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CourtAvenue
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51 – 200 Mitarbeitende
BeratungLogistikVerteidigung
CourtAvenue ist ein Wachstums- und Digitalproduktunternehmen, das in den Bereichen Strategie, Kundenerlebnis und Innovation tätig ist. Zu seinen Kompetenzen zählen KI-Beratung, Commerce und die Entwicklung von Produkten für Behörden. Das Unternehmen arbeitet an digitalen Plattformen und Markenerlebnissen für Kunden wie Kia und Epson. Außerdem unterstützt CourtAvenue Programme der US-Luftwaffe und entwickelt B2B-Designsysteme sowie Storytelling für die Einsatzbereitschaft in der Luft- und Raumfahrt. Für sein Wachstum wurde das Unternehmen von Adweek und Inc. 5000 ausgezeichnet.
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Stellen im Unternehmen

Executive Assistant und Office Manager:in, San Diego (hybrid)

Unterstützen Sie das Führungsteam von CourtAvenue in San Diego und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf des Büros für digitale Transformation. Die Rolle umfasst Assistenzaufgaben, Reisen, Veranstaltungen und den täglichen Bürobetrieb.

USVereinigte StaatenCAKalifornien
72.384 $ – 85.000 $ / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Unterstützung des in San Diego ansässigen Partners sowie des President & CGO.
  • Verwaltung komplexer Führungskalender, Abstimmung über Zeitzonen hinweg und Lösung von Terminkonflikten.
  • Unterstützung bei Spesenabrechnungen und Stundenzetteln, einschließlich Erfassung und Upload von Belegen.
  • Planung vollständiger Reiseabläufe, einschließlich Flügen, Hotels, Bodentransport und Auslandsreisen.
  • Organisation von Kunden- und Wachstumsveranstaltungen, einschließlich Veranstaltungsorten, Dienstleistern, Budgets, Markenmaterialien und Betreuung vor Ort.
  • Zusammenarbeit mit Account- und Marketingteams bei administrativen Abläufen für Veranstaltungen und Initiativen für Kunden und potenzielle Kunden.
  • Koordination von Bestellungen für Kundenartikel an der Westküste, Lagerbeständen und Lieferantenbeziehungen.
  • Ansprechperson für Gebäude und Immobilien des Büros in San Diego.
  • Organisation von Parkplätzen und Gebäudezugängen an mehreren Standorten in Abstimmung mit der Immobilienverwaltung.
  • Vorbereitung von Konferenzräumen und audiovisueller Ausstattung sowie Behebung technischer Probleme bei Besprechungen.
  • Koordination der Abläufe beim Eintritt und Austritt von Mitarbeitenden, einschließlich Schreibtischen und Ausstattung.
  • Verwaltung der Büromitteilungen, gemeinsamen Kalender und Anfragen zu Einrichtungen.
  • Bestellung von Büromaterial und Snacks sowie Betreuung der Ausstattung, damit das Büro gut bestückt und für Kunden bereit ist.
  • Bearbeitung der Post und des Versands sowie Verwaltung des Lagerraums des Büros.
  • Organisation von Mitarbeitendenveranstaltungen, darunter After-Work-Treffen, gemeinsame Essen und Team-Mittagessen.
  • Eigeninitiative bei kurzfristigen Recherchen und Sonderprojekten.

Anforderungen

  • 5–10 oder mehr Jahre Erfahrung in der Administration, davon mindestens ein Jahr in der Unterstützung von C-Level-Führungskräften oder der Leitung einer Agentur.
  • Erfahrung in einer Agentur oder bei einem Dienstleister für professionelle Services ist stark erwünscht.
  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in der administrativen Arbeit vor Ort oder im Office Management.
  • Vertrauliche Informationen professionell und diskret behandeln.
  • Sicher schriftlich, mündlich und zwischenmenschlich kommunizieren.
  • Sich schnell auf Veränderungen einstellen und wechselnde Prioritäten managen.
  • Kenntnisse in Google Workspace, Slack und Zoom sind von Vorteil.
  • Eine KI-affine Arbeitsweise ist erwünscht, einschließlich der Bereitschaft, generative KI-Tools zu testen und zu nutzen, um Routineaufgaben zu automatisieren, Kommunikation zu entwerfen und Büroabläufe zu verbessern.
  • Ein Highschool-Abschluss ist erforderlich.
  • Zertifizierungen in Projektmanagement oder Büroverwaltung sind von Vorteil.

Zusatzleistungen

  • Strukturiertes hybrides Arbeitsmodell: dienstags und donnerstags im Büro; montags, mittwochs und freitags remote.
  • Vollzeitstelle mit Status als Angestellte:r ohne Überstundenvergütung.
  • Möglichkeit, sich in einer innovationsorientierten Kultur weiterzuentwickeln.
  • Gelegentliche Verfügbarkeit am Wochenende erleichtert kurzfristige Änderungen an Reisen vor den Führungsreisen am Montag.

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63.750 $ – 127.500 $ / Jahr
HybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Prüfen Sie Immobilienbewertungen und deren Aktualisierungen bei PNC auf die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften. Die Tätigkeit umfasst auch Marktrecherchen, Empfehlungen zur Zulassung von Gutachter:innen und Mitarbeiterschulungen.

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