エグゼクティブアシスタント兼オフィスマネージャー（サンディエゴ・ハイブリッド勤務）
CourtAvenueのサンディエゴのリーダーシップチームを支え、デジタルトランスフォーメーション部門の円滑な運営を担います。 役員サポート、出張、イベント、日々のオフィス運営を担当します。
仕事内容
- サンディエゴを拠点とするパートナーおよび社長兼最高成長責任者をサポートします。
- 複雑な役員の予定を管理し、複数のタイムゾーンをまたいで調整し、予定の重複を解消します。
- 領収書の追跡・アップロードを含め、経費報告書や勤務時間表の作成を支援します。
- 航空券、ホテル、地上交通、海外出張を含む出張行程を一括して手配します。
- 会場、業者、予算、ブランド資材、当日の運営を担当し、顧客向けイベントや事業拡大イベントを企画します。
- アカウントチームやマーケティングチームと連携し、顧客および見込み顧客向けイベントや施策の事務・運営を支援します。
- 西海岸地域の顧客向けノベルティの発注、在庫、業者との関係を管理します。
- サンディエゴオフィスのビル・物件担当窓口を務めます。
- ビル管理会社と連携し、複数の施設の駐車場利用や入館手続きを手配します。
- 会議室や視聴覚機器を準備し、会議用テクノロジーの問題を解決します。
- デスクや機器の準備を含む、入社・退職時の手続きを調整します。
- オフィス内の連絡、共有カレンダー、設備利用の要望を管理します。
- 備品や軽食を発注し、機器を管理して、オフィスの備えを整え顧客を迎えられる状態に保ちます。
- 郵便物、発送業務、オフィスの貸倉庫を管理します。
- 懇親会、持ち寄り食事会、チームランチなど、従業員向けの集まりを企画します。
- 必要に応じた調査や特別プロジェクトに自発的に取り組みます。
応募要件
- 行政業務の経験が5～10年以上あり、そのうち少なくとも1年は経営幹部または代理店のリーダーを支援した経験があること。
- 代理店またはプロフェッショナルサービス業界での経験を強く歓迎します。
- オフィスでの管理業務またはオフィスマネジメントの経験が2年以上あること。
- 機密情報を専門性と慎重さをもって扱えること。
- 文書、口頭、対人コミュニケーションに優れていること。
- 状況の変化に柔軟に対応し、優先順位を管理できること。
- Google Workspace、Slack、Zoomの使用経験があれば尚可。
- AIを積極的に活用する姿勢を歓迎します。生成AIツールを試して使い、定型業務の自動化、連絡文の下書き、オフィス業務の効率化に取り組めることが望まれます。
- 高校卒業資格が必須です。
- プロジェクト管理またはオフィス管理の資格があれば尚可。
福利厚生
- 固定のハイブリッド勤務制：火曜・木曜は出社、月曜・水曜・金曜はリモート勤務。
- フルタイムのエグゼンプト職。
- 革新を重視する文化の中で学び、成長できる機会があります。
- 月曜のリーダー出張前に急な変更が生じた場合に備え、週末に時折対応できることが望まれます。
