LogoFresh Jobs Ahead
CourtAvenue
CourtAvenue
51 – 200 Medewerkers
AdviesDefensieLogistiek
CourtAvenue is een bedrijf voor groei en digitale producten dat actief is op het gebied van strategie, klantervaring en innovatie. Tot de expertise behoren AI-advies, commerce en de ontwikkeling van overheidsproducten. Het bedrijf werkt aan digitale platforms en merkbelevingen voor klanten zoals Kia en Epson. Daarnaast ondersteunt CourtAvenue programma’s van de Amerikaanse luchtmacht en ontwikkelt het B2B-designsystemen en storytelling voor de operationele paraatheid in de lucht- en ruimtevaart. Voor zijn groei kreeg het bedrijf erkenning van Adweek en Inc. 5000.
LinkedIn
Vacatures bij het bedrijf

Executive Assistant en Office Manager, San Diego (hybride functie)

Ondersteun het leidinggevende team van CourtAvenue in San Diego en zorg dat het kantoor voor digitale transformatie soepel draait. De functie omvat managementondersteuning, reizen, evenementen en de dagelijkse kantooractiviteiten.

USVerenigde StatenCACalifornië
$ 72.384 – $ 85.000 / jaar
HybrideVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsAdministratief assistent

Beschrijving

  • Bied ondersteuning aan de in San Diego gevestigde Partner en President & CGO.
  • Beheer complexe agenda’s van leidinggevenden, stem afspraken af over tijdzones heen en los planningsconflicten op.
  • Help met onkostendeclaraties en urenstaten, inclusief het bijhouden en uploaden van bonnen.
  • Regel complete reisplannen, waaronder vluchten, hotels, vervoer ter plaatse en internationale reizen.
  • Organiseer klant- en groei-evenementen en verzorg locaties, leveranciers, budgetten, merkuitingen en coördinatie op locatie.
  • Werk met account- en marketingteams aan de administratieve logistiek voor evenementen en initiatieven voor klanten en potentiële klanten.
  • Coördineer bestellingen van relatiegeschenken voor klanten aan de westkust, de voorraad en de relaties met leveranciers.
  • Fungeer als contactpersoon voor het gebouw en vastgoed van het kantoor in San Diego.
  • Regel parkeren en toegang tot gebouwen op meerdere locaties in samenwerking met het vastgoedbeheer.
  • Maak vergaderruimtes en audiovisuele apparatuur gereed en los technische problemen tijdens vergaderingen op.
  • Coördineer praktische zaken rond de start en het vertrek van medewerkers, waaronder bureaus en apparatuur.
  • Beheer kantoorcommunicatie, gedeelde agenda’s en verzoeken over voorzieningen.
  • Bestel kantoorbenodigdheden en snacks en beheer de apparatuur, zodat het kantoor goed bevoorraad is en klaarstaat voor klanten.
  • Verzorg de post en verzendingen en beheer de opslagruimte van het kantoor.
  • Organiseer bijeenkomsten voor medewerkers, zoals borrels, gezamenlijke maaltijden en teamlunches.
  • Neem initiatief bij ad-hoconderzoek en speciale projecten.

Vereisten

  • Breng 5–10 jaar of meer administratieve ervaring mee, waaronder minimaal één jaar ondersteuning van C-suite executives of een bureauleiding.
  • Ervaring bij een bureau of in professionele dienstverlening heeft sterk de voorkeur.
  • Heb minimaal twee jaar ervaring met administratief werk op kantoor of office management.
  • Ga professioneel en discreet om met gevoelige informatie.
  • Communiceer effectief, zowel schriftelijk en mondeling als in de omgang met anderen.
  • Pas je snel aan en beheer veranderende prioriteiten.
  • Kennis van Google Workspace, Slack en Zoom is een pluspunt.
  • Een AI-gerichte werkhouding heeft de voorkeur, waaronder bereidheid om generatieve AI-tools te testen en gebruiken voor het automatiseren van routinetaken, het opstellen van communicatie en het stroomlijnen van kantoorprocessen.
  • Een middelbareschooldiploma is vereist.
  • Certificeringen in projectmanagement of kantooradministratie zijn een pluspunt.

Voordelen

  • Gestructureerd hybride rooster: dinsdag en donderdag op kantoor; maandag, woensdag en vrijdag op afstand.
  • Fulltime functie in de vrijgestelde salariscategorie.
  • Mogelijkheid om te leren en te groeien in een cultuur die innovatie waardeert.
  • Af en toe beschikbaar zijn in het weekend helpt bij lastminute wijzigingen in reizen vóór de leiderschapsreizen op maandag.

Gerelateerde vacatures

CNA Insurance

Administratief medewerker II, commerciële acceptatie

CNA Insurance
5.001 – 10.000 Medewerkers
Sponsor voor Skilled Worker-visumBouwGezondheidszorgMaakindustrie
USVerenigde StatenCACaliforniëCOColorado
$ 58.600 – $ 78.200 / jaar
HybrideVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsAdministratief assistent

Ondersteun de leidinggevenden van Commercial Underwriting met agenda’s, reizen, rapportages en dagelijkse bedrijfsvoering. Coördineer logistiek, systemen, projecten en vertrouwelijke informatie op hybride kantoorlocaties.

Openen
Socure

Senior manager facilitaire zaken en kantoorbeheer

Socure
501 – 1.000 Medewerkers
Sponsor voor H1B-visumAdviesGezondheidszorgJuridisch
USVerenigde StatenCACaliforniëFLFloridaNYNew YorkWAWashington
$ 150.000 – $ 176.200 / jaar
HybrideVoltijdSeniorLeadVereiste Taal: EngelsAdministratief assistent

Leid de inrichting van Socures kantoor in San Francisco en de dagelijkse werkplekactiviteiten, en ondersteun de satellietkantoren. Ontwikkel schaalbare facilitaire processen en geef leiding aan een facilitair team.

Openen