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Rice University's Baker Institute for Public Policy
Rice University's Baker Institute for Public Policy
51 – 200 Dipendenti
ConsulenzaIstruzioneSenza scopo di lucro
Il Baker Institute for Public Policy della Rice University è un istituto di ricerca apartitico che si concentra sulle politiche nazionali e internazionali. Con sede presso la Rice University, riunisce docenti, borsisti, studiosi ed esperti di diverse discipline per esaminare questioni complesse di politica pubblica e collegare la ricerca alla definizione concreta delle politiche. Il suo lavoro sostiene un dibattito informato e contribuisce allo sviluppo di politiche in un’ampia gamma di ambiti negli Stati Uniti e all’estero.
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Offerte dell’azienda

Coordinatore del Dipartimento Internazionale (Ibrido)

Coordina le operazioni amministrative per il personale OISS e per gli studenti e ricercatori internazionali del Baker Institute for Public Policy della Rice University. Supervisiona bilanci, flussi di lavoro, eventi, richieste, registri e processi amministrativi relativi all’immigrazione.

USStati UnitiTXTexas
21 $ / ora
IbridoTempo pienoIntermedioSeniorLingua Richiesta: ingleseGenerale

Descrizione

  • Fornire supporto amministrativo e operativo al personale OISS e agli studenti e ricercatori internazionali
  • Gestire le attività di bilancio, contabilità e flusso di lavoro dell’ufficio
  • Essere il principale punto di contatto per le richieste ordinarie di persona e telefoniche, inoltrando le questioni complesse quando necessario
  • Stabilire le priorità e risolvere le questioni amministrative per il responsabile del dipartimento
  • Ricercare e preparare materiali di supporto per le riunioni
  • Partecipare alle riunioni per conto del supervisore quando richiesto
  • Coordinare conferenze, seminari ed eventi complessi
  • Preparare materiali per presentazioni, conferenze e relazioni attraverso ricerca, revisione e verifica dei fatti
  • Elaborare relazioni e fogli di calcolo dettagliati e raccomandare azioni sulla base dei risultati
  • Elaborare transazioni finanziarie, riconciliare i bilanci, monitorare le spese e risolvere le discrepanze
  • Supportare le richieste di investimenti e attrezzature speciali e la selezione dei fornitori
  • Gestire il coordinamento e l’elaborazione delle attività relative agli acquisti
  • Coordinare i trasferimenti degli uffici e i progetti ordinari di ristrutturazione o rinnovo
  • Esaminare i materiali ed estrarre le informazioni pertinenti per i briefing
  • Formare e guidare gli studenti lavoratori, inclusa la pianificazione degli orari e la distribuzione del carico di lavoro
  • Rispondere alle chiamate, fissare appuntamenti e rispondere alle domande dei visitatori
  • Supportare l’orientamento degli studenti e ricercatori appena arrivati e fornire informazioni preliminari sull’immigrazione e sulle procedure
  • Usare un giudizio adeguato nell’affrontare emergenze o questioni critiche che coinvolgono studenti e ricercatori internazionali
  • Coordinare le attività amministrative, di conformità e di supporto d’ufficio con l’altro coordinatore del Dipartimento Internazionale
  • Inserire, monitorare e tenere traccia dei dati nel sistema di gestione dei visti ISSM
  • Svolgere ulteriori mansioni assegnate

Requisiti

  • Diploma di laurea breve
  • Tre anni di esperienza amministrativa pertinente in un ambiente d’ufficio
  • Competenze informatiche avanzate ed esperienza pratica con software d’ufficio e applicazioni di posta elettronica
  • Comprovata capacità di seguire e portare a termine i progetti
  • Spiccate capacità organizzative e grande attenzione ai dettagli
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Forti capacità di assistenza alla clientela e relazionali
  • Capacità di stabilire le priorità, gestire più responsabilità e delegare il lavoro
  • Capacità di prendere l’iniziativa e assumersi la responsabilità dei progetti
  • Capacità di esercitare un giudizio adeguato in modo indipendente e costante
  • Un’istruzione aggiuntiva pertinente può sostituire l’esperienza secondo un’equivalenza di un anno per un anno
  • Preferibile: Esperienza in un ambiente accademico o di ricerca
  • Preferibile: Esperienza con cittadini stranieri in un college o università
  • Preferibile: Esperienza in un ambiente internazionale o interculturale
  • Preferibile: Padronanza di una lingua straniera
  • Preferibile: Competenza nell’uso di Microsoft Office e di altre applicazioni di database

Benefit

  • Posizione con diritto ai benefit
  • Orario ibrido che combina lavoro in sede e da remoto
  • È consentita una giornata di lavoro da casa dopo il periodo di prova di sei mesi
  • Idoneità agli straordinari ai sensi della FLSA per i dipendenti non esenti retribuiti a ore
  • Sono disponibili accomodamenti ragionevoli per le persone qualificate con disabilità

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