор „Човешки ресурси“ и ръководния екип на службите за служители в образователна организация със седалище в Ланкастър. Отговаря за поверителни операции на ръководството, комуникации, проекти, документация, отчетност и координация на отдела.
Описание
- Предоставяне на поверителна оперативна подкрепа на главния директор „Човешки ресурси“ и ръководния екип на службите за служители
- Управление на календара на главния директор „Човешки ресурси“, включително срещи, пътувания, ръководни събития и сесии за стратегическо планиране
- Координиране на срещи чрез подготовка на дневен ред, събиране на материали, документиране на задачи и проследяване на последващи действия
- Преглеждане, приоритизиране и управление на комуникациите на главния директор „Човешки ресурси“
- Организиране и поддържане на поверителни файлове, кореспонденция, персонална информация и документи на ръководството
- Изготвяне, преглеждане, редактиране и форматиране на комуникации на ръководството, презентации, отчети и кореспонденция
- Подпомагане на проекти на службите за служители чрез координиране на дейности, проследяване на срокове, поддържане на информация и наблюдение на резултатите
- Улесняване на комуникацията между ръководителите на службите за служители, междуфункционалните партньори и външните заинтересовани страни
- Подготовка на отчети, табла, презентации и материали за срещи чрез използване на данни от системи за човешки ресурси и бизнес системи
- Координиране на срещи на отдела, ръководни отстъпления, събития за служители и организационни дейности
- Съдействие при проследяване на бюджета, заявки за покупки, отчети за разходи и обработка на фактури
- Защита на чувствителна информация за служители, организация, възнаграждения и работна сила чрез стриктна поверителност
- Поддържане на протоколи от ръководни срещи, разпространяване на материали и проследяване на последващи действия
- Подпомагане на спазването на политики, процедури и изисквания за управление на документацията
- Поддържане на точна документация на службите за служители и съхранение на файловете на ръководството
- Изпълняване на ролята на основно лице за контакт за вътрешни и външни заинтересовани страни, които комуникират с офиса на главния директор „Човешки ресурси“
- Предоставяне на административна подкрепа на други ръководители на службите за служители при възлагане
- Изпълнение на допълнителни задължения и специални проекти при възлагане
Изисквания
- Бакалавърска степен в свързана област или две години еквивалентен опит, демонстриращ приложими умения в релевантна индустрия или професионална област
- Пет години административен опит с постепенно нарастваща отговорност, включително подкрепа на висши ръководители или изпълнителни директори
- Опит в управлението на календари, пътувания, срещи и поверителна информация
- Владеене на Microsoft Office, включително Word, Excel, PowerPoint и Outlook, както и на други технологични приложения
- Опит в работа във високоповерителна среда с доказана дискретност
- Опит в административна подкрепа на изпълнително ниво
- Силни организационни умения, умения за планиране и приоритизиране
- Силни устни, писмени и междуличностни комуникационни умения
- Напреднало владеене на приложенията Microsoft Office, включително Outlook, Word, Excel, PowerPoint и Teams
- Способност за създаване на професионални презентации, отчети и комуникации за ръководството
- Силни умения за решаване на проблеми и аналитични способности
- Познания за функциите, практиките и терминологията в областта на човешките ресурси са предимство
- Бакалавърска степен по бизнес администрация, човешки ресурси или свързана област е предимство
- Опит в среда за човешки ресурси или услуги за служители е силно предпочитан
- Опит в подкрепа на главен директор „Човешки ресурси“, изпълнителен директор или висш ръководен екип по човешки ресурси
- Опит с Canva, PowerPoint, инструменти с изкуствен интелект, HRIS, инструменти за отчетност, системи за управление на документи, инструменти за виртуално сътрудничество и свързани приложения е предимство, но не е задължителен
- Способност за самостоятелна и екипна работа в динамична среда
- Способност за добра преценка и защита на чувствителна информация
- Способност за управление на множество приоритети и конкуриращи се срокове
- Способност за пътуване според изискванията на работните задължения
- Способност за повдигане, пренасяне, бутане и дърпане на предмети с тегло до 10 паунда
Придобивки
- Хибриден работен режим
- Пътуване според изискванията на работните задължения
- Разумно приспособяване за хора с увреждания