Bakerov inštitút pre verejnú politiku Riceovej univerzity je nestranícky výskumný inštitút zameraný na domácu a medzinárodnú politiku. Pôsobí na Riceovej univerzite a spája pedagógov, členov inštitútu, vedcov a odborníkov z viacerých disciplín, aby skúmali zložité otázky verejnej politiky a prepájali výskum s praktickou tvorbou politík. Jeho práca podporuje informovanú diskusiu a prispieva k rozvoju politík v širokom spektre oblastí v Spojených štátoch aj v zahraničí.
Koordinátor oddelenia pre zahraničné záležitosti (hybridná práca)
Koordinujte administratívne činnosti pre zamestnancov OISS a zahraničných študentov a odborníkov na Rice University’s Baker Institute for Public Policy. Dohliadajte na rozpočty, pracovné postupy, podujatia, otázky, záznamy a administratívne imigračné procesy.
Popis
- Poskytovať administratívnu a prevádzkovú podporu zamestnancom OISS a zahraničným študentom a odborníkom
- Riadiť rozpočtové, účtovné a administratívne pracovné postupy
- Byť hlavnou kontaktnou osobou pre bežné osobné a telefonické otázky a podľa potreby eskalovať zložité záležitosti
- Stanovovať priority a riešiť administratívne záležitosti vedúceho oddelenia
- Vyhľadávať a pripravovať podkladové materiály na zasadnutia
- Na požiadanie zastupovať nadriadeného na zasadnutiach
- Koordinovať komplexné konferencie, semináre a podujatia
- Pripravovať prezentačné, konferenčné a reportové materiály na základe výskumu, úprav a overovania faktov
- Vypracúvať podrobné správy a tabuľky a na základe zistení odporúčať opatrenia
- Spracúvať finančné transakcie, zosúlaďovať rozpočty, monitorovať výdavky a riešiť nezrovnalosti
- Podporovať požiadavky na investície a špeciálne vybavenie a výber dodávateľov
- Koordinovať a spracúvať záležitosti súvisiace s obstarávaním
- Koordinovať sťahovanie kancelárií a bežné projekty úprav alebo rekonštrukcie
- Preskúmavať materiály a vyberať z nich relevantné informácie na brífingy
- Školiť a viesť študentských pracovníkov vrátane plánovania a rozdeľovania pracovného zaťaženia
- Prijímať hovory, plánovať stretnutia a odpovedať na otázky návštevníkov
- Podporovať orientáciu novoprichádzajúcich študentov a odborníkov a poskytovať predbežné imigračné a procesné informácie
- Pri riešení núdzových alebo kritických situácií týkajúcich sa zahraničných študentov a odborníkov uplatňovať správny úsudok
- Koordinovať administratívne, compliance a kancelárske podporné činnosti s druhým koordinátorom oddelenia pre zahraničné záležitosti
- Zadávať, sledovať a monitorovať záznamy v systéme ISSM na správu víz
- Plniť ďalšie pridelené úlohy
Požiadavky
- Stredoškolské alebo vyššie odborné vzdelanie
- Tri roky súvisiacej praxe administratívneho asistenta v kancelárskom prostredí
- Pokročilé počítačové zručnosti a praktické skúsenosti s kancelárskym softvérom a e-mailovými aplikáciami
- Preukázaná schopnosť dotiahnuť projekty do konca
- Silné organizačné schopnosti a dôsledná pozornosť venovaná detailom
- Vynikajúce písomné a ústne komunikačné schopnosti
- Silné schopnosti v oblasti zákazníckeho servisu a medziľudských vzťahov
- Schopnosť určovať priority, riadiť viacero zodpovedností a delegovať prácu
- Schopnosť preberať iniciatívu a zodpovednosť za projekty
- Schopnosť samostatne a konzistentne uplatňovať správny úsudok
- Ďalšie súvisiace vzdelanie môže nahradiť prax v ekvivalentnom pomere rok za rok
- Uprednostňuje sa: Skúsenosť z akademického alebo výskumného prostredia
- Uprednostňuje sa: Skúsenosť s prácou so zahraničnými štátnymi príslušníkmi na vysokej škole alebo univerzite
- Uprednostňuje sa: Skúsenosť z medzinárodného alebo interkultúrneho prostredia
- Uprednostňuje sa: Plynulá znalosť cudzieho jazyka
- Uprednostňuje sa: Znalosť Microsoft Office a ďalších databázových aplikácií
Benefity
- Pracovná pozícia s nárokom na benefity
- Hybridný pracovný režim kombinujúci prácu na pracovisku a na diaľku
- Po uplynutí šesťmesačnej skúšobnej lehoty je povolený jeden deň práce z domu týždenne
- Nárok na nadčasy podľa FLSA pre hodinovo platených zamestnancov, ktorí nie sú oslobodení od tejto úpravy
- Pre kvalifikované osoby so zdravotným postihnutím sú k dispozícii primerané úpravy