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CourtAvenue
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51 – 200 Employés
ConseilDéfenseLogistique
CourtAvenue est une entreprise spécialisée dans la croissance et les produits numériques, qui intervient en stratégie, expérience client et innovation. Ses domaines d’expertise comprennent le conseil en intelligence artificielle, le commerce et le développement de produits pour le secteur public, avec des projets allant des plateformes numériques aux expériences de marque pour des clients tels que Kia et Epson. L’entreprise soutient également des programmes de l’armée de l’air américaine et conçoit des systèmes de design B2B ainsi que des récits destinés à la préparation des missions aérospatiales. CourtAvenue a été distinguée par Adweek et Inc. 5000 pour sa croissance.
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Offres de l’entreprise

Assistant de direction et responsable de bureau, hybride à San Diego

Soutenir l’équipe de direction de CourtAvenue à San Diego et contribuer au bon fonctionnement de son bureau de transformation numérique. Le poste couvre l’assistance de direction, les déplacements, les événements et les opérations quotidiennes du bureau.

USÉtats-UnisCACalifornie
72 384 $ – 85 000 $ / an
HybrideTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant administratif

Description

  • Assurer l’assistance de direction du Partner et président-directeur de la croissance (CGO) basé à San Diego.
  • Gérer des agendas de direction complexes, coordonner les rendez-vous entre plusieurs fuseaux horaires et résoudre les conflits de planning.
  • Aider à préparer les notes de frais et les feuilles de temps, notamment en suivant et en téléversant les reçus.
  • Organiser des itinéraires de voyage complets, y compris les vols, les hôtels, les transports terrestres et les déplacements internationaux.
  • Organiser des événements clients et de développement, en prenant en charge les lieux, les prestataires, les budgets, les supports de marque et la coordination sur place.
  • Collaborer avec les équipes de gestion de comptes et de marketing sur la logistique administrative des événements et initiatives destinés aux clients et aux prospects.
  • Coordonner les commandes d’articles promotionnels pour les clients de la côte Ouest, les stocks et les relations avec les fournisseurs.
  • Être le contact de l’immeuble et de la propriété pour le bureau de San Diego.
  • Organiser le stationnement et l’accès aux bâtiments de plusieurs sites avec les gestionnaires immobiliers.
  • Préparer les salles de conférence et le matériel audiovisuel, et résoudre les problèmes technologiques liés aux réunions.
  • Coordonner la logistique d’arrivée et de départ des employés, notamment les bureaux et le matériel.
  • Gérer les communications du bureau, les calendriers partagés et les demandes liées aux services.
  • Commander les fournitures et les collations, et superviser le matériel afin que le bureau soit approvisionné et prêt à accueillir les clients.
  • Gérer le courrier, les expéditions et l’espace de stockage du bureau.
  • Organiser des moments de convivialité pour les employés, notamment des apéritifs, des repas partagés et des déjeuners d’équipe.
  • Prendre des initiatives pour les recherches ponctuelles et les projets spéciaux.

Exigences

  • Avoir au moins 5 à 10 ans d’expérience administrative, dont au moins un an auprès de cadres dirigeants ou de la direction d’une agence.
  • Une expérience en agence ou dans les services professionnels est fortement souhaitée.
  • Avoir au moins deux ans d’expérience administrative en présentiel ou en gestion de bureau.
  • Traiter les informations sensibles avec professionnalisme et discrétion.
  • Communiquer efficacement à l’écrit, à l’oral et dans les relations interpersonnelles.
  • S’adapter facilement et gérer l’évolution des priorités.
  • La maîtrise de Google Workspace, Slack et Zoom est un atout.
  • Une approche tournée vers l’IA est souhaitée, notamment être à l’aise avec l’expérimentation et l’utilisation d’outils d’IA générative pour automatiser les tâches courantes, rédiger des communications et fluidifier les processus du bureau.
  • Un diplôme d’études secondaires est requis.
  • Des certifications en gestion de projet ou en administration de bureau sont un atout.

Avantages

  • Horaire hybride défini : présence au bureau les mardis et jeudis ; télétravail les lundis, mercredis et vendredis.
  • Poste à temps plein avec statut exempté des heures supplémentaires.
  • Possibilité d’apprendre et d’évoluer dans une culture qui valorise l’innovation.
  • Une disponibilité occasionnelle le week-end permet de gérer les changements de dernière minute des déplacements avant les voyages de l’équipe de direction le lundi.

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Examine les évaluations immobilières et leurs revalidations afin d’en vérifier la conformité aux politiques et aux réglementations de PNC. Le poste comprend également des études de marché, des recommandations d’agrément des évaluateurs et la formation du personnel.

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