Rice University's Baker Institute for Public Policy
Rice University's Baker Institute for Public Policy
Bakerjev inštitut za javne politike Univerze Rice je nestrankarski raziskovalni inštitut, osredotočen na notranjo in mednarodno politiko. S sedežem na Univerzi Rice združuje člane fakultete, sodelavce, raziskovalce in strokovnjake z različnih področij, ki preučujejo zapletena vprašanja javnih politik ter povezujejo raziskave s praktičnim oblikovanjem politik. Njegovo delo spodbuja informirano razpravo in prispeva k razvoju politik na številnih področjih v Združenih državah Amerike in tujini.

Koordinator mednarodnega oddelka (hibridno delo)

Koordinirajte administrativne dejavnosti za osebje OISS ter mednarodne študente in strokovnjake na Baker Institute for Public Policy univerze Rice. Skrbite za proračune, pisarniške postopke, dogodke, poizvedbe, evidence in upravne imigracijske postopke.

Opis

  • Zagotavljati administrativno in operativno podporo osebju OISS ter mednarodnim študentom in strokovnjakom
  • Upravljati proračunske, računovodske in pisarniške delovne postopke
  • Biti glavna kontaktna oseba za običajne osebne in telefonske poizvedbe ter po potrebi posredovati zapletena vprašanja pristojnim
  • Določati prednostne naloge in reševati administrativna vprašanja vodje oddelka
  • Raziskovati in pripravljati gradiva za sestanke
  • Na zahtevo sodelovati na sestankih v imenu nadrejenega
  • Koordinirati zapletene konference, seminarje in dogodke
  • Pripravljati predstavitvena, konferenčna in poročevalska gradiva z raziskovanjem, urejanjem in preverjanjem dejstev
  • Izdelovati podrobna poročila in preglednice ter na podlagi ugotovitev priporočati ukrepe
  • Obdelovati finančne transakcije, usklajevati proračune, spremljati porabo in odpravljati neskladja
  • Podpirati zahtevke za kapitalske naložbe in posebno opremo ter izbiro dobaviteljev
  • Koordinirati in obdelovati postopke, povezane z nabavo
  • Koordinirati selitve pisarn ter redne projekte preurejanja ali prenove
  • Pregledovati gradiva in izluščiti pomembne informacije za brifinge
  • Usposabljati in usmerjati študentske delavce, vključno z razporejanjem in razdeljevanjem delovne obremenitve
  • Sprejemati klice, dogovarjati termine in odgovarjati na vprašanja obiskovalcev
  • Podpirati uvajanje novo prispelih študentov in strokovnjakov ter zagotavljati začetne imigracijske in postopkovne informacije
  • Pri obravnavi nujnih ali kritičnih vprašanj, povezanih z mednarodnimi študenti in strokovnjaki, uporabljati dobro presojo
  • Koordinirati administrativne, skladnostne in pisarniške podporne dejavnosti z drugim koordinatorjem mednarodnega oddelka
  • Vnašati, spremljati in nadzorovati evidence v sistemu ISSM za upravljanje vizumov
  • Opravljati druge dodeljene naloge

Zahteve

  • Višješolska ali sorodna diploma
  • Tri leta ustreznih izkušenj na delovnem mestu administrativnega asistenta v pisarniškem okolju
  • Napredno računalniško znanje in praktične izkušnje s pisarniško programsko opremo ter e-poštnimi aplikacijami
  • Dokazana sposobnost spremljanja in dokončanja projektov
  • Močne organizacijske sposobnosti in izjemna pozornost do podrobnosti
  • Odlične pisne in ustne komunikacijske sposobnosti
  • Močne sposobnosti za delo s strankami in medosebne odnose
  • Sposobnost določanja prednostnih nalog, upravljanja več odgovornosti in delegiranja dela
  • Sposobnost prevzemanja pobude in odgovornosti za projekte
  • Sposobnost samostojne in dosledne uporabe dobre presoje
  • Dodatna povezana izobrazba lahko nadomesti izkušnje po načelu leto za leto
  • Zaželeno: Izkušnje v akademskem ali raziskovalnem okolju
  • Zaželeno: Izkušnje z delom s tujimi državljani na visokošolski ustanovi ali univerzi
  • Zaželeno: Izkušnje v mednarodnem ali medkulturnem okolju
  • Zaželeno: Tekoče znanje tujega jezika
  • Zaželeno: Poznavanje Microsoft Officea in drugih aplikacij za podatkovne baze

Ugodnosti

  • Delovno mesto z upravičenostjo do ugodnosti
  • Hibridni urnik, ki združuje delo na lokaciji in delo na daljavo
  • Po šestmesečnem poskusnem obdobju je dovoljen en dan dela od doma na teden
  • Upravičenost do nadur po FLSA za urno plačane zaposlene, ki niso izvzeti
  • Kvalificiranim osebam z invalidnostjo so na voljo razumne prilagoditve

Sorodna delovna mesta

General Dynamics Information Technology

Senior AI Engineer and Architect

General Dynamics Information Technology

Lead AI, machine learning, and large language model architecture for General Dynamics Information Technology’s government, defense, and intelligence missions. Take solutions from proof of concept to production across complex operational settings.

Odpri