Lifelong Learning Administration Corporation — некоммерческая организация в сфере образования, основанная в 2016 году. Она предоставляет чартерным школам и общественным некоммерческим организациям по всей территории США административную, операционную и программную поддержку. Услуги организации охватывают управление образовательными программами, финансы, управление персоналом и работу с сотрудниками, операционную деятельность, коммуникации, внешние связи, а также юридические вопросы и соблюдение нормативных требований. Благодаря выполнению этих ключевых функций LLAC помогает партнерским организациям сосредоточиться на своих миссиях и расширять их влияние в обслуживаемых сообществах.
Исполнительный административный ассистент, People Services (гибридный формат — Ланкастер, Калифорния)
Исполнительный административный ассистент оказывает поддержку директору по персоналу и руководящей команде People Services в образовательной организации в Ланкастере. Отвечает за конфиденциальные административные операции руководства, коммуникации, проекты, документацию, отчетность и координацию работы отдела.
Описание
- Оказывать конфиденциальную административную поддержку директору по персоналу и руководящей команде People Services
- Вести календарь директора по персоналу, включая встречи, поездки, мероприятия руководства и сессии стратегического планирования
- Координировать встречи: готовить повестки, собирать материалы, документировать задачи и отслеживать их выполнение
- Проверять, расставлять приоритеты и обрабатывать коммуникации директора по персоналу
- Организовывать и поддерживать конфиденциальные файлы, переписку, кадровую информацию и документы руководства
- Готовить, проверять, редактировать и форматировать сообщения руководства, презентации, отчеты и корреспонденцию
- Поддерживать проекты People Services посредством координации мероприятий, отслеживания сроков, обновления информации и контроля результатов
- Обеспечивать коммуникацию между руководителями People Services, межфункциональными партнерами и внешними заинтересованными сторонами
- Готовить отчеты, информационные панели, презентации и материалы для встреч с использованием данных HR- и бизнес-систем
- Координировать совещания отдела, выездные мероприятия руководства, мероприятия для сотрудников и организационные активности
- Помогать отслеживать бюджет, оформлять заявки на закупки, отчеты о расходах и обрабатывать счета
- Защищать конфиденциальную информацию о сотрудниках, организации, компенсациях и персонале, строго соблюдая конфиденциальность
- Вести протоколы встреч руководства, распространять материалы и отслеживать последующие действия
- Поддерживать соблюдение политик, процедур и требований к управлению документацией
- Обеспечивать точность документации People Services и хранение файлов руководства
- Выступать основным контактным лицом для внутренних и внешних заинтересованных сторон, взаимодействующих с офисом директора по персоналу
- Оказывать административную поддержку другим руководителям People Services по мере необходимости
- Выполнять дополнительные обязанности и специальные проекты по поручению
Требования
- Степень бакалавра в соответствующей области или два года эквивалентного опыта, подтверждающего необходимые навыки в соответствующей отрасли или профессиональной сфере
- Пять лет опыта административной поддержки с последующим расширением ответственности, включая поддержку руководителей высшего звена или топ-менеджеров
- Опыт ведения календарей, организации поездок и встреч, а также работы с конфиденциальной информацией
- Уверенное владение Microsoft Office, включая Word, Excel, PowerPoint и Outlook, а также другими технологическими приложениями
- Опыт работы в условиях высокой конфиденциальности и подтвержденная способность соблюдать осмотрительность
- Опыт административной поддержки на уровне руководства
- Развитые навыки организации, планирования и расстановки приоритетов
- Развитые навыки устной, письменной и межличностной коммуникации
- Продвинутое владение приложениями Microsoft Office, включая Outlook, Word, Excel, PowerPoint и Teams
- Способность создавать профессиональные презентации, отчеты и сообщения руководства
- Развитые навыки решения проблем и аналитические способности
- Знание функций, практик и терминологии управления персоналом желательно
- Желательно наличие степени бакалавра в области делового администрирования, управления персоналом или смежной области
- Опыт работы в сфере управления персоналом или People Services крайне желателен
- Опыт поддержки директора по персоналу, руководителя или руководящей команды HR
- Опыт работы с Canva, PowerPoint, инструментами ИИ, HRIS, инструментами отчетности, системами управления документами, инструментами виртуального сотрудничества и связанными приложениями желателен, но не обязателен
- Способность самостоятельно и совместно работать в динамичной среде
- Способность принимать взвешенные решения и защищать конфиденциальную информацию
- Способность управлять несколькими приоритетами и конкурирующими сроками
- Готовность совершать поездки, необходимые для выполнения рабочих обязанностей
- Способность поднимать, переносить, толкать и тянуть предметы весом до 10 фунтов
Преимущества
- Гибридный формат работы
- Поездки, необходимые для выполнения рабочих обязанностей
- Разумные условия для лиц с инвалидностью