國際部協調員（混合辦公）
為萊斯大學貝克公共政策研究所的 OISS 員工，以及國際學生與學者協調行政營運工作。負責預算、辦公流程、活動、諮詢、紀錄，以及與移民事務相關的行政流程。
說明
- 為 OISS 員工以及國際學生與學者提供行政及營運支援
- 管理預算、會計及辦公室工作流程
- 擔任日常現場及電話諮詢的主要聯絡人，並在需要時將複雜事項上報
- 為部門主管訂定優先事項並解決行政問題
- 研究並準備會議背景資料
- 依要求代表主管參加會議
- 協調複雜的會議、研討會及活動
- 透過研究、編輯及事實查核準備簡報、會議及報告資料
- 製作詳細報告及試算表，並根據調查結果提出行動建議
- 處理財務交易、核對預算、監控支出並解決差異
- 協助資本項目及特殊設備申請，以及供應商遴選
- 負責採購相關的協調及處理工作
- 協調辦公室搬遷及例行改造或翻修專案
- 審閱資料並擷取簡報所需的相關資訊
- 培訓及指導學生工作人員，包括排定工作時間及分配工作量
- 接聽電話、安排預約並回答訪客問題
- 協助新到學生及學者參加迎新，並提供初步的移民及程序資訊
- 處理涉及國際學生及學者的緊急或關鍵問題時作出審慎判斷
- 與另一名國際部協調員協調行政、合規及辦公室支援活動
- 在 ISSM 簽證管理系統中輸入、追蹤及監控紀錄
- 完成分派的其他職責
職位要求
- 副學士學位
- 三年辦公室環境中的相關行政助理工作經驗
- 具備進階電腦技能，並有使用辦公軟體及電子郵件應用程式的實務經驗
- 證明能夠跟進並完成專案
- 具備出色的組織能力及高度的細節關注度
- 具備優秀的書面及口頭溝通能力
- 具備出色的客戶服務及人際互動能力
- 能夠安排任務優先順序、管理多項職責並分派工作
- 能夠主動採取行動並負責專案
- 能夠獨立且持續地作出審慎判斷
- 額外的相關教育經歷可按等年限原則替代工作經驗
- 優先考慮：具有學術或研究環境工作經驗
- 優先考慮：具有在學院或大學環境中與外國公民合作的經驗
- 優先考慮：具有國際或跨文化環境工作經驗
- 優先考慮：外語流利
- 優先考慮：熟悉 Microsoft Office 及其他資料庫應用程式
福利待遇
- 符合福利資格的職位
- 結合現場辦公及遠端工作的混合辦公安排
- 通過六個月試用期後，每週可有一天在家辦公
- 依《公平勞動基準法》，非豁免時薪員工有資格獲得加班待遇
- 為符合條件的身心障礙人士提供合理便利