El Baker Institute for Public Policy de Rice University es un instituto de investigación no partidista centrado en las políticas nacionales e internacionales. Con sede en Rice University, reúne a profesores, becarios, investigadores y expertos de diversas disciplinas para examinar cuestiones complejas de política pública y conectar la investigación con la formulación práctica de políticas. Su trabajo promueve un debate fundamentado y contribuye al desarrollo de políticas sobre una amplia variedad de temas en Estados Unidos y otros países.
Coordinador del Departamento Internacional (Híbrido)
Coordina las operaciones administrativas para el personal de OISS y los estudiantes y académicos internacionales del Baker Institute for Public Policy de Rice University. Supervisa presupuestos, flujos de trabajo, eventos, consultas, registros y procesos administrativos relacionados con inmigración.
Descripción
- Proporcionar apoyo administrativo y operativo al personal de OISS y a estudiantes y académicos internacionales
- Gestionar actividades presupuestarias, contables y de flujo de trabajo de la oficina
- Servir como contacto principal para consultas rutinarias presenciales y telefónicas, derivando los asuntos complejos cuando sea necesario
- Establecer prioridades y resolver asuntos administrativos para la dirección del departamento
- Investigar y preparar materiales de referencia para reuniones
- Asistir a reuniones en representación de la persona supervisora cuando se solicite
- Coordinar conferencias, seminarios y eventos complejos
- Preparar materiales para presentaciones, conferencias e informes mediante investigación, edición y verificación de datos
- Elaborar informes y hojas de cálculo detallados y recomendar acciones basadas en los resultados
- Procesar transacciones financieras, conciliar presupuestos, supervisar gastos y resolver discrepancias
- Apoyar solicitudes de capital y equipos especiales, así como la selección de proveedores
- Gestionar la coordinación y tramitación relacionadas con adquisiciones
- Coordinar traslados de oficinas y proyectos habituales de remodelación o renovación
- Revisar materiales y extraer información pertinente para informes informativos
- Capacitar y orientar a estudiantes trabajadores, incluida la programación y distribución de la carga de trabajo
- Responder llamadas, programar citas y atender las preguntas de visitantes
- Apoyar la orientación de estudiantes y académicos recién llegados y proporcionar información preliminar sobre inmigración y procedimientos
- Aplicar un criterio sólido al abordar emergencias o asuntos críticos relacionados con estudiantes y académicos internacionales
- Coordinar actividades administrativas, de cumplimiento y de apoyo de oficina con la otra persona coordinadora del Departamento Internacional
- Introducir, registrar y supervisar datos en el sistema de gestión de visados ISSM
- Realizar otras funciones que se asignen
Requisitos
- Título de grado asociado
- Tres años de experiencia relacionada como asistente administrativo en un entorno de oficina
- Conocimientos informáticos avanzados y experiencia práctica con software de oficina y aplicaciones de correo electrónico
- Capacidad demostrada para dar seguimiento y completar proyectos
- Sólidas habilidades organizativas y gran atención al detalle
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Sólidas habilidades de servicio al cliente y trato interpersonal
- Capacidad para priorizar tareas, gestionar múltiples responsabilidades y delegar trabajo
- Capacidad para tomar la iniciativa y asumir la responsabilidad de los proyectos
- Capacidad para ejercer un criterio sólido de forma independiente y constante
- La formación adicional relacionada puede sustituir la experiencia, año por año, en condiciones equivalentes
- Preferible: Experiencia en un entorno académico o de investigación
- Preferible: Experiencia trabajando con ciudadanos extranjeros en un entorno universitario
- Preferible: Experiencia en un entorno internacional o intercultural
- Preferible: Fluidez en un idioma extranjero
- Preferible: Dominio de Microsoft Office y otras aplicaciones de bases de datos
Beneficios
- Puesto con derecho a beneficios
- Horario híbrido que combina trabajo presencial y remoto
- Se permite un día de trabajo desde casa después del periodo de prueba de seis meses
- Elegibilidad para horas extraordinarias conforme a la FLSA para empleados por hora no exentos
- Adaptaciones razonables disponibles para personas cualificadas con discapacidades