財務・総務シニアリード
財務、人事、IT、管理業務を統括し、各地に分散する現場チームを支援します。 大型施設向けの商業清掃サービスを提供する企業での職務です。
仕事内容
- 経営に参画し、財務、人事、ITの各機能の成果を統括します。
- 四半期ごとの優先事項を設定し、四半期・年間計画に参加するとともに、毎週の部門別ミーティングを主導します。
- 財務、人事、ITに関する主要業績指標をモニタリングします。
- 従業員のタイムカードを確認し、誤りを修正します。
- 給与処理の締めに向けた確認用に、タイムカードのレポートを作成します。
- 採用、雇用、入社手続き、候補者の日程調整、オファー準備、新入社員の書類手続きを主導します。
- 従業員記録とコンプライアンス関連書類を管理し、有効期限を追跡します。
- 給与・福利厚生を管理します。給与変更、プラン加入、ベンダーとの調整も含みます。
- 従業員の勤務スケジュールと配属先を管理します。
- 欠勤連絡と人員配置の更新をスーパーバイザーに伝達します。
- 清掃チェックリスト、作業手順、現場のセキュリティ手順を改訂します。
- 現場や拠点の情報を最新の状態に保ちます。
- 備品の申請を確認し、備品リストを管理して、必要なものを明確にします。
- 承認済みのベンダーから備品や資材を購入します。
- 注文を追跡し、納品を確認・照合して、差異を解決します。
- QuickBooks Onlineで請求書の入力、請求業務の補助、照合、月次決算などの日常的な簿記を行います。
- QuickBooks Onlineの製品・サービス一覧を管理します。
- 週次の財務概要と月次レポートを作成します。
- 過去のデータをまとめ、差異を明らかにすることで、年間予算策定と損益レビューを支援します。
- 外部の公認会計士と申告要件や期限を調整します。
- QuickBooks OnlineやGoogle Workspaceのユーザーアクセス、ライセンス、通常の設定など、社内ソフトウェアを管理します。
- ベンダーやサポートチームと連携してプラットフォームの問題に対処し、修正やアップグレードを提案します。
- 電話システムを使って、着信やオフィスの電話回線を管理します。
- 定期的な社内連絡や全社向け告知を調整します。
- AIツールを使って、文書作成、調査、管理業務を行います。
- イベント運営を調整し、外部団体との連絡窓口を担います。
応募要件
- オペレーション、管理業務、またはビジネスサポートの実務経験が5～7年あること。
- 管理職としての業務、または予算・機能・プロセスを独立して担当した経験を通じて、成果に責任を持った実績があること。
- 分散勤務または現場勤務の従業員のタイムカードや勤務スケジュールを管理した実務経験があること。
- 買掛金・売掛金、月次決算、予算と実績の追跡を含む、簿記および財務報告の経験があること。
- QuickBooks Onlineの使用経験を強く歓迎します。
- 財務統制や承認プロセスに関する実務経験があること。
- 日々の監督を受けずに、自立してリモート勤務できること。
- ユーザーアクセス、権限、ベンダー調整を含む業務ソフトウェアの管理経験があること。
- 新しいツールを評価し、推奨できること。
- 文章で明確にコミュニケーションを取り、業務プロセスを適切に文書化できること。
- 細部に注意を払えること。
- 商業清掃、施設管理、またはその他の現場サービス事業での経験があれば尚可。
- QuickBooks OnlineまたはHubSpotの使用経験があれば尚可。
- ソーシャルメディアのコンテンツ制作やコミュニティ管理の経験があれば尚可。
- ClaudeなどのAIツールに習熟していれば尚可。
福利厚生
- リモート勤務。四半期計画および一部の会議では、フロリダ州ロックレッジでの対面参加が必要です。
- 月曜から金曜まで、週40時間のフルタイム勤務。
- 経営計画に参加し、財務、人事、ITおよび各種システムを統括する機会があります。
- AIツールを使って、文書作成、調査、管理業務を行えます。
