Progressive Cleaning
Progressive Cleaning
Progressive Cleaning propose des services de nettoyage commercial pour les bureaux, les établissements médicaux, les écoles, les sites industriels et de fabrication, ainsi que les centres de remise en forme. L’entreprise adapte ses programmes de nettoyage à chaque établissement, en s’appuyant sur des méthodes systématiques et respectueuses de l’environnement ainsi que sur la technologie, afin de contribuer à la propreté et à la salubrité des espaces. Son travail vise à aider ses clients à maintenir des environnements productifs et à réduire l’absentéisme, en privilégiant la qualité du service et le partenariat avec chaque client.

Responsable senior des finances et de l’administration

Pilotez les opérations financières, RH, informatiques et administratives, tout en accompagnant des équipes de terrain réparties sur plusieurs sites. Le poste s’inscrit dans une entreprise de nettoyage commercial qui intervient dans de grandes installations.

Description

  • Contribuer à la direction et superviser les résultats des équipes finance, RH et informatique.
  • Définir les priorités trimestrielles, participer à la planification trimestrielle et annuelle, et animer les points fonctionnels hebdomadaires.
  • Suivre les indicateurs clés de performance des équipes finance, RH et informatique.
  • Vérifier et corriger les feuilles de temps du personnel.
  • Préparer les rapports de feuilles de temps pour vérification avant la clôture de la paie.
  • Piloter le recrutement, l’embauche et l’intégration; planifier les entretiens, préparer les offres et gérer les formalités des nouvelles recrues.
  • Tenir à jour les dossiers du personnel et les documents de conformité, et suivre leurs dates d’expiration.
  • Gérer la rémunération et les avantages sociaux, notamment les changements de salaire, les adhésions aux régimes et la coordination des prestataires.
  • Tenir à jour les horaires du personnel et les affectations sur les sites.
  • Transmettre aux superviseurs les signalements d’absence et les mises à jour des effectifs.
  • Réviser les listes de contrôle du nettoyage, les consignes et les procédures de sécurité des sites.
  • Tenir à jour les informations sur les sites et les emplacements.
  • Suivre les demandes de fournitures, tenir les listes de matériel et préciser les besoins.
  • Acheter des fournitures et du matériel auprès de fournisseurs agréés.
  • Suivre les commandes, vérifier et rapprocher les livraisons, et résoudre les écarts.
  • Effectuer les tâches comptables courantes dans QuickBooks Online, notamment la saisie des factures fournisseurs, l’appui à la facturation, les rapprochements et la clôture mensuelle.
  • Tenir à jour la liste des produits et services dans QuickBooks Online.
  • Préparer des synthèses financières hebdomadaires et des rapports mensuels.
  • Contribuer au budget annuel et aux examens des profits et pertes en compilant les données historiques et en mettant en évidence les écarts.
  • Coordonner les obligations déclaratives et les échéances avec le CPA externe.
  • Gérer les logiciels de l’entreprise, notamment les accès utilisateurs, les licences et la configuration courante de QuickBooks Online et Google Workspace.
  • Collaborer avec les fournisseurs et les équipes d’assistance pour résoudre les problèmes liés aux plateformes et recommander des correctifs ou des mises à niveau.
  • Gérer les appels entrants et les lignes téléphoniques du bureau à l’aide du système téléphonique.
  • Coordonner les communications internes récurrentes et les annonces destinées à toute l’entreprise.
  • Utiliser des outils d’IA pour rédiger du contenu, effectuer des recherches et réaliser des tâches administratives.
  • Coordonner la logistique des événements et échanger avec des organisations externes.

Exigences

  • Avoir entre 5 et 7 ans d’expérience en opérations, administration ou soutien aux entreprises.
  • Démontrer une prise en charge des résultats grâce à une expérience d’encadrement ou à la responsabilité autonome d’un budget, d’une fonction ou d’un processus.
  • Avoir une expérience pratique de la gestion des feuilles de temps et des horaires d’équipes réparties ou travaillant sur le terrain.
  • Avoir une expérience en comptabilité et en rapports financiers, notamment en comptabilité fournisseurs et clients, en clôture mensuelle et en suivi des écarts entre budget et résultats réels.
  • Une expérience de QuickBooks Online est fortement souhaitée.
  • Avoir une expérience des contrôles financiers et des processus d’approbation.
  • Être capable de travailler de façon autonome et à distance, sans supervision quotidienne.
  • Avoir une expérience de l’administration de logiciels d’entreprise, notamment de la gestion des accès et des autorisations utilisateurs et de la coordination avec les fournisseurs.
  • Être à l’aise pour évaluer et recommander de nouveaux outils.
  • Communiquer clairement par écrit et documenter efficacement les processus.
  • Faire preuve d’une grande attention aux détails.
  • Une expérience dans le nettoyage commercial, la gestion d’installations ou une autre entreprise de services sur le terrain est un atout.
  • Une expérience préalable de QuickBooks Online ou HubSpot est un atout.
  • Une expérience de création de contenu pour les réseaux sociaux et de gestion de communautés est un atout.
  • La connaissance d’outils d’IA comme Claude est un atout.

Avantages

  • Travail à distance, avec présence requise à Rockledge, en Floride, pour la planification trimestrielle et certaines réunions.
  • Poste à temps plein, 40 heures par semaine, du lundi au vendredi.
  • Possibilité de participer à la planification de la direction et de superviser les finances, les RH, l’informatique et les systèmes.
  • Utilisation d’outils d’IA pour la rédaction, la recherche et les tâches administratives.

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