Lifelong Learning Administration Corporation on koulutusalalla toimiva voittoa tavoittelematon organisaatio, joka perustettiin vuonna 2016 ja tarjoaa hallinnollista, operatiivista ja ohjelmatukea peruskouluille sekä yhteisöjen voittoa tavoittelemattomille järjestöille eri puolilla Yhdysvaltoja. Sen palveluihin kuuluvat koulutusohjelmien hallinta, taloushallinto, henkilöstöhallinto ja henkilöstöpalvelut, operatiivinen toiminta, viestintä, ulkosuhteet sekä lakiasiat ja vaatimustenmukaisuus. Hoitamalla nämä keskeiset toiminnot LLAC auttaa kumppaniorganisaatioita keskittymään tehtäviinsä ja laajentamaan vaikutustaan palvelemissaan yhteisöissä.
Johdon hallintoassistentti, henkilöstöpalvelut (hybridityö – Lancaster, Kalifornia)
Johdon hallintoassistentti tukee henkilöstöjohtajaa ja Lancasterissa toimivan koulutusorganisaation henkilöstöpalvelujen johtoryhmää. Hän vastaa luottamuksellisesta johdon toiminnasta, viestinnästä, projekteista, asiakirjoista, raportoinnista ja osaston koordinoinnista.
Kuvaus
- Tarjoa luottamuksellista operatiivista tukea henkilöstöjohtajalle ja henkilöstöpalvelujen johtoryhmälle
- Hallinnoi henkilöstöjohtajan kalenteria, mukaan lukien kokoukset, matkustus, johtotason tapahtumat ja strategisen suunnittelun tilaisuudet
- Koordinoi kokouksia laatimalla esityslistat, kokoamalla materiaalit, dokumentoimalla toimenpiteet ja seuraamalla jatkotoimia
- Seulo, priorisoi ja hallinnoi henkilöstöjohtajan viestintää
- Järjestä ja ylläpidä luottamuksellisia tiedostoja, kirjeenvaihtoa, henkilöstötietoja ja johdon asiakirjoja
- Laadi, tarkista, muokkaa ja muotoile johdon viestintää, esityksiä, raportteja ja kirjeenvaihtoa
- Tue henkilöstöpalvelujen projekteja koordinoimalla toimintoja, seuraamalla määräaikoja, ylläpitämällä tietoja ja valvomalla toimitettavia tuotoksia
- Edistä viestintää henkilöstöpalvelujen johtajien, eri toimintojen yhteistyökumppaneiden ja ulkoisten sidosryhmien välillä
- Laadi henkilöstöhallinnon ja liiketoimintajärjestelmien tietoja hyödyntäviä raportteja, koontinäyttöjä, esityksiä ja kokousmateriaaleja
- Koordinoi osaston kokouksia, johtoryhmän retriittejä, henkilöstötapahtumia ja organisaation toimintoja
- Avusta budjetin seurannassa, ostopyynnöissä, kuluraporteissa ja laskujen käsittelyssä
- Suojaa arkaluonteiset työntekijä-, organisaatio-, palkkaus- ja henkilöstövoimavaratiedot ehdottoman luottamuksellisuuden avulla
- Ylläpidä johdon kokousasiakirjoja, jaa materiaalit ja seuraa jatkotoimia
- Tue käytäntöjen, menettelyjen ja asiakirjahallinnan vaatimusten noudattamista
- Ylläpidä henkilöstöpalvelujen dokumentaation oikeellisuutta ja johdon tiedostojen säilytystä
- Toimi ensisijaisena yhteyshenkilönä henkilöstöjohtajan toimistoon yhteydessä oleville sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille
- Tarjoa hallinnollista tukea muille henkilöstöpalvelujen johtajille tehtävänannon mukaan
- Suorita muita tehtäviä ja erityisprojekteja tehtävänannon mukaan
Vaatimukset
- Soveltuvan alan kandidaatin tutkinto tai kahden vuoden vastaava työkokemus, joka osoittaa tehtävään soveltuvat taidot asiaankuuluvalla toimialalla tai alalla
- Viiden vuoden ajan karttunut hallinnollisen tuen kokemus, mukaan lukien kokemus ylemmän johdon tai johtajien tukemisesta
- Kokemus kalenterien ja matkajärjestelyjen hallinnasta, kokousten koordinoinnista ja luottamuksellisten tietojen käsittelystä
- Microsoft Officen, mukaan lukien Wordin, Excelin, PowerPointin ja Outlookin, sekä muiden teknologiasovellusten hyvä hallinta
- Kokemus erittäin luottamuksellisessa ympäristössä työskentelystä ja osoitettu hienotunteisuus
- Hallinnollisen tuen kokemus johtotason ympäristössä
- Erinomaiset organisointi-, suunnittelu- ja priorisointitaidot
- Erinomaiset suulliset, kirjalliset ja vuorovaikutustaidot
- Microsoft Office -sovellusten, mukaan lukien Outlookin, Wordin, Excelin, PowerPointin ja Teamsin, edistynyt hallinta
- Kyky laatia ammattimaisia esityksiä, raportteja ja johdon viestintää
- Vahvat ongelmanratkaisu- ja analyyttiset taidot
- Henkilöstöhallinnon toimintojen, käytäntöjen ja terminologian tuntemus katsotaan eduksi
- Kauppatieteiden, henkilöstöhallinnon tai lähialan kandidaatin tutkinto katsotaan eduksi
- Kokemus henkilöstöhallinnon tai henkilöstöpalvelujen ympäristöstä katsotaan erittäin suureksi eduksi
- Kokemus henkilöstöjohtajan, johtajan tai ylemmän henkilöstöhallinnon johtoryhmän tukemisesta
- Kokemus Canvasta, PowerPointista, tekoälytyökaluista, HRIS-järjestelmistä, raportointityökaluista, asiakirjahallintajärjestelmistä, virtuaalisista yhteistyötyökaluista ja vastaavista sovelluksista katsotaan eduksi, mutta sitä ei edellytetä
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja yhteistyössä nopeatempoisessa ympäristössä
- Kyky käyttää hyvää harkintaa ja suojata arkaluonteisia tietoja
- Kyky hallita useita prioriteetteja ja kilpailevia määräaikoja
- Kyky matkustaa työtehtävien edellyttämällä tavalla
- Kyky nostaa, kantaa, työntää ja vetää enintään 10 paunaa painavia esineitä
Edut
- Hybridityöjärjestely
- Matkustus työtehtävien edellyttämällä tavalla
- Kohtuulliset mukautukset vammaisille henkilöille