国际部协调员（混合办公）
为莱斯大学贝克公共政策研究所的 OISS 员工以及国际学生和学者协调行政运营工作。负责预算、办公流程、活动、咨询、记录及与移民事务相关的行政流程。
描述
- 为 OISS 员工以及国际学生和学者提供行政和运营支持
- 管理预算、会计和办公室工作流程
- 作为日常现场及电话咨询的主要联系人，并在需要时将复杂事项上报
- 为部门负责人确定优先事项并解决行政问题
- 研究并准备会议背景材料
- 根据要求代表主管参加会议
- 协调复杂的会议、研讨会和活动
- 通过研究、编辑和事实核查准备演示文稿、会议及报告材料
- 编制详细报告和电子表格，并根据调查结果提出行动建议
- 处理财务交易、核对预算、监控支出并解决差异
- 协助资本项目和特殊设备申请以及供应商遴选
- 负责采购相关的协调和处理工作
- 协调办公室搬迁及日常改造或翻修项目
- 审阅材料并提取简报所需的相关信息
- 培训和指导学生工作人员，包括安排工作时间和分配工作量
- 接听电话、安排预约并回答访客问题
- 协助新到学生和学者参加入职介绍，并提供初步的移民和程序信息
- 处理涉及国际学生和学者的紧急或关键问题时作出审慎判断
- 与另一名国际部协调员协调行政、合规和办公室支持活动
- 在 ISSM 签证管理系统中录入、跟踪和监控记录
- 完成分配的其他职责
任职要求
- 副学士学位
- 三年办公室环境中的相关行政助理工作经验
- 具备高级计算机技能，并有使用办公软件和电子邮件应用程序的实际经验
- 证明能够跟进并完成项目
- 具备出色的组织能力和高度的细节关注度
- 具备优秀的书面和口头沟通能力
- 具备出色的客户服务和人际交往能力
- 能够确定任务优先级、管理多项职责并分配工作
- 能够主动采取行动并负责项目
- 能够独立且持续地作出审慎判断
- 额外的相关教育经历可按等年限原则替代工作经验
- 优先考虑：具有学术或研究环境工作经验
- 优先考虑：具有在学院或大学环境中与外国公民合作的经验
- 优先考虑：具有国际或跨文化环境工作经验
- 优先考虑：外语流利
- 优先考虑：熟练使用 Microsoft Office 及其他数据库应用程序
福利待遇
- 符合福利资格的职位
- 结合现场办公和远程工作的混合办公安排
- 通过六个月试用期后，每周可有一天在家办公
- 根据《公平劳动标准法》，非豁免小时制员工有资格获得加班待遇
- 为符合条件的残障人士提供合理便利