国際部コーディネーター（ハイブリッド勤務）
ライス大学ベーカー公共政策研究所で、OISS職員および留学生・研究者に関する事務運営を調整します。予算、業務フロー、イベント、問い合わせ、記録、移民関連の事務手続きを担当します。
仕事内容
- OISS職員および留学生・研究者に事務・運営上の支援を提供する
- 予算、会計、オフィス業務フローを管理する
- 日常的な対面および電話での問い合わせの主な窓口となり、必要に応じて複雑な案件をエスカレーションする
- 部門長のために優先事項を設定し、事務上の問題を解決する
- 会議用の背景資料を調査・準備する
- 依頼に応じて上司の代理として会議に出席する
- 複雑な会議、セミナー、イベントを調整する
- 調査、編集、事実確認を通じて、プレゼンテーション、会議、報告書の資料を作成する
- 詳細な報告書やスプレッドシートを作成し、調査結果に基づく対応を提案する
- 財務取引を処理し、予算を照合し、支出を監視して差異を解消する
- 資本支出および特殊機器の申請、ならびにベンダー選定を支援する
- 調達関連の調整および処理を担当する
- オフィスの移転および通常の改装・改修プロジェクトを調整する
- 資料を確認し、ブリーフィングに必要な情報を抽出する
- 勤務スケジュールの作成や業務量の配分を含め、学生スタッフを訓練・指導する
- 電話に応対し、予約を設定し、来訪者からの質問に回答する
- 新しく到着した学生・研究者向けのオリエンテーションを支援し、移民および手続きに関する初期情報を提供する
- 留学生・研究者に関わる緊急事態や重大な問題に対応する際、適切な判断を下す
- 他の国際部コーディネーターと行政、コンプライアンス、オフィス支援業務を調整する
- ISSMビザ管理システムに記録を入力し、追跡・監視する
- その他、割り当てられた業務を遂行する
応募要件
- 準学士号
- オフィス環境での関連する事務アシスタント経験3年
- 高度なコンピュータースキル、およびオフィスソフトウェアとメールアプリケーションの実務経験
- プロジェクトを最後まで進め、完了できることを示す実績
- 優れた組織力と細部への注意力
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力
- 優れた顧客サービス能力と対人スキル
- 業務の優先順位付け、複数の責任の管理、仕事の委任ができること
- 主体的に行動し、プロジェクトに責任を持って取り組めること
- 独立して一貫性のある適切な判断を下せること
- 関連する追加教育は、同等の年数単位で職務経験の代替とすることができる
- 歓迎：学術または研究環境での経験
- 歓迎：大学環境で外国籍の人々と働いた経験
- 歓迎：国際的または異文化的な環境での経験
- 歓迎：外国語に堪能であること
- 歓迎：Microsoft Officeおよびその他のデータベースアプリケーションに精通していること
福利厚生
- 福利厚生の対象となる職位
- 出社勤務とリモート勤務を組み合わせたハイブリッド勤務制度
- 6か月の試用期間終了後、週1日の在宅勤務が可能
- FLSAに基づき、非免除の時給制従業員は時間外勤務の対象となる
- 要件を満たす障害のある方には合理的配慮を提供
