
สถาบัน Baker Institute for Public Policy แห่งมหาวิทยาลัย Rice เป็นสถาบันวิจัยที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใด โดยมุ่งเน้นนโยบายภายในประเทศและระหว่างประเทศ สถาบันตั้งอยู่ที่มหาวิทยาลัย Rice และรวบรวมคณาจารย์ นักวิจัยประจำ นักวิชาการ และผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายสาขาเพื่อศึกษาประเด็นนโยบายสาธารณะที่ซับซ้อน พร้อมเชื่อมโยงงานวิจัยเข้ากับการกำหนดนโยบายในทางปฏิบัติ ผลงานของสถาบันช่วยสนับสนุนการอภิปรายบนพื้นฐานของข้อมูลและมีส่วนช่วยพัฒนานโยบายในประเด็นต่าง ๆ ทั้งในสหรัฐอเมริกาและต่างประเทศ
ผู้ประสานงานฝ่ายนานาชาติ (ทำงานแบบไฮบริด)
ประสานงานงานธุรการสำหรับเจ้าหน้าที่ OISS รวมถึงนักศึกษาและนักวิชาการนานาชาติที่ Baker Institute for Public Policy ของ Rice University ดูแลงบประมาณ ขั้นตอนการทำงานในสำนักงาน กิจกรรม ข้อซักถาม เอกสาร และกระบวนการธุรการที่เกี่ยวข้องกับการตรวจคนเข้าเมือง
รายละเอียด
- ให้การสนับสนุนด้านธุรการและการดำเนินงานแก่เจ้าหน้าที่ OISS รวมถึงนักศึกษาและนักวิชาการนานาชาติ
- ดูแลกิจกรรมด้านงบประมาณ การบัญชี และขั้นตอนการทำงานของสำนักงาน
- เป็นผู้ติดต่อหลักสำหรับข้อซักถามทั่วไปแบบมาติดต่อด้วยตนเองและทางโทรศัพท์ พร้อมส่งต่อเรื่องที่ซับซ้อนเมื่อจำเป็น
- กำหนดลำดับความสำคัญและแก้ไขปัญหาด้านธุรการให้หัวหน้าฝ่าย
- ค้นคว้าและจัดเตรียมข้อมูลพื้นฐานสำหรับการประชุม
- เข้าร่วมการประชุมแทนผู้บังคับบัญชาเมื่อได้รับมอบหมาย
- ประสานงานการประชุมสัมมนา การสัมมนา และกิจกรรมที่ซับซ้อน
- จัดเตรียมเอกสารนำเสนอ เอกสารการประชุม และรายงานผ่านการค้นคว้า การแก้ไข และการตรวจสอบข้อเท็จจริง
- จัดทำรายงานและสเปรดชีตโดยละเอียด พร้อมเสนอแนวทางดำเนินการตามผลการวิเคราะห์
- ดำเนินธุรกรรมทางการเงิน กระทบยอดงบประมาณ ติดตามการใช้จ่าย และแก้ไขความคลาดเคลื่อน
- สนับสนุนคำขอด้านเงินลงทุนและอุปกรณ์พิเศษ รวมถึงการคัดเลือกผู้ขาย
- ประสานงานและดำเนินการเกี่ยวกับการจัดซื้อ
- ประสานงานการย้ายสำนักงานและโครงการปรับปรุงหรือตกแต่งสำนักงานตามปกติ
- ตรวจสอบเอกสารและดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดทำสรุปสำหรับการบรรยายสรุป
- ฝึกอบรมและให้คำแนะนำแก่นักศึกษาผู้ปฏิบัติงาน รวมถึงการจัดตารางเวลาและการแบ่งงาน
- รับสายโทรศัพท์ นัดหมาย และตอบคำถามของผู้มาติดต่อ
- สนับสนุนการปฐมนิเทศสำหรับนักศึกษาและนักวิชาการที่เพิ่งเดินทางมาถึง พร้อมให้ข้อมูลเบื้องต้นด้านการตรวจคนเข้าเมืองและขั้นตอนต่าง ๆ
- ใช้วิจารณญาณที่เหมาะสมเมื่อจัดการเหตุฉุกเฉินหรือประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับนักศึกษาและนักวิชาการนานาชาติ
- ประสานงานกิจกรรมด้านธุรการ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการสนับสนุนสำนักงานร่วมกับผู้ประสานงานฝ่ายนานาชาติอีกคน
- บันทึก ติดตาม และตรวจสอบข้อมูลในระบบจัดการวีซ่า ISSM
- ปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
คุณสมบัติ
- วุฒิอนุปริญญา
- มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องในตำแหน่งผู้ช่วยธุรการในสำนักงานสามปี
- มีทักษะคอมพิวเตอร์ขั้นสูงและประสบการณ์จริงในการใช้ซอฟต์แวร์สำนักงานและแอปพลิเคชันอีเมล
- มีความสามารถในการติดตามงานและดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น
- มีทักษะการจัดระเบียบที่ดีและใส่ใจในรายละเอียดสูง
- มีทักษะการสื่อสารทั้งลายลักษณ์อักษรและวาจายอดเยี่ยม
- มีทักษะการบริการลูกค้าและมนุษยสัมพันธ์ที่ดี
- สามารถจัดลำดับความสำคัญ จัดการความรับผิดชอบหลายด้าน และมอบหมายงานได้
- สามารถริเริ่มและรับผิดชอบโครงการได้
- สามารถใช้วิจารณญาณที่เหมาะสมได้อย่างอิสระและสม่ำเสมอ
- การศึกษาเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องอาจใช้ทดแทนประสบการณ์ได้ในอัตราเทียบเท่าปีต่อปี
- พิจารณาเป็นพิเศษ: มีประสบการณ์ในสภาพแวดล้อมด้านวิชาการหรือการวิจัย
- พิจารณาเป็นพิเศษ: มีประสบการณ์ทำงานกับชาวต่างชาติในสภาพแวดล้อมของวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัย
- พิจารณาเป็นพิเศษ: มีประสบการณ์ในสภาพแวดล้อมนานาชาติหรือระหว่างวัฒนธรรม
- พิจารณาเป็นพิเศษ: สามารถใช้ภาษาต่างประเทศได้คล่อง
- พิจารณาเป็นพิเศษ: มีความชำนาญในการใช้ Microsoft Office และแอปพลิเคชันฐานข้อมูลอื่น ๆ
สวัสดิการ
- ตำแหน่งที่มีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการ
- ตารางการทำงานแบบผสมผสานระหว่างการทำงานที่สถานที่ทำงานและทางไกล
- อนุญาตให้ทำงานจากบ้านได้หนึ่งวันต่อสัปดาห์หลังผ่านช่วงทดลองงานหกเดือน
- มีสิทธิ์ได้รับค่าล่วงเวลาตาม FLSA สำหรับพนักงานรายชั่วโมงที่ไม่เข้าข่ายได้รับการยกเว้น
- มีการจัดสิ่งอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมสำหรับผู้มีคุณสมบัติและมีความพิการ