Bakerov institut za javnu politiku Sveučilišta Rice nestranački je istraživački institut usmjeren na domaću i međunarodnu politiku. Smješten pri Sveučilištu Rice, okuplja nastavnike, suradnike, znanstvenike i stručnjake iz više disciplina kako bi proučavali složena pitanja javnih politika i povezivali istraživanja s praktičnim oblikovanjem politika. Njegov rad podupire informiranu raspravu i pridonosi razvoju politika u širokom rasponu tema u Sjedinjenim Američkim Državama i inozemstvu.
Koordinator međunarodnog odjela (hibridni rad)
Koordinirajte administrativne poslove za osoblje OISS-a te međunarodne studente i stručnjake na Baker Institute for Public Policy Sveučilišta Rice. Nadzirite proračune, uredske procese, događanja, upite, evidencije i administrativne imigracijske postupke.
Opis
- Pružati administrativnu i operativnu podršku osoblju OISS-a te međunarodnim studentima i stručnjacima
- Upravljati proračunskim, računovodstvenim i uredskim procesima
- Biti glavna kontaktna osoba za uobičajene osobne i telefonske upite te po potrebi prosljeđivati složena pitanja nadležnima
- Određivati prioritete i rješavati administrativna pitanja voditelja odjela
- Istraživati i pripremati materijale za sastanke
- Po potrebi prisustvovati sastancima u ime nadređenog
- Koordinirati složene konferencije, seminare i događanja
- Pripremati prezentacijske, konferencijske i izvještajne materijale istraživanjem, uređivanjem i provjerom činjenica
- Izrađivati detaljna izvješća i proračunske tablice te na temelju nalaza preporučivati mjere
- Obrađivati financijske transakcije, usklađivati proračune, pratiti potrošnju i rješavati odstupanja
- Podupirati zahtjeve za kapitalna ulaganja i posebnu opremu te odabir dobavljača
- Koordinirati i obrađivati poslove povezane s nabavom
- Koordinirati preseljenja ureda i redovite projekte preuređenja ili obnove
- Pregledavati materijale i izdvajati relevantne informacije za brifinge
- Obučavati i usmjeravati studentske radnike, uključujući raspoređivanje i raspodjelu opterećenja
- Odgovarati na pozive, dogovarati termine i odgovarati na pitanja posjetitelja
- Podupirati orijentaciju novopridošlih studenata i stručnjaka te pružati početne imigracijske i proceduralne informacije
- Primjenjivati dobro prosuđivanje pri rješavanju hitnih ili kritičnih pitanja koja uključuju međunarodne studente i stručnjake
- Koordinirati administrativne, usklađivačke i uredske potporne aktivnosti s drugim koordinatorom međunarodnog odjela
- Unositi, pratiti i nadzirati evidencije u sustavu ISSM za upravljanje vizama
- Obavljati druge dodijeljene zadatke
Zahtjevi
- Stručna sprema suradničke razine
- Tri godine povezanog iskustva na poslovima administrativnog asistenta u uredskom okruženju
- Napredno poznavanje rada na računalu i praktično iskustvo s uredskim softverom i aplikacijama za e-poštu
- Dokazana sposobnost praćenja i dovršavanja projekata
- Izražene organizacijske vještine i velika pažnja posvećena detaljima
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine
- Izražene vještine korisničke podrške i međuljudskih odnosa
- Sposobnost određivanja prioriteta, upravljanja višestrukim obvezama i delegiranja posla
- Sposobnost preuzimanja inicijative i odgovornosti za projekte
- Sposobnost samostalnog i dosljednog donošenja ispravnih prosudbi
- Dodatno povezano obrazovanje može zamijeniti iskustvo u omjeru godina za godinu
- Poželjno: Iskustvo u akademskom ili istraživačkom okruženju
- Poželjno: Iskustvo rada sa stranim državljanima na koledžu ili sveučilištu
- Poželjno: Iskustvo u međunarodnom ili interkulturalnom okruženju
- Poželjno: Tečno znanje stranog jezika
- Poželjno: Poznavanje Microsoft Officea i drugih baza podataka
Pogodnosti
- Radno mjesto s pravom na beneficije
- Hibridni raspored koji kombinira rad na lokaciji i rad na daljinu
- Jedan dan rada od kuće tjedno dopušten je nakon šestomjesečnog probnog roka
- Pravo na prekovremeni rad prema FLSA-i za satnice koje nisu izuzete od te regulative
- Kvalificiranim osobama s invaliditetom dostupne su razumne prilagodbe