Институтът „Бейкър“ за публична политика към университета „Райс“ е непартиен изследователски институт, съсредоточен върху вътрешната и международната политика. Базиран в университета „Райс“, той обединява преподаватели, научни сътрудници, изследователи и експерти от различни дисциплини, за да разглежда сложни въпроси на публичната политика и да свързва научните изследвания с практическото разработване на политики. Работата му подпомага информирания обществен дебат и допринася за развитието на политики по широк кръг от въпроси в Съединените щати и чужбина.
Координатор на международния отдел (хибридна работа)
Координирайте административните дейности за служителите на OISS и международните студенти и специалисти в Baker Institute for Public Policy на Rice University. Следете бюджетите, работните процеси, събитията, запитванията, записите и административните имиграционни процедури.
Описание
- Предоставяне на административна и оперативна подкрепа на служителите на OISS и на международните студенти и специалисти
- Управление на бюджетни, счетоводни и офис работни процеси
- Изпълнение на ролята на основно лице за контакт при обичайни лични и телефонни запитвания и ескалиране на сложни въпроси при необходимост
- Определяне на приоритети и разрешаване на административни въпроси за ръководителя на отдела
- Проучване и подготовка на справочни материали за срещи
- Участие в срещи от името на ръководителя при поискване
- Координиране на сложни конференции, семинари и събития
- Подготовка на презентационни, конференционни и отчетни материали чрез проучване, редактиране и проверка на фактите
- Изготвяне на подробни отчети и електронни таблици и препоръчване на действия въз основа на резултатите
- Обработване на финансови транзакции, съгласуване на бюджети, наблюдение на разходите и разрешаване на несъответствия
- Подпомагане на заявките за капиталови разходи и специално оборудване и избора на доставчици
- Координиране и обработване на дейности, свързани с обществените поръчки
- Координиране на премествания на офиси и текущи проекти за преустройство или ремонт
- Преглеждане на материали и извличане на релевантна информация за брифинги
- Обучение и насочване на студентски служители, включително планиране и разпределение на натоварването
- Отговаряне на обаждания, насрочване на срещи и отговаряне на въпроси на посетители
- Подпомагане на ориентацията на новопристигнали студенти и специалисти и предоставяне на предварителна имиграционна и процедурна информация
- Прилагане на добра преценка при спешни или критични ситуации, свързани с международни студенти и специалисти
- Координиране на административни, комплайънс и офис поддържащи дейности с другия координатор на международния отдел
- Въвеждане, проследяване и наблюдение на записи в системата ISSM за управление на визи
- Изпълнение на други възложени задачи
Изисквания
- Степен associate degree
- Три години свързан опит като административен асистент в офис среда
- Напреднали компютърни умения и практически опит с офис софтуер и приложения за електронна поща
- Доказана способност за проследяване и приключване на проекти
- Силни организационни умения и прецизно внимание към детайлите
- Отлични писмени и устни комуникационни умения
- Силни умения за обслужване на клиенти и междуличностно общуване
- Способност за определяне на приоритети, управление на множество отговорности и делегиране на работа
- Способност за проявяване на инициатива и поемане на отговорност за проекти
- Способност за самостоятелно и последователно прилагане на добра преценка
- Допълнително свързано образование може да замести опита на еквивалентен принцип година за година
- Предимство: Опит в академична или изследователска среда
- Предимство: Опит в работата с чужди граждани в колеж или университет
- Предимство: Опит в международна или междукултурна среда
- Предимство: Свободно владеене на чужд език
- Предимство: Познания по Microsoft Office и други приложения за бази данни
Придобивки
- Длъжност с право на придобивки
- Хибриден график, съчетаващ работа на място и дистанционна работа
- Един ден работа от дома седмично е разрешен след шестмесечния изпитателен период
- Право на извънреден труд съгласно FLSA за служители на почасово заплащане, които не са освободени от изискванията
- За квалифицирани лица с увреждания са налични разумни улеснения