LogoFresh Jobs Ahead
CourtAvenue
CourtAvenue
51 – 200 Anställda
FörsvarKonsultverksamhetLogistik
CourtAvenue är ett företag inom tillväxt och digitala produkter som arbetar med strategi, kundupplevelser och innovation. Företagets kompetens omfattar rådgivning inom AI, handel och utveckling av produkter för offentlig sektor. Arbetet spänner över digitala plattformar och varumärkesupplevelser för kunder som Kia och Epson. Företaget stödjer även program för det amerikanska flygvapnet och utvecklar designsystem och berättande för företag inom flyg- och rymdindustrin med fokus på uppdragsberedskap. CourtAvenue har uppmärksammats av Adweek och Inc. 5000 för sin tillväxt.
LinkedIn
Jobb på företaget

Executive Assistant och kontorschef, hybrid i San Diego

Stöd CourtAvenues ledningsgrupp i San Diego och se till att kontoret för digital transformation fungerar smidigt. Rollen omfattar chefsstöd, resor, evenemang och den dagliga kontorsdriften.

USUSACAKalifornien
72 384 $ – 85 000 $ / år
HybridHeltidMellannivåSeniorObligatoriskt Språk: engelskaAdministrativ assistent

Beskrivning

  • Stöd Partnern och President & CGO, som är baserade i San Diego.
  • Hantera komplexa chefs kalendrar, samordna mellan tidszoner och lösa schemakonflikter.
  • Hjälp till med utläggsrapporter och tidrapporter, inklusive spårning och uppladdning av kvitton.
  • Planera kompletta resplaner med flyg, hotell, marktransporter och internationella resor.
  • Organisera kund- och tillväxtevenemang och hantera lokaler, leverantörer, budgetar, profilmaterial och samordning på plats.
  • Samarbeta med kundansvars- och marknadsteamen kring administrativ logistik för evenemang och initiativ för kunder och potentiella kunder.
  • Samordna beställningar av kundprodukter, lager och leverantörsrelationer på västkusten.
  • Vara kontaktperson för byggnaden och fastigheten där San Diego-kontoret ligger.
  • Ordna parkering och tillträde till byggnader vid flera anläggningar i samarbete med fastighetsförvaltningen.
  • Förbereda konferensrum och audiovisuell utrustning samt felsöka mötesteknik.
  • Samordna praktiska arrangemang vid introduktion och avslut av anställningar, inklusive skrivbord och utrustning.
  • Hantera kontorskommunikation, delade kalendrar och önskemål om bekvämligheter.
  • Beställa kontorsmaterial och snacks samt hålla utrustningen i ordning så att kontoret är välförsett och redo för kunder.
  • Hantera post, frakt och kontorets förråd.
  • Organisera personalsammankomster, till exempel afterwork, knytkalas och teamluncher.
  • Ta initiativ till ad hoc-research och särskilda projekt.

Krav

  • Ha minst 5–10 års administrativ erfarenhet, varav minst ett år med stöd till företagsledning på C-nivå eller byråledning.
  • Erfarenhet från byrå eller professionella tjänster är starkt meriterande.
  • Ha minst två års administrativ erfarenhet på kontor eller erfarenhet av kontorsledning.
  • Hantera känslig information professionellt och med gott omdöme.
  • Kommunicera väl i skrift, muntligt och i samarbete med andra.
  • Vara anpassningsbar och kunna hantera ändrade prioriteringar.
  • Goda kunskaper i Google Workspace, Slack och Zoom är meriterande.
  • Ett AI-inriktat arbetssätt är meriterande, inklusive vana vid att testa och använda generativa AI-verktyg för att automatisera rutinuppgifter, skriva utkast till kommunikation och effektivisera kontorsflöden.
  • Gymnasieexamen krävs.
  • Certifieringar inom projektledning eller kontorsadministration är meriterande.

Förmåner

  • Strukturerat hybridupplägg: på kontoret tisdagar och torsdagar; på distans måndagar, onsdagar och fredagar.
  • Heltidstjänst med undantagen befattning.
  • Möjlighet att lära och utvecklas i en kultur som värdesätter innovation.
  • Tillgänglighet vissa helger underlättar hantering av ändringar i sista minuten inför ledningens resor på måndagar.

Relaterade jobb

CNA Insurance

Administrativ assistent II, kommersiell försäkringsbedömning

CNA Insurance
5 001 – 10 000 Anställda
Sponsor för visum för kvalificerade arbetstagareByggbranschenHälso- och sjukvårdTillverkning
USUSACAKalifornienCOColorado
58 600 $ – 78 200 $ / år
HybridHeltidMellannivåSeniorObligatoriskt Språk: engelskaAdministrativ assistent

Stöd ledare inom kommersiell försäkringsbedömning på CNA med kalendrar, resor, rapportering och den dagliga verksamheten. Samordna logistik, system, projekt och konfidentiell information mellan hybridkontor.

Öppna
Socure

Senior Facility- och kontorschef

Socure
501 – 1 000 Anställda
Sponsor för H1B-visumHälso- och sjukvårdJuridikKonsultverksamhet
USUSACAKalifornienFLFloridaNYNew YorkWAWashington
150 000 $ – 176 200 $ / år
HybridHeltidSeniorLeadObligatoriskt Språk: engelskaAdministrativ assistent

Led utbyggnaden av Socures kontor i San Francisco och den dagliga arbetsplatsverksamheten, med stöd till satellitkontor. Skapa skalbara processer för lokaler och arbetsplatser och vägled ett facilityteam.

Öppna