Lifelong Learning Administration Corporation — неприбуткова організація у сфері освіти, заснована у 2016 році. Вона надає чартерним школам і громадським неприбутковим організаціям по всій території США адміністративну, операційну та програмну підтримку. Послуги організації охоплюють управління освітніми програмами, фінанси, управління персоналом і роботу з працівниками, операційну діяльність, комунікації, зовнішні зв’язки, а також юридичні питання та дотримання нормативних вимог. Виконуючи ці ключові функції, LLAC допомагає партнерським організаціям зосередитися на своїх місіях і розширювати їхній вплив у громадах, яким вони служать.
Виконавчий адміністративний асистент, People Services (гібридний формат — Ланкастер, Каліфорнія)
Виконавчий адміністративний асистент підтримує директора з персоналу та керівну команду People Services в освітній організації в Ланкастері. Відповідає за конфіденційні адміністративні операції керівництва, комунікації, проєкти, документацію, звітність і координацію роботи відділу.
Опис
- Надавати конфіденційну адміністративну підтримку директору з персоналу та керівній команді People Services
- Вести календар директора з персоналу, зокрема зустрічі, поїздки, заходи керівництва та сесії стратегічного планування
- Координувати зустрічі: готувати порядок денний, збирати матеріали, документувати завдання та відстежувати їх виконання
- Перевіряти, визначати пріоритетність і опрацьовувати комунікації директора з персоналу
- Організовувати та підтримувати конфіденційні файли, листування, кадрову інформацію й документи керівництва
- Готувати, перевіряти, редагувати та форматувати повідомлення керівництва, презентації, звіти й кореспонденцію
- Підтримувати проєкти People Services шляхом координації заходів, відстеження строків, оновлення інформації та контролю результатів
- Забезпечувати комунікацію між керівниками People Services, міжфункціональними партнерами та зовнішніми зацікавленими сторонами
- Готувати звіти, інформаційні панелі, презентації та матеріали для зустрічей із використанням даних HR- і бізнес-систем
- Координувати наради відділу, виїзні заходи керівництва, заходи для працівників та організаційні активності
- Допомагати відстежувати бюджет, оформлювати заявки на закупівлі, звіти про витрати та обробляти рахунки
- Захищати конфіденційну інформацію про працівників, організацію, компенсації та персонал, суворо дотримуючись конфіденційності
- Вести записи зустрічей керівництва, поширювати матеріали та відстежувати подальші дії
- Підтримувати дотримання політик, процедур і вимог до управління документацією
- Забезпечувати точність документації People Services і зберігання файлів керівництва
- Бути основною контактною особою для внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін, які взаємодіють з офісом директора з персоналу
- Надавати адміністративну підтримку іншим керівникам People Services за потреби
- Виконувати додаткові обов’язки та спеціальні проєкти за дорученням
Вимоги
- Ступінь бакалавра у відповідній галузі або два роки еквівалентного досвіду, що демонструє відповідні навички у відповідній галузі чи професійній сфері
- П’ять років досвіду адміністративної підтримки з поступовим розширенням відповідальності, зокрема підтримки керівників вищої ланки або топменеджерів
- Досвід ведення календарів, організації поїздок і зустрічей, а також роботи з конфіденційною інформацією
- Впевнене володіння Microsoft Office, зокрема Word, Excel, PowerPoint і Outlook, а також іншими технологічними застосунками
- Досвід роботи в умовах високої конфіденційності та підтверджена здатність дотримуватися розсудливості
- Досвід адміністративної підтримки на рівні керівництва
- Розвинені навички організації, планування та визначення пріоритетів
- Розвинені навички усної, письмової та міжособистісної комунікації
- Високий рівень володіння застосунками Microsoft Office, зокрема Outlook, Word, Excel, PowerPoint і Teams
- Здатність створювати професійні презентації, звіти та повідомлення керівництва
- Розвинені навички розв’язання проблем і аналітичні здібності
- Знання функцій, практик і термінології управління персоналом бажане
- Бажано мати ступінь бакалавра з ділового адміністрування, управління персоналом або суміжної галузі
- Досвід роботи у сфері управління персоналом або People Services є особливо бажаним
- Досвід підтримки директора з персоналу, керівника або керівної команди HR
- Досвід роботи з Canva, PowerPoint, інструментами ШІ, HRIS, інструментами звітності, системами управління документами, інструментами віртуальної співпраці та пов’язаними застосунками бажаний, але не обов’язковий
- Здатність самостійно та спільно працювати в динамічному середовищі
- Здатність ухвалювати обґрунтовані рішення та захищати конфіденційну інформацію
- Здатність керувати кількома пріоритетами та конкуруючими строками
- Готовність здійснювати поїздки, необхідні для виконання робочих обов’язків
- Здатність піднімати, переносити, штовхати й тягнути предмети вагою до 10 фунтів
Переваги
- Гібридний формат роботи
- Поїздки, необхідні для виконання робочих обов’язків
- Розумне пристосування для осіб з інвалідністю