Το Ινστιτούτο Baker για τη Δημόσια Πολιτική του Πανεπιστημίου Rice είναι ένα μη κομματικό ερευνητικό ινστιτούτο που επικεντρώνεται στην εσωτερική και τη διεθνή πολιτική. Με έδρα το Πανεπιστήμιο Rice, φέρνει σε επαφή μέλη ΔΕΠ, συνεργάτες, μελετητές και ειδικούς από πολλούς κλάδους για να εξετάσουν σύνθετα ζητήματα δημόσιας πολιτικής και να συνδέσουν την έρευνα με την πρακτική χάραξη πολιτικής. Το έργο του υποστηρίζει τον τεκμηριωμένο διάλογο και συμβάλλει στη διαμόρφωση πολιτικών για ένα ευρύ φάσμα θεμάτων στις Ηνωμένες Πολιτείες και διεθνώς.
Συντονιστής Διεθνούς Τμήματος (Υβριδική εργασία)
Συντονισμός των διοικητικών λειτουργιών για το προσωπικό του OISS και για διεθνείς φοιτητές και ερευνητές στο Baker Institute for Public Policy του Πανεπιστημίου Rice. Εποπτεία προϋπολογισμών, διαδικασιών γραφείου, εκδηλώσεων, ερωτημάτων, αρχείων και διοικητικών διαδικασιών που σχετίζονται με τη μετανάστευση.
Περιγραφή
- Παροχή διοικητικής και λειτουργικής υποστήριξης στο προσωπικό του OISS και σε διεθνείς φοιτητές και ερευνητές
- Διαχείριση δραστηριοτήτων προϋπολογισμού, λογιστικής και ροής εργασιών γραφείου
- Λειτουργία ως κύριο σημείο επαφής για συνήθη ερωτήματα με φυσική παρουσία και τηλεφωνικά, με παραπομπή σύνθετων θεμάτων όπου απαιτείται
- Καθορισμός προτεραιοτήτων και επίλυση διοικητικών ζητημάτων για τον επικεφαλής του τμήματος
- Έρευνα και προετοιμασία υλικού υποβάθρου για συναντήσεις
- Συμμετοχή σε συναντήσεις για λογαριασμό του προϊσταμένου όταν ζητείται
- Συντονισμός σύνθετων συνεδρίων, σεμιναρίων και εκδηλώσεων
- Προετοιμασία υλικού παρουσιάσεων, συνεδρίων και αναφορών μέσω έρευνας, επιμέλειας και επαλήθευσης στοιχείων
- Σύνταξη λεπτομερών αναφορών και υπολογιστικών φύλλων και διατύπωση προτάσεων με βάση τα ευρήματα
- Επεξεργασία χρηματοοικονομικών συναλλαγών, συμφωνία προϋπολογισμών, παρακολούθηση δαπανών και επίλυση αποκλίσεων
- Υποστήριξη αιτημάτων κεφαλαιουχικών δαπανών και ειδικού εξοπλισμού και επιλογής προμηθευτών
- Διαχείριση του συντονισμού και της επεξεργασίας θεμάτων προμηθειών
- Συντονισμός μετακινήσεων γραφείων και συνήθων έργων αναδιαμόρφωσης ή ανακαίνισης
- Επισκόπηση υλικού και εξαγωγή σχετικών πληροφοριών για ενημερώσεις
- Εκπαίδευση και καθοδήγηση φοιτητών-εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού και της κατανομής φόρτου εργασίας
- Απάντηση σε κλήσεις, προγραμματισμός ραντεβού και απάντηση σε ερωτήσεις επισκεπτών
- Υποστήριξη του προσανατολισμού νεοαφιχθέντων φοιτητών και ερευνητών και παροχή προκαταρκτικών πληροφοριών σχετικά με τη μετανάστευση και τις διαδικασίες
- Άσκηση ορθής κρίσης κατά την αντιμετώπιση έκτακτων ή κρίσιμων ζητημάτων που αφορούν διεθνείς φοιτητές και ερευνητές
- Συντονισμός διοικητικών δραστηριοτήτων, δραστηριοτήτων συμμόρφωσης και υποστήριξης γραφείου με τον άλλο Συντονιστή Διεθνούς Τμήματος
- Καταχώριση, παρακολούθηση και έλεγχος αρχείων στο σύστημα διαχείρισης θεωρήσεων ISSM
- Ολοκλήρωση πρόσθετων καθηκόντων όπως ανατίθενται
Απαιτήσεις
- Πτυχίο διετούς φοίτησης
- Τρία χρόνια σχετικής εμπειρίας ως διοικητικός βοηθός σε περιβάλλον γραφείου
- Προηγμένες δεξιότητες υπολογιστών και πρακτική εμπειρία με λογισμικό γραφείου και εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Αποδεδειγμένη ικανότητα παρακολούθησης και ολοκλήρωσης έργων
- Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες και ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια
- Εξαιρετικές γραπτές και προφορικές επικοινωνιακές δεξιότητες
- Ισχυρές ικανότητες εξυπηρέτησης πελατών και διαπροσωπικής επικοινωνίας
- Ικανότητα ιεράρχησης εργασιών, διαχείρισης πολλαπλών ευθυνών και ανάθεσης εργασίας
- Ικανότητα ανάληψης πρωτοβουλιών και ευθύνης για έργα
- Ικανότητα ανεξάρτητης και συνεπούς άσκησης ορθής κρίσης
- Πρόσθετη σχετική εκπαίδευση μπορεί να αντικαταστήσει την εμπειρία σε ισοδύναμη αναλογία έτους προς έτος
- Προτιμάται: Εμπειρία σε ακαδημαϊκό ή ερευνητικό περιβάλλον
- Προτιμάται: Εμπειρία εργασίας με αλλοδαπούς σε κολέγιο ή πανεπιστήμιο
- Προτιμάται: Εμπειρία σε διεθνές ή διαπολιτισμικό περιβάλλον
- Προτιμάται: Άριστη γνώση ξένης γλώσσας
- Προτιμάται: Εξοικείωση με το Microsoft Office και άλλες εφαρμογές βάσεων δεδομένων
Παροχές
- Θέση που δικαιούται παροχές
- Υβριδικό πρόγραμμα που συνδυάζει εργασία στις εγκαταστάσεις και εξ αποστάσεως εργασία
- Επιτρέπεται μία ημέρα εργασίας από το σπίτι μετά την εξάμηνη δοκιμαστική περίοδο
- Δικαίωμα υπερωριακής αμοιβής σύμφωνα με τον FLSA για μη απαλλασσόμενους ωρομίσθιους εργαζομένους
- Διατίθενται εύλογες προσαρμογές για ειδικευμένα άτομα με αναπηρίες