A Lifelong Learning Administration Corporation egy 2016-ban alapított, az oktatási szektorban működő nonprofit szervezet, amely adminisztratív, operatív és programtámogatást nyújt az Egyesült Államokban működő charteriskolák és közösségi nonprofit szervezetek számára. Szolgáltatásai kiterjednek az oktatási programok irányítására, a pénzügyekre, a humánerőforrás- és munkatársi szolgáltatásokra, a működésre, a kommunikációra, a külső kapcsolatokra, valamint a jogi és megfelelési területekre. Ezen alapvető funkciók átvállalásával az LLAC segíti partner szervezeteit abban, hogy küldetésükre összpontosítsanak, és növeljék a közösségekben kifejtett hatásukat.
Vezetői adminisztratív asszisztens, Személyügyi szolgáltatások (hibrid - Lancaster, CA)
Egy Lancasterben működő oktatási szervezet humánerőforrás-vezetőjét és a Személyügyi szolgáltatások vezetői csapatát támogatja. Bizalmas vezetői műveleteket, kommunikációt, projekteket, nyilvántartásokat, jelentéseket és részlegkoordinációt felügyel.
Leírás
- Bizalmas operatív támogatást nyújt a humánerőforrás-vezetőnek és a Személyügyi szolgáltatások vezetői csapatának
- Kezeli a HR-vezető naptárát, beleértve a megbeszéléseket, utazásokat, vezetői eseményeket és stratégiai tervezési üléseket
- Koordinálja a megbeszéléseket napirendek előkészítésével, anyagok összeállításával, intézkedési pontok dokumentálásával és az utánkövetés nyomon követésével
- Szűri, rangsorolja és kezeli a HR-vezető kommunikációját
- Rendszerezi és karbantartja a bizalmas fájlokat, levelezést, személyzeti információkat és vezetői nyilvántartásokat
- Elkészíti, átnézi, szerkeszti és formázza a vezetői kommunikációkat, prezentációkat, jelentéseket és levelezést
- Tevékenységkoordinációval, határidők követésével, információk karbantartásával és a teljesítendő feladatok nyomon követésével támogatja a Személyügyi szolgáltatások projektjeit
- Elősegíti a kommunikációt a Személyügyi szolgáltatások vezetői, a többfunkciós partnerek és a külső érdekelt felek között
- HR- és üzleti rendszeradatok felhasználásával jelentéseket, irányítópultokat, prezentációkat és megbeszélési anyagokat készít
- Koordinálja a részlegmegbeszéléseket, vezetői elvonulásokat, munkavállalói eseményeket és szervezeti tevékenységeket
- Segít a költségvetés nyomon követésében, beszerzési kérelmekben, költségelszámolásokban és számlafeldolgozásban
- Szigorú titoktartással védi a munkavállalói, szervezeti, javadalmazási és munkaerővel kapcsolatos érzékeny információkat
- Vezeti a vezetői megbeszélések nyilvántartását, terjeszti az anyagokat és figyelemmel kíséri az utánkövetési intézkedéseket
- Támogatja a szabályzatoknak, eljárásoknak és iratkezelési követelményeknek való megfelelést
- Naprakészen tartja a Személyügyi szolgáltatások dokumentációját, és megőrzi a vezetői fájlokat
- Elsődleges kapcsolattartóként jár el a HR-vezető irodájával kapcsolatba lépő belső és külső érdekelt felek számára
- Szükség szerint adminisztratív támogatást nyújt a Személyügyi szolgáltatások más vezetőinek
- Elvégzi az egyéb kijelölt feladatokat és különleges projekteket
Követelmények
- Kapcsolódó területen szerzett főiskolai vagy egyetemi diploma, vagy két év egyenértékű tapasztalat, amely releváns iparágban vagy szakterületen alkalmazható készségeket igazol
- Legalább öt év, fokozatosan növekvő felelősséggel járó adminisztratív támogatási tapasztalat, beleértve a vezetők vagy felsővezetők támogatását
- Tapasztalat naptárak, utazási szervezések, megbeszélések és bizalmas információk kezelésében
- Microsoft Office-ismeret, beleértve a Word, Excel, PowerPoint és Outlook alkalmazásokat, valamint egyéb technológiai alkalmazásokat
- Tapasztalat magas szintű titoktartást igénylő környezetben, bizonyított diszkrécióval
- Adminisztratív támogatási tapasztalat vezetői szintű környezetben
- Erős szervezési, tervezési és prioritáskezelési készségek
- Erős szóbeli, írásbeli és interperszonális kommunikációs készségek
- A Microsoft Office alkalmazások, köztük az Outlook, Word, Excel, PowerPoint és Teams magas szintű ismerete
- Képesség professzionális prezentációk, jelentések és vezetői kommunikációk készítésére
- Erős problémamegoldó és elemző készségek
- A humánerőforrás-funkciók, gyakorlatok és terminológia ismerete előnyt jelent
- Üzleti adminisztráció, humánerőforrás vagy kapcsolódó területen szerzett diploma előnyt jelent
- Humánerőforrás- vagy Személyügyi szolgáltatási környezetben szerzett tapasztalat erősen előnyös
- Humánerőforrás-vezető, felsővezető vagy vezető HR-csapat támogatásában szerzett tapasztalat
- A Canva, PowerPoint, mesterségesintelligencia-eszközök, HRIS, jelentéskészítő eszközök, dokumentumkezelő rendszerek, virtuális együttműködési eszközök és kapcsolódó alkalmazások használatában szerzett tapasztalat előnyt jelent, de nem kötelező
- Képesség önállóan és együttműködve dolgozni gyors ütemű környezetben
- Képesség megalapozott döntések meghozatalára és érzékeny információk védelmére
- Képesség több prioritás és egymással versengő határidő kezelésére
- Munkaköri feladatok esetén utazási hajlandóság
- Képesség legfeljebb 10 font súlyú tárgyak emelésére, szállítására, tolására és húzására
Juttatások
- Hibrid munkavégzési forma
- Utazás a munkaköri feladatoknak megfelelően
- Ésszerű alkalmazkodás fogyatékossággal élő személyek számára