Rice Universityn Baker Institute for Public Policy on puolueeton tutkimuslaitos, joka keskittyy kansalliseen ja kansainväliseen politiikkaan. Rice Universityn yhteydessä toimiva instituutti kokoaa yhteen eri alojen tiedekunnan jäseniä, tutkijoita, asiantuntijoita ja muita asiantuntijoita tarkastelemaan monimutkaisia julkispoliittisia kysymyksiä sekä yhdistämään tutkimuksen käytännön päätöksentekoon. Sen työ tukee tietoon perustuvaa keskustelua ja edistää politiikan kehittämistä monilla eri aloilla Yhdysvalloissa ja muualla maailmassa.
Kansainvälisen osaston koordinaattori (hybridityö)
Koordinoi hallinnollisia toimintoja Rice Universityn Baker Institute for Public Policyn OISS-henkilöstölle sekä kansainvälisille opiskelijoille ja tutkijoille. Vastaa budjeteista, toimiston työnkuluista, tapahtumista, tiedusteluista, asiakirjoista ja maahanmuuttoon liittyvistä hallinnollisista prosesseista.
Kuvaus
- Tarjoa hallinnollista ja operatiivista tukea OISS-henkilöstölle sekä kansainvälisille opiskelijoille ja tutkijoille
- Hallinnoi budjetointiin, kirjanpitoon ja toimiston työnkulkuihin liittyviä tehtäviä
- Toimi ensisijaisena yhteyshenkilönä tavanomaisissa henkilökohtaisissa ja puhelimitse esitetyissä tiedusteluissa ja ohjaa monimutkaiset asiat tarvittaessa eteenpäin
- Aseta osaston johtajan prioriteetit ja ratkaise hallinnollisia ongelmia
- Tutki ja valmistele taustamateriaaleja kokouksia varten
- Osallistu kokouksiin esihenkilön puolesta pyydettäessä
- Koordinoi monimutkaisia konferensseja, seminaareja ja tapahtumia
- Valmistele esitys-, konferenssi- ja raporttimateriaaleja tutkimalla, editoimalla ja tarkistamalla faktoja
- Laadi yksityiskohtaisia raportteja ja taulukkolaskentataulukoita sekä suosittele toimenpiteitä havaintojen perusteella
- Käsittele maksutapahtumia, täsmäytä budjetteja, seuraa menoja ja ratkaise poikkeamia
- Tue pääoma- ja erityislaitteita koskevia pyyntöjä sekä toimittajien valintaa
- Hoida hankintoihin liittyvää koordinointia ja käsittelyä
- Koordinoi toimiston muuttoja sekä tavanomaisia uudistus- ja kunnostushankkeita
- Tarkista materiaalit ja poimi niistä tiedot tiedotustilaisuuksia varten
- Perehdytä ja ohjaa opiskelijatyöntekijöitä, mukaan lukien työvuorojen ja työmäärän jakaminen
- Vastaa puheluihin, varaa tapaamisia ja vastaa vierailijoiden kysymyksiin
- Tue äskettäin saapuneiden opiskelijoiden ja tutkijoiden perehdytystä sekä anna alustavaa maahanmuuttoon ja menettelyihin liittyvää tietoa
- Käytä harkintakykyä kansainvälisiä opiskelijoita ja tutkijoita koskevissa hätätilanteissa tai kriittisissä asioissa
- Koordinoi hallinnollisia, vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ja toimiston tukitoimia yhdessä toisen kansainvälisen osaston koordinaattorin kanssa
- Syötä, seuraa ja valvo tietoja ISSM-viisumien hallintajärjestelmässä
- Suorita muut määrätyt tehtävät
Vaatimukset
- Opistotasoinen tutkinto
- Kolmen vuoden työkokemus vastaavista hallintoassistentin tehtävistä toimistoympäristössä
- Edistyneet tietotekniset taidot ja käytännön kokemus toimisto-ohjelmistoista sekä sähköpostisovelluksista
- Osoitettu kyky viedä hankkeet loppuun
- Hyvät organisointitaidot ja tarkka huolellisuus
- Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot
- Vahvat asiakaspalvelu- ja vuorovaikutustaidot
- Kyky priorisoida tehtäviä, hallita useita vastuita ja delegoida työtä
- Kyky toimia aloitteellisesti ja ottaa vastuu hankkeista
- Kyky käyttää itsenäisesti ja johdonmukaisesti hyvää harkintakykyä
- Muu soveltuva koulutus voidaan hyväksyä työkokemuksen sijaan vastaavalla vuosikohtaisella perusteella
- Eduksi katsotaan kokemus korkeakoulu- tai tutkimusympäristöstä
- Eduksi katsotaan kokemus ulkomaalaisten kanssa työskentelystä korkeakouluympäristössä
- Eduksi katsotaan kokemus kansainvälisestä tai kulttuurienvälisestä ympäristöstä
- Eduksi katsotaan vieraan kielen sujuva taito
- Eduksi katsotaan Microsoft Officen ja muiden tietokantasovellusten hallinta
Edut
- Etuuksiin oikeuttava tehtävä
- Hybridityö, jossa yhdistyvät työskentely paikan päällä ja etänä
- Yksi etätyöpäivä viikossa on sallittu kuuden kuukauden koeajan jälkeen
- FLSA-lain mukainen oikeus ylityökorvaukseen tuntipalkkaisilla työntekijöillä, joita ei ole vapautettu lain soveltamisesta
- Päteville vammaisille henkilöille on saatavilla kohtuullisia mukautuksia