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Rice University's Baker Institute for Public Policy
Rice University's Baker Institute for Public Policy
51 – 200 Mitarbeitende
BeratungBildungGemeinnützig
Das Baker Institute for Public Policy der Rice University ist ein überparteiliches Forschungsinstitut mit Schwerpunkt auf innen- und außenpolitischen Themen. An der Rice University bringt es Lehrende, Fellows, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie Fachleute aus verschiedenen Disziplinen zusammen, um komplexe Fragen der öffentlichen Politik zu untersuchen und Forschung mit praktischer Politikgestaltung zu verbinden. Seine Arbeit fördert eine fundierte Diskussion und trägt in den Vereinigten Staaten und darüber hinaus zur Entwicklung politischer Maßnahmen in einem breiten Themenspektrum bei.
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Stellen im Unternehmen

Koordinator/in für die internationale Abteilung (Hybrid)

Koordinieren Sie die administrativen Abläufe für die Mitarbeitenden des OISS sowie internationale Studierende und Wissenschaftler/innen am Baker Institute for Public Policy der Rice University. Überwachen Sie Budgets, Büroabläufe, Veranstaltungen, Anfragen, Unterlagen und administrative Einwanderungsprozesse.

USVereinigte StaatenTXTexas
21 $ / Stunde
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAllgemein

Beschreibung

  • Administrative und operative Unterstützung für OISS-Mitarbeitende sowie internationale Studierende und Wissenschaftler/innen leisten
  • Budgetierungs-, Buchhaltungs- und Büroablaufaktivitäten verwalten
  • Als Hauptansprechperson für routinemäßige persönliche und telefonische Anfragen fungieren und komplexe Anliegen bei Bedarf weiterleiten
  • Prioritäten für die Abteilungsleitung festlegen und administrative Probleme lösen
  • Hintergrundmaterialien für Besprechungen recherchieren und vorbereiten
  • Auf Wunsch anstelle der Führungskraft an Besprechungen teilnehmen
  • Komplexe Konferenzen, Seminare und Veranstaltungen koordinieren
  • Präsentations-, Konferenz- und Berichtsmaterialien durch Recherche, Bearbeitung und Faktenprüfung vorbereiten
  • Detaillierte Berichte und Tabellen erstellen und auf Grundlage der Ergebnisse Maßnahmen empfehlen
  • Finanztransaktionen bearbeiten, Budgets abstimmen, Ausgaben überwachen und Abweichungen klären
  • Kapital- und Anträge für spezielle Ausrüstung sowie die Auswahl von Anbietern unterstützen
  • Koordination und Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen übernehmen
  • Büroumzüge sowie routinemäßige Umbau- oder Renovierungsprojekte koordinieren
  • Materialien prüfen und relevante Informationen für Briefings herausarbeiten
  • Studentische Hilfskräfte schulen und anleiten, einschließlich Einsatzplanung und Aufgabenverteilung
  • Anrufe entgegennehmen, Termine vereinbaren und Fragen von Besucherinnen und Besuchern beantworten
  • Die Orientierung neu eingetroffener Studierender und Wissenschaftler/innen unterstützen und erste Informationen zu Einwanderungs- und Verfahrensfragen geben
  • Bei Notfällen oder kritischen Situationen mit internationalen Studierenden und Wissenschaftler/innen umsichtig handeln
  • Administrative, Compliance- und Büroserviceaktivitäten mit der anderen Koordinationskraft der internationalen Abteilung abstimmen
  • Unterlagen im ISSM-Visaverwaltungssystem erfassen, nachverfolgen und überwachen
  • Weitere zugewiesene Aufgaben übernehmen

Anforderungen

  • Abschluss als Associate
  • Drei Jahre einschlägige Erfahrung als Verwaltungsassistenz in einem Büro
  • Fortgeschrittene Computerkenntnisse und praktische Erfahrung mit Bürosoftware und E-Mail-Anwendungen
  • Nachweisliche Fähigkeit, Projekte konsequent zu verfolgen und abzuschließen
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und große Detailgenauigkeit
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Ausgeprägte Kundenorientierung und zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, mehrere Verantwortlichkeiten zu verwalten und Arbeit zu delegieren
  • Fähigkeit, Eigeninitiative zu zeigen und Verantwortung für Projekte zu übernehmen
  • Fähigkeit, selbstständig und zuverlässig umsichtig zu urteilen
  • Zusätzliche einschlägige Ausbildung kann Berufserfahrung im Verhältnis von Jahr zu Jahr ersetzen
  • Von Vorteil: Erfahrung in einem akademischen oder Forschungsumfeld
  • Von Vorteil: Erfahrung in der Arbeit mit ausländischen Staatsangehörigen an einer Hochschule oder Universität
  • Von Vorteil: Erfahrung in einem internationalen oder interkulturellen Umfeld
  • Von Vorteil: Beherrschung einer Fremdsprache
  • Von Vorteil: Kenntnisse in Microsoft Office und anderen Datenbankanwendungen

Zusatzleistungen

  • Position mit Anspruch auf Leistungen
  • Hybrides Arbeitsmodell mit Arbeit vor Ort und aus der Ferne
  • Nach Ablauf der sechsmonatigen Probezeit ist ein Tag pro Woche im Homeoffice möglich
  • Anspruch auf Überstundenvergütung gemäß FLSA für nicht befreite Beschäftigte im Stundenlohn
  • Angemessene Vorkehrungen für qualifizierte Menschen mit Behinderungen verfügbar

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