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Rice University's Baker Institute for Public Policy
Rice University's Baker Institute for Public Policy
51 – 200 Employés
À but non lucratifConseilÉducation
Le Baker Institute for Public Policy de Rice University est un institut de recherche non partisan consacré aux politiques nationales et internationales. Basé à Rice University, il réunit des enseignants, des chercheurs, des fellows et des experts issus de plusieurs disciplines afin d’examiner des questions complexes de politique publique et de rapprocher la recherche de l’élaboration concrète des politiques. Ses travaux favorisent un débat éclairé et contribuent au développement de politiques dans un large éventail de domaines aux États-Unis et à l’étranger.
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Offres de l’entreprise

Coordinateur du département international (Hybride)

Coordonner les opérations administratives pour le personnel de l’OISS ainsi que pour les étudiants et chercheurs internationaux du Baker Institute for Public Policy de Rice University. Superviser les budgets, les flux de travail, les événements, les demandes, les dossiers et les processus administratifs liés à l’immigration.

USÉtats-UnisTXTexas
21 $ / heure
HybrideTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisGénéral

Description

  • Fournir un soutien administratif et opérationnel au personnel de l’OISS ainsi qu’aux étudiants et chercheurs internationaux
  • Gérer les activités budgétaires, comptables et liées au flux de travail du bureau
  • Être le principal interlocuteur pour les demandes courantes en personne et par téléphone, et transmettre les questions complexes si nécessaire
  • Définir les priorités et résoudre les problèmes administratifs pour la direction du département
  • Effectuer des recherches et préparer des documents de référence pour les réunions
  • Participer aux réunions au nom de la personne responsable lorsque cela est demandé
  • Coordonner des conférences, séminaires et événements complexes
  • Préparer les supports de présentation, de conférence et de rapport grâce à la recherche, à la révision et à la vérification des faits
  • Élaborer des rapports et des feuilles de calcul détaillés et recommander des mesures fondées sur les résultats
  • Traiter les transactions financières, rapprocher les budgets, surveiller les dépenses et résoudre les écarts
  • Soutenir les demandes de dépenses en capital et d’équipements spéciaux ainsi que la sélection des fournisseurs
  • Gérer la coordination et le traitement liés aux achats
  • Coordonner les déménagements de bureaux et les projets courants de réaménagement ou de rénovation
  • Examiner les documents et en extraire les informations pertinentes pour les notes d’information
  • Former et encadrer les étudiants employés, notamment pour la planification des horaires et la répartition de la charge de travail
  • Répondre aux appels, planifier les rendez-vous et répondre aux questions des visiteurs
  • Soutenir l’accueil des étudiants et chercheurs nouvellement arrivés et fournir des informations préliminaires sur l’immigration et les procédures
  • Faire preuve de discernement face aux urgences ou aux problèmes critiques concernant les étudiants et chercheurs internationaux
  • Coordonner les activités administratives, de conformité et de soutien de bureau avec l’autre coordinateur du département international
  • Saisir, suivre et surveiller les dossiers dans le système de gestion des visas ISSM
  • Effectuer toute autre tâche confiée

Exigences

  • Diplôme de niveau associate
  • Trois ans d’expérience pertinente comme assistant administratif dans un environnement de bureau
  • Compétences informatiques avancées et expérience pratique des logiciels de bureautique et des applications de messagerie électronique
  • Capacité démontrée à assurer le suivi et à mener les projets à terme
  • Solides compétences organisationnelles et grande attention aux détails
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale
  • Solides compétences en service à la clientèle et en relations interpersonnelles
  • Capacité à hiérarchiser les tâches, à gérer plusieurs responsabilités et à déléguer le travail
  • Capacité à prendre des initiatives et à assumer la responsabilité des projets
  • Capacité à exercer un jugement sûr de manière autonome et constante
  • Une formation complémentaire pertinente peut remplacer l’expérience selon une équivalence d’une année pour une année
  • Souhaité : Expérience dans un environnement universitaire ou de recherche
  • Souhaité : Expérience auprès de ressortissants étrangers dans un établissement d’enseignement supérieur
  • Souhaité : Expérience dans un environnement international ou interculturel
  • Souhaité : Maîtrise d’une langue étrangère
  • Souhaité : Maîtrise de Microsoft Office et d’autres applications de bases de données

Avantages

  • Poste ouvrant droit aux avantages sociaux
  • Horaire hybride combinant travail sur site et télétravail
  • Une journée de télétravail par semaine est autorisée après la période probatoire de six mois
  • Éligibilité aux heures supplémentaires conformément à la FLSA pour les employés horaires non exemptés
  • Des aménagements raisonnables sont disponibles pour les personnes qualifiées en situation de handicap

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