行政助理兼办公室经理（圣迭戈混合办公）
为 CourtAvenue 圣迭戈领导团队提供支持，确保数字化转型办公室顺畅运作。 工作涵盖高管支持、差旅、活动及日常办公室运营。
描述
- 为常驻圣迭戈的合伙人及总裁兼首席增长官提供高管支持。
- 管理复杂的高管日程，协调不同时区安排并解决时间冲突。
- 协助处理费用报销和工时表，包括追踪并上传收据。
- 安排完整的差旅行程，包括航班、酒店、地面交通及国际旅行。
- 组织客户活动和业务拓展活动，负责场地、供应商、预算、品牌物料及现场协调。
- 与客户团队和市场团队合作，处理客户及潜在客户活动和项目的行政后勤事宜。
- 协调美国西海岸客户周边商品的订单、库存及供应商关系。
- 担任圣迭戈办公室的楼宇及物业联络人。
- 与物业管理方协调多个场所的停车及楼宇出入权限。
- 准备会议室和视听设备，并排查会议技术问题。
- 协调入职和离职相关安排，包括办公桌和设备。
- 管理办公室沟通、共享日历及设施服务请求。
- 订购办公用品和零食，并管理设备，确保办公室物资充足、随时可接待客户。
- 处理邮件、寄送事务及办公室储物单元相关事宜。
- 组织员工聚会，包括下班小聚、百乐餐和团队午餐。
- 主动开展临时研究并参与特别项目。
任职要求
- 具备 5 至 10 年或以上行政工作经验，其中至少 1 年支持高管层或代理机构领导团队。
- 有代理机构或专业服务行业经验者优先。
- 具备至少 2 年办公室行政或办公室管理经验。
- 能够以专业、谨慎的方式处理敏感信息。
- 具备良好的书面、口头及人际沟通能力。
- 能够灵活适应并管理不断变化的优先事项。
- 熟练使用 Google Workspace、Slack 和 Zoom 者优先。
- 优先考虑具有 AI 思维的候选人，包括乐于测试和使用生成式 AI 工具来自动处理常规任务、起草沟通内容并优化办公室工作流程。
- 须具备高中学历。
- 持有项目管理或办公室行政相关认证者优先。
福利待遇
- 固定混合办公安排：周二和周四到办公室办公；周一、周三和周五远程办公。
- 全职、豁免加班职位。
- 有机会在重视创新的文化中学习和成长。
- 偶尔需要在周末有空，以便应对周一领导团队出行前临时发生的差旅变更。
