Rice University's Baker Institute for Public Policy
Rice University's Baker Institute for Public Policy
Viện Baker về Chính sách Công của Đại học Rice là một viện nghiên cứu phi đảng phái, tập trung vào các chính sách trong nước và quốc tế. Đặt tại Đại học Rice, viện quy tụ giảng viên, nghiên cứu viên, học giả và chuyên gia từ nhiều lĩnh vực để phân tích những vấn đề phức tạp về chính sách công, đồng thời kết nối nghiên cứu với hoạt động hoạch định chính sách thực tiễn. Công việc của viện góp phần thúc đẩy thảo luận dựa trên thông tin và đóng góp vào quá trình xây dựng chính sách về nhiều vấn đề tại Hoa Kỳ và trên thế giới.

Điều phối viên Phòng Quốc tế (Làm việc kết hợp)

Điều phối hoạt động hành chính cho nhân viên OISS cùng sinh viên và học giả quốc tế tại Viện Baker về Chính sách Công thuộc Đại học Rice. Quản lý ngân sách, quy trình văn phòng, sự kiện, yêu cầu hỗ trợ, hồ sơ và các quy trình hành chính liên quan đến di trú.

Mô tả

  • Cung cấp hỗ trợ hành chính và vận hành cho nhân viên OISS cùng sinh viên và học giả quốc tế
  • Quản lý các hoạt động lập ngân sách, kế toán và quy trình làm việc của văn phòng
  • Là đầu mối chính tiếp nhận các yêu cầu thông thường trực tiếp và qua điện thoại, chuyển các vấn đề phức tạp đến cấp phù hợp khi cần
  • Thiết lập thứ tự ưu tiên và giải quyết các vấn đề hành chính cho trưởng bộ phận
  • Nghiên cứu và chuẩn bị tài liệu nền cho các cuộc họp
  • Tham dự các cuộc họp thay mặt người giám sát khi được yêu cầu
  • Điều phối các hội nghị, hội thảo và sự kiện phức tạp
  • Chuẩn bị tài liệu thuyết trình, hội nghị và báo cáo thông qua nghiên cứu, biên tập và kiểm chứng thông tin
  • Lập các báo cáo và bảng tính chi tiết, đồng thời đề xuất hành động dựa trên kết quả phân tích
  • Xử lý giao dịch tài chính, đối chiếu ngân sách, theo dõi chi tiêu và giải quyết chênh lệch
  • Hỗ trợ các yêu cầu về vốn và thiết bị đặc biệt cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp
  • Phối hợp và xử lý các công việc liên quan đến mua sắm
  • Điều phối việc chuyển văn phòng và các dự án sửa chữa hoặc cải tạo thường xuyên
  • Rà soát tài liệu và trích xuất thông tin liên quan để chuẩn bị nội dung tóm lược
  • Đào tạo và hướng dẫn nhân viên là sinh viên, bao gồm việc lập lịch và phân công khối lượng công việc
  • Trả lời cuộc gọi, sắp xếp lịch hẹn và giải đáp câu hỏi của khách đến văn phòng
  • Hỗ trợ định hướng cho sinh viên và học giả mới đến, đồng thời cung cấp thông tin sơ bộ về di trú và thủ tục
  • Vận dụng phán đoán hợp lý khi xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề nghiêm trọng liên quan đến sinh viên và học giả quốc tế
  • Phối hợp các hoạt động hành chính, tuân thủ và hỗ trợ văn phòng với Điều phối viên Phòng Quốc tế còn lại
  • Nhập, theo dõi và giám sát hồ sơ trong hệ thống quản lý thị thực ISSM
  • Thực hiện các nhiệm vụ bổ sung theo phân công

Yêu cầu

  • Bằng cao đẳng
  • Ba năm kinh nghiệm làm trợ lý hành chính liên quan trong môi trường văn phòng
  • Kỹ năng máy tính nâng cao và kinh nghiệm thực tế với phần mềm văn phòng và ứng dụng email
  • Có khả năng theo sát và hoàn thành các dự án
  • Kỹ năng tổ chức tốt và chú ý cao đến chi tiết
  • Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc
  • Khả năng phục vụ khách hàng và tương tác cá nhân tốt
  • Có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, quản lý nhiều trách nhiệm và phân công công việc
  • Có khả năng chủ động và chịu trách nhiệm với các dự án
  • Có khả năng tự mình và nhất quán vận dụng phán đoán hợp lý
  • Trình độ học vấn liên quan bổ sung có thể thay thế kinh nghiệm theo nguyên tắc tương đương từng năm
  • Ưu tiên: Kinh nghiệm trong môi trường học thuật hoặc nghiên cứu
  • Ưu tiên: Kinh nghiệm làm việc với công dân nước ngoài trong môi trường cao đẳng hoặc đại học
  • Ưu tiên: Kinh nghiệm trong môi trường quốc tế hoặc giao thoa văn hóa
  • Ưu tiên: Thành thạo một ngoại ngữ
  • Ưu tiên: Thành thạo Microsoft Office và các ứng dụng cơ sở dữ liệu khác

Phúc lợi

  • Vị trí đủ điều kiện hưởng phúc lợi
  • Lịch làm việc kết hợp giữa làm việc tại cơ sở và từ xa
  • Được phép làm việc tại nhà một ngày mỗi tuần sau thời gian thử việc sáu tháng
  • Đủ điều kiện hưởng tiền làm thêm giờ theo FLSA đối với nhân viên làm việc theo giờ không thuộc diện miễn trừ
  • Có hỗ trợ điều chỉnh hợp lý cho người đủ điều kiện khuyết tật