行政助理兼辦公室經理（聖地牙哥混合辦公）
支援 CourtAvenue 聖地牙哥領導團隊，讓數位轉型辦公室順利運作。 工作涵蓋高階主管支援、差旅、活動及日常辦公室營運。
說明
- 為駐聖地牙哥的合夥人及總裁兼首席成長長提供高階主管支援。
- 管理複雜的主管行事曆，協調不同時區的安排並解決時間衝突。
- 協助處理費用報銷和工時表，包括追蹤及上傳收據。
- 安排完整差旅行程，包括航班、飯店、地面交通及國際旅行。
- 籌辦客戶活動和業務拓展活動，處理場地、廠商、預算、品牌物料及現場協調。
- 與客戶團隊及行銷團隊合作，處理客戶和潛在客戶活動及計畫的行政後勤事宜。
- 協調美國西岸客戶周邊商品的訂單、庫存及廠商關係。
- 擔任聖地牙哥辦公室的建築物及物業聯絡人。
- 與物業管理方協調多處設施的停車及建築物出入權限。
- 準備會議室和視聽設備，並排除會議技術問題。
- 協調到職及離職相關事宜，包括辦公桌和設備安排。
- 管理辦公室溝通、共用行事曆及設施服務需求。
- 訂購辦公用品和零食並管理設備，確保辦公室備品充足、隨時可接待客戶。
- 處理郵件、寄送事宜及辦公室儲藏空間相關工作。
- 籌辦員工聚會，包括下班小酌、百樂餐及團隊午餐。
- 主動承接臨時研究和特別專案。
職位要求
- 具備 5 至 10 年或以上行政工作經驗，其中至少 1 年支援高階主管或代理機構領導團隊。
- 具代理機構或專業服務業經驗者優先。
- 具備至少 2 年辦公室行政或辦公室管理經驗。
- 能以專業且謹慎的態度處理敏感資訊。
- 具備良好的書面、口語及人際溝通能力。
- 能靈活適應並管理不斷變動的優先事項。
- 熟悉 Google Workspace、Slack 和 Zoom 者加分。
- 偏好具備 AI 思維的候選人，包括樂於測試和使用生成式 AI 工具，自動處理例行工作、草擬溝通內容並簡化辦公室流程。
- 須具備高中學歷。
- 持有專案管理或辦公室行政相關證照者加分。
福利待遇
- 固定混合辦公安排：週二和週四進辦公室；週一、週三和週五遠端工作。
- 全職、免加班費職位。
- 有機會在重視創新的文化中學習與成長。
- 偶爾需於週末待命，以便處理週一領導團隊出行前臨時發生的差旅變更。
